جداول بيانات Google (الجزء 11): تعرف على تنسيقات الأرقام

عندما تستخدم جدول بيانات جداول بيانات Google ، يجب عليك استخدام تنسيقات الأرقام المناسبة لبياناتك. تخبر تنسيقات الأرقام جدول البيانات الخاص بك بالضبط بنوع البيانات التي تستخدمها، مثل النسب المئوية (%) والعملة ($) والوقت والتاريخ وما إلى ذلك.

لماذا استخدام تنسيقات الأرقام؟

لا يؤدي تنسيق الأرقام إلى تسهيل قراءة جدول البيانات فحسب، بل يسهل استخدامه أيضًا. عند تطبيق تنسيق أرقام، فإنك تخبر جدول البيانات الخاص بك بالضبط بنوع القيمة المخزنة في الخلية. على سبيل المثال، يُعلم تنسيق التاريخ جدول البيانات أنك تقوم بإدخال تواريخ تقويم محددة. يتيح ذلك لجدول البيانات فهم بياناتك بشكل أفضل، مما يمكن أن يساعد في ضمان بقاء بياناتك متسقة وحساب الصيغ بشكل صحيح.

إذا لم تكن بحاجة إلى استخدام تنسيق أرقام محدد، فسيقوم جدول البيانات عادةً بتطبيق التنسيق تلقائيًا بشكل افتراضي. ومع ذلك، قد يؤدي التنسيق التلقائي إلى تطبيق بعض تغييرات التنسيق الطفيفة على بياناتك.

تطبيق تنسيقات الأرقام

تمامًا مثل أنماط التنسيق الأخرى، مثل تغيير لون الخط، يمكنك تطبيق تنسيقات الأرقام عن طريق تحديد الخلايا وتحديد خيارات التنسيق المطلوبة. هناك طريقتان رئيسيتان لاختيار تنسيق الأرقام:

انقر فوق أحد أوامر تنسيق الأرقام السريعة على شريط الأدوات.

يمكنك الاختيار من بين المزيد من الخيارات في القائمة المنسدلة "المزيد من التنسيقات" المجاورة .

يطبق هذا المثال تنسيق العملة، ويضيف رموز العملة ($)، ويعرض منزلتين عشريتين لأي قيمة رقمية.

إذا قمت بتحديد أي خلية بتنسيق أرقام، فيمكنك رؤية القيمة الفعلية لتلك الخلية في شريط الصيغة. سيستخدم جدول البيانات هذه القيمة للصيغ والحسابات الأخرى.

استخدم تنسيقات الأرقام بشكل صحيح

هناك ما هو أكثر من تنسيق الأرقام من مجرد تحديد الخلايا وتطبيق التنسيق. يمكن لجداول البيانات في الواقع تطبيق مجموعة متنوعة من تنسيقات الأرقام تلقائيًا بناءً على كيفية إدخال البيانات. وهذا يعني أنك ستحتاج إلى إدخال البيانات بطريقة يستطيع البرنامج فهمها، ثم التأكد من أن الخلايا تستخدم تنسيق الأرقام المناسب. على سبيل المثال، توضح الصورة أدناه كيفية استخدام تنسيقات الأرقام بشكل صحيح للتواريخ والنسب المئوية والأوقات:

الآن أنت تعرف المزيد عن كيفية عمل تنسيقات الأرقام. دعونا نلقي نظرة على بعض تنسيقات الأرقام المستخدمة.

تنسيق النسبة المئوية

أحد تنسيقات الأرقام الأكثر فائدة هو تنسيق النسبة المئوية (%). ويعرض القيم كنسب مئوية، مثل 20% أو 55%. يعد هذا مفيدًا بشكل خاص عند حساب أشياء مثل تكاليف ضريبة المبيعات أو الإكراميات. عند إدخال علامة النسبة المئوية (%) بعد رقم ما، يتم تطبيق تنسيق الرقم المئوي تلقائيًا على تلك الخلية.

كما تتذكر من دروس الرياضيات السابقة، يمكن أيضًا كتابة النسبة المئوية على شكل عدد عشري. إذن، 15% هو نفس 0.15، 7.5% هو نفس 0.075، 20% هو نفس 0.20، 55% هو أيضًا 0.55، إلخ.

هناك عدة مرات يكون فيها تنسيق النسبة المئوية مفيدًا. على سبيل المثال، في الصور أدناه، لاحظ كيف يتم تنسيق ضريبة المبيعات بشكل مختلف لكل ورقة عمل (5، 5% و0.05):

كما ترون، الحساب في جدول البيانات على اليسار لا يعمل بشكل صحيح. بدون تنسيق النسبة المئوية، سيفترض جدول البيانات أنك تريد ضرب 22.50 دولارًا في 5، وليس 5%. وبينما لا يزال جدول البيانات الموجود على اليمين يعمل بدون تنسيق النسبة المئوية، فإن جدول البيانات الموجود في المنتصف يكون أسهل في القراءة.

صيغة التاريخ

عندما تتعامل مع التواريخ، ستحتاج إلى استخدام تنسيقات التاريخ للسماح لجدول البيانات الخاص بك بمعرفة أنك تشير إلى تواريخ تقويم محددة، مثل 15 يوليو 2016. كما تتيح لك تنسيقات التاريخ الشهرية أيضًا العمل مع مجموعة من وظائف التاريخ التي تستخدم معلومات التاريخ والوقت لحساب الإجابة.

لا تفهم جداول البيانات المعلومات بنفس الطريقة التي يفهمها البشر. على سبيل المثال، إذا قمت بإدخال شهر أكتوبر في خلية، فلن يعرف جدول البيانات أنك تدخل تاريخًا، لذلك سيعامله كأي نص آخر. بدلاً من ذلك، عند إدخال التواريخ، ستحتاج إلى استخدام تنسيق محدد يفهمه جدول البيانات الخاص بك، مثل الشهر/اليوم/السنة (أو اليوم/الشهر/السنة حسب البلد الذي تتواجد فيه). سيدخل المثال أدناه 12/10/2016 في 12 أكتوبر 2016. سيقوم جدول البيانات بعد ذلك تلقائيًا بتطبيق تنسيق رقم التاريخ على الخلية.

لقد قام المثال الآن بتنسيق التاريخ بشكل صحيح ويمكنه القيام بأشياء مختلفة باستخدام هذه البيانات. على سبيل المثال، يمكنك استخدام مقبض التعبئة لمتابعة التواريخ حسب العمود، بحيث يظهر تاريخ مختلف في كل خلية:

إذا لم يتم تطبيق تنسيق التاريخ تلقائيًا، فهذا يعني أن جدول البيانات لا يفهم البيانات التي أدخلتها. لقد دخل المثال أدناه يوم 15 مارس. لا يفهم جدول البيانات أننا نشير إلى تاريخ، لذا فإن التنسيق التلقائي يتعامل مع هذه الخلية كنص.

من ناحية أخرى، إذا قمت بإدخال يوم 15 مارس (بدون "th")، فسيتعرف عليه جدول البيانات كيوم. ونظرًا لعدم تضمين السنة، يضيف جدول البيانات السنة الحالية تلقائيًا بحيث يحتوي التاريخ على كافة المعلومات الضرورية. يمكن أيضًا إدخال التاريخ بطريقة أخرى، مثل 15/3/2016، أو 15/3/2016، أو 15/3/2016، وسيظل جدول البيانات يتعرف عليه كتاريخ.

للتحقق مما إذا كانت جداول بيانات Google تتعرف على إدخالك كتاريخ، ابحث في شريط الصيغة. سيتم تحويل قيمة الخلية في شريط الصيغة إلى تنسيق أرقام مثل 15 مارس 2016، ولكن سيتم عرضها في ورقة العمل بالتنسيق الذي أدخلته في الأصل.

المزيد من خيارات تنسيق التاريخ

للوصول إلى خيارات تنسيق التاريخ الأخرى، حدد القائمة المنسدلة المزيد من التنسيقات على شريط الأدوات وحدد المزيد من التنسيقات في الأسفل، ثم حدد المزيد من تنسيقات التاريخ والوقت .

سيظهر مربع الحوار تنسيقات التاريخ والوقت المخصصة . من هنا، يمكنك تحديد خيار تنسيق التاريخ المطلوب. هذه خيارات لعرض التواريخ بشكل مختلف، مثل تضمين يوم من أيام الأسبوع أو حذف السنة.

كما ترون في شريط الصيغة، فإن تنسيق التاريخ المخصص لا يغير التاريخ الفعلي في الخلية - بل يغير فقط كيفية عرضه.

نصائح لتنسيق الأرقام

فيما يلي بعض النصائح للحصول على أفضل النتائج باستخدام تنسيق الأرقام.

• تطبيق تنسيق الأرقام على العمود بأكمله : إذا كنت تخطط لاستخدام عمود لنوع معين من البيانات، مثل التواريخ أو النسب المئوية، فقد تجد أنه من الأسهل تحديد العمود بأكمله عن طريق النقر فوق حرف العمود وتطبيق تنسيق الأرقام المطلوب. بهذه الطريقة، أي بيانات تضيفها إلى هذا العمود في المستقبل سيكون لها التنسيق الرقمي الصحيح. لاحظ أن صفوف الرأس بشكل عام لا تتأثر بتنسيق الأرقام.

• تحقق جيدًا من قيمك بعد تطبيق تنسيق الأرقام : إذا قمت بتطبيق تنسيق الأرقام على البيانات الموجودة، فقد تحصل على نتائج غير متوقعة. على سبيل المثال، تطبيق تنسيق النسبة المئوية (%) على خلية بقيمة 5 سيعطيك 500%، وليس 5%. في هذه الحالة، تحتاج إلى إعادة إدخال القيم بشكل صحيح في كل خلية.

• إذا قمت بالإشارة إلى خلية تحتوي على تنسيق أرقام في صيغة، فيمكن لجدول البيانات تطبيق تنسيق الأرقام نفسه على الخلية الجديدة تلقائيًا. على سبيل المثال، إذا كنت تستخدم قيمة بتنسيق العملة في صيغة، فستستخدم القيمة المحسوبة تنسيق العملة أيضًا.

• إذا كنت تريد أن تظهر بياناتك تمامًا كما كتبتها، فستحتاج إلى استخدام تنسيق النص العادي . يعد هذا التنسيق مفيدًا بشكل خاص للأرقام التي لا تريد إجراء عمليات حسابية عليها، مثل أرقام الهواتف أو الرموز البريدية أو الأرقام التي تبدأ بـ 0، مثل 02415. للحصول على أفضل النتائج، قد ترغب في تطبيق تنسيق نص عادي قبل إدخال البيانات إلى هذه الخلايا.

زيادة وتقليل الأعداد العشرية

يتيح لك الأمران زيادة المنازل العشرية وتقليل المنازل العشرية التحكم في عدد المنازل العشرية المعروضة في الخلية. لا تغير هذه الأوامر قيمة الخلية؛ بدلاً من ذلك، يقومون بعرض القيمة لعدد محدد من المنازل العشرية.

سيؤدي إنقاص العلامة العشرية إلى عرض القيمة مقربة إلى تلك العلامة العشرية، ولكن القيمة الفعلية في الخلية ستظل معروضة في شريط الصيغة.

لا تعمل أوامر زيادة/تقليل المنازل العشرية مع بعض تنسيقات الأرقام، مثل التاريخ والكسر .