الورقة الذكية 9.1.1

ما هو سمارت شيت؟

Smartsheet عبارة عن منصة عمل ديناميكية تتيح لك إدارة المشاريع وإنشاء سير العمل والتعاون مع فريقك. يعمل Smartsheet على تبسيط جوانب مختلفة من المشاريع، مثل إدارة الموارد والمحتوى والوثائق والتعليقات والموافقات والمراجعات وما إلى ذلك. يجد المستخدمون في مختلف الصناعات من أكثر من 190 دولة أن هذا التطبيق المستند إلى الويب مناسب لإدارة المشاريع التي تتضمن أقسام تشغيل متعددة.

الملامح الرئيسية للSmartsheet

1. إدارة المحتوى

ادارة المحتوى

تضيف Smartsheet قيمة إلى جميع مهام إدارة المحتوى التي تقوم بها. إذا كنت مدونًا أو مستخدم YouTube أو مصممًا أو مصورًا فوتوغرافيًا، فيمكنك تبسيط إدارة المحتوى بالكامل باستخدام هذا التطبيق. لا تحتاج حتى إلى تعيين موظفين إضافيين لإدارة المحتوى الموجود في هذا التطبيق لأنه أداة سهلة الاستخدام.

بعض مهام إدارة المحتوى البارزة التي يمكنك تنفيذها على Smartsheet هي:

• لوحة سير عمل إنتاجية مخصصة لمراقبة إنتاج محتوى أعضاء الفريق.
• تساعد الإشعارات والتذكيرات سهلة الإعداد المصممين على الالتزام بالجدول الزمني.
• يمكن لأعضاء الفريق والعملاء ذوي الصلة مراجعة المحتوى بسهولة للتحقق منه.
• يمكن للموافقين مراجعة المحتوى في الوقت الفعلي لتقليل وقت خمول منشئ المحتوى.
• يتم تثبيت قنوات التعليقات المتعددة مثل المحادثات والتعليقات والموافقة عليها بشكل فردي.

2. إدارة موارد المشروع

تساعدك إدارة الموارد على تصور استخدام قدرات أعضاء فريقك، والعثور على شخص ماهر للمهام، وتقليل تكاليف المشروع، والأهم من ذلك كله، مواصلة النمو. يمكنك تجربة الإجراءات التالية لبدء إدارة الموارد:

• استيراد قوائم الموظفين أو المتعاونين من أي ملف جدول بيانات.
• يمكنك إضافة العملاء والمشاريع بطريقة منظمة.
• أنشئ جدولاً مفصلاً لمهام المشروع عن طريق تعيين الموارد من القائمة. يتيح لك شريط التمرير البسيط ضبط الساعات والأطر الزمنية وما إلى ذلك.
• يمكن لأعضاء الفريق تتبع وقتهم بمجموعة متنوعة من التنسيقات مثل الساعات والدقائق المفصلة ونصف يوم.
• تسحب صفحة التحليلات القوية البيانات من الأشخاص والميزانية والوقت حتى تتمكن من تصفيتها وتجميعها في تقارير مفصلة.

3. التعاون الجماعي السلس

تعاون الفريق السلس

تسهل Smartsheet التعاون والتواصل على نطاق 360 درجة مع المتعاونين والعملاء وأعضاء الفريق وما إلى ذلك. وتسمح لك مرونتها بمشاركة عنصر واحد أو عناصر متعددة أو مساحة العمل بأكملها. علاوة على ذلك، يمكنك جمع الملاحظات والتعليقات مجهولة المصدر من خلال النماذج التي تتطلب نقرات أقل لإنشائها.

يبقي قسم المحادثات قنوات الاتصال الخاصة بالمشروع مفتوحة من خلال عدد من الوسائل مثل @Mention والمرفقات والبراهين والتذكيرات. تسمح هذه الأداة بتسجيل المحادثات على مستويات مختلفة مثل الأوراق والصفوف ومساحات العمل. علاوة على ذلك، يمكنك تخصيص مستويات وصول المستخدم للسماح أو إلغاء الإذن بتعديل التعليقات.

4. إدارة العمليات

ادارة العمليات

هل يتعين عليك غالبًا العمل في مشاريع مختلفة أو الإشراف على مشاريع متعددة؟ إذن Smartsheet هي المنصة المثالية لك. تحتوي هذه الأداة على العديد من الوظائف التي تساعدك على إدارة عدة مشاريع من مركز تحكم واحد، منها:

• قم بتخطيط المشاريع وإعدادها على Smartsheet بسهولة باستخدام مخططات المشروع. هذه هي التقارير والأوراق ولوحات المعلومات القابلة لإعادة الاستخدام والتي تشكل المشروع.
• توفر لوحة المعلومات الإستراتيجية رؤية شاملة لكل مشروع في المحفظة.
• تصور الحالة القائم على عناصر واجهة المستخدم لمشاريع متعددة والوصول بنقرة واحدة إلى أوراقها.
• تسمح لك لوحة المعلومات المركزية بالموافقة على المحتوى والمهام والبراهين والمكلفين وما إلى ذلك.
• تسمح لك وحدة التحديث الشامل بإجراء تغييرات على لوحات المشروع المصنوعة من تصميم معين.

5. إدارة الأصول الرقمية

تعد إدارة الأصول الرقمية على منصة آمنة عبر الإنترنت مهمة أساسية للمصمم أو المطور الإبداعي. في بعض الأحيان، قد لا يتمكن العملاء من الوصول إلى عملك، أو يقوم شخص ما بنسخ عملك دون علمك لأنك تحتاج إلى التركيز على إنشاء المحتوى.

يتيح لك Smartsheet الوصول إلى Brandfolder لحل المشاكل المذكورة أعلاه. تتيح لك هذه الأداة توزيع الأصول الرقمية أو عرضها بأمان وكفاءة. كما يسمح لك بما يلي:

• قم بتخصيص المنصة لتناسب أسلوب علامتك التجارية.
• يمكنك البحث بسهولة في بيانات تعريف المحتوى المختلفة من خلال التصفية والفرز وما إلى ذلك.

6. أتمتة المهام

يمكنك استبدال المهام اليدوية أو المتكررة بسير عمل تلقائي، مما يساعد أعضاء الفريق على تجنب عدم الكفاءة أو الملل، باستخدام أتمتة سير عمل Smartsheet. تعد وحدة سير العمل الآلية أداة بديهية. لذلك، لا يحتاج المستخدمون إلى أي خبرة في البرمجة لأتمتة المهمة.

الإجراءات والمشغلات والشروط هي المكونات الثلاثة التي تنشئ مسارات عمل تلقائية. يمكنك أتمتة المهام التالية:

• قم بإخطار المكلفين بالتغييرات المهمة أو تذكيرهم بالمواعيد النهائية.
• اطلب الموافقة أو قم بمراجعة حالة المحتوى.
• انقل الصفوف إلى أوراق مختلفة أو قم بقفلها وفتحها.
• سجل المعالم.
• تعيين الموارد للمهام أو المشاريع.

7. مركز الحلول المبسط

مركز حلول Smartsheet

يعد Smartsheet Solution Center مكتبة قوية تتيح لك الوصول إلى مجموعة ضخمة من المخططات وتطبيقات المشاريع.

لذلك، لا تحتاج إلى استثمار الوقت في التخطيط وإنشاء المشروع. ما عليك سوى اختيار قالب وتعديله قليلاً وبدء العمل على المشاريع بسرعة.

ستجد كل محتوى مركز الحلول منظمًا في الأقسام الثلاثة التالية:

• القوالب: هذه لوحات فردية لإدارة المهام والموارد والوقت.
• مجموعات القوالب: احصل على لوحات المعلومات والتقارير والأوراق المعدة مسبقًا لإدارة المشاريع المعقدة.
• الوظائف الإضافية: هي عمليات التكامل والموصلات والتطبيقات التي يمكنك ربطها بأوراق العمل الخاصة بك لاستيراد بيانات المشروع أو تصديرها.

8. عمليات التكامل والوظائف الإضافية القوية

التكامل والإضافات القوية

يتيح لك Smartsheet مزامنة عملك بسهولة مع العملاء أو المتعاونين الخارجيين الذين قد يستخدمون أدوات إدارة المشروعات وتطبيقات الاتصال المختلفة. لذلك، ليس عليك البدء في استخدام هذه التطبيقات أو الدفع مقابلها.

يمكنك بسهولة دمج تطبيقات الطرف الثالث مثل DocuSign وZapier وQuip و Slack و Outlook و Google Docs وما إلى ذلك في أوراقك. عندما يكون هناك أي تحديثات من مصادر خارجية، يمكنك الوصول إليها مباشرة من Smartsheet.

يتيح لك Smartsheet أيضًا الوصول إلى التطبيقات البسيطة التي تم تطويرها للمشروع. يعد تطبيق Pivot وDynamic View وCalendar App وDataMesh وما إلى ذلك من التطبيقات التي تجعل إدارة المشروعات سهلة.

9. خاصية طلبات تكنولوجيا المعلومات وإصدار التذاكر

طلبات تكنولوجيا المعلومات وميزة التذاكر

ميزة طلبات تكنولوجيا المعلومات والتذاكر عبارة عن مجموعة من القوالب التي يمكنك الوصول إليها من مركز الحلول. يمكنك استخدام هذا القالب لتبسيط المهام التالية:

• قم بتسجيل وتوثيق متطلبات تكنولوجيا المعلومات من خلال نموذج بسيط يمكن لأي شخص الوصول إليه من الهاتف المحمول أو الكمبيوتر.
• يمكنك إدارة طلبات تكنولوجيا المعلومات المفتوحة أو المعلقة أو التي تم حلها من خلال لوحة معلومات مبسطة.

• كيفية دعوة الآخرين للتعاون وتحرير عروض PowerPoint التقديمية
• 8 أدوات تعاون بدون تسجيل، جاهزة للاستخدام في 10 ثوانٍ
• البرمجة التعاونية باستخدام ميزة Live Share في Visual Studio Code
• أفضل 6 أدوات تعاون مجانية عبر الإنترنت للفرق