اكسل 2019 (الجزء 19): تصفية البيانات

في Excel ، إذا كانت ورقة العمل الخاصة بك تحتوي على قدر كبير من المحتوى، فقد يكون من الصعب العثور على المعلومات بسرعة. يمكن استخدام عوامل التصفية لتضييق نطاق البيانات في ورقة العمل، مما يسمح لك برؤية المعلومات التي تحتاجها فقط.

كيفية تصفية البيانات

سيطبق المثال عامل تصفية على ورقة سجل الجهاز لإظهار أجهزة الكمبيوتر المحمولة وأجهزة العرض المتوفرة فقط.

1. لكي تعمل التصفية بشكل صحيح، يجب أن تتضمن ورقة العمل الخاصة بك صف رأس، والذي يستخدم لتحديد اسم كل عمود. في المثال، يتم تنظيم ورقة العمل في أعمدة مختلفة تحددها خلايا الرأس في الصف 1: رقم المعرف، والنوع، وتفاصيل المعدات ، وما إلى ذلك.

2. حدد علامة التبويب "بيانات" ، ثم انقر فوق أمر "تصفية".

3. سيظهر سهم منسدل في مربع العنوان لكل عمود.

4. انقر فوق السهم المنسدل للعمود الذي تريد تصفيته. سيقوم المثال بتصفية العمود B لرؤية أنواع معينة فقط من الأجهزة.

5. ستظهر قائمة التصفية .

6. قم بإلغاء تحديد المربع الموجود بجوار تحديد الكل لإلغاء تحديد جميع البيانات بسرعة.

7. حدد المربع الموجود بجوار البيانات التي تريد تصفيتها، ثم انقر فوق "موافق". سيحدد هذا المثال الكمبيوتر المحمول وجهاز العرض لرؤية أنواع الأجهزة هذه فقط.

8. سيتم تصفية البيانات وإخفاء أي محتوى غير مطابق للمعايير مؤقتًا. في المثال، يتم عرض الكمبيوتر المحمول وجهاز العرض فقط.

يمكن أيضًا الوصول إلى خيارات التصفية من خلال الأمر Sort & Filter الموجود في علامة التبويب Home.

كيفية تطبيق مرشحات متعددة

يمكنك تطبيق مرشحات متعددة للمساعدة في تضييق نطاق النتائج. قام هذا المثال بتصفية ورقة العمل لإظهار أجهزة الكمبيوتر المحمولة وأجهزة العرض فقط. ومع ذلك، أراد المؤلف تضييق نطاقه أكثر ليظهر فقط أجهزة الكمبيوتر المحمولة وأجهزة العرض التي تم اختبارها في أغسطس.

1. انقر فوق السهم المنسدل للعمود الذي تريد تصفيته. سيضيف هذا المثال عامل تصفية إلى العمود D لعرض المعلومات حسب التاريخ.

2. ستظهر قائمة التصفية .

3. حدد المربعات أو قم بإلغاء تحديدها وفقًا للبيانات التي تريد تصفيتها، ثم انقر فوق "موافق". سيقوم المثال بإلغاء تحديد كل شيء باستثناء أغسطس.

4. سيتم تطبيق الفلتر الجديد. في المثال، تتم الآن تصفية الورقة لإظهار أجهزة الكمبيوتر المحمولة وأجهزة العرض التي تم اختبارها في أغسطس فقط.

كيفية حذف الفلتر

بعد تطبيق عامل التصفية، قد ترغب في إزالته من ورقة العمل حتى تتمكن من تصفية المحتوى بطرق مختلفة.

1. انقر فوق سهم القائمة المنسدلة الخاص بالفلتر الذي تريد إزالته. سيؤدي المثال إلى مسح عامل التصفية في العمود D.

2. ستظهر قائمة التصفية .

3. حدد تصفية من [اسم العمود] من قائمة التصفية. على سبيل المثال، حدد مسح عامل التصفية من "تم السحب" .

4. ستتم إزالة الفلتر من العمود. سيتم عرض البيانات المخفية مسبقًا.

لإزالة كافة عوامل التصفية من ورقة العمل، انقر فوق أمر التصفية الموجود في علامة التبويب بيانات.

ميزات التصفية المتقدمة

إذا كنت بحاجة إلى مرشح لشيء محدد، فقد لا توفر لك التصفية الأساسية خيارات كافية. لحسن الحظ، يتضمن Excel عددًا من أدوات التصفية المتقدمة، بما في ذلك تصفية البحث والنص والتاريخ والأرقام، والتي يمكنها تضييق النتائج للمساعدة في العثور على ما تحتاجه بالضبط.

كيفية التصفية حسب البحث

يتيح لك برنامج Excel البحث عن البيانات التي تحتوي على عبارة محددة ورقم وتاريخ وما إلى ذلك. ومن الأمثلة على ذلك استخدام هذه الميزة لعرض منتجات العلامة التجارية Saris فقط في سجل الجهاز.

1. حدد علامة التبويب البيانات ، ثم انقر فوق أمر التصفية. سيظهر سهم منسدل في مربع العنوان لكل عمود.

ملاحظة : إذا كنت قد أضفت عامل تصفية إلى ورقتك بالفعل، فيمكنك تخطي هذه الخطوة.

2. انقر فوق سهم القائمة المنسدلة الخاص بالعمود الذي تريد تصفيته. سيقوم المثال بتصفية العمود C.

3. ستظهر قائمة التصفية . أدخل مصطلح البحث في مربع البحث. ستظهر نتائج البحث تلقائيًا أسفل حقل عوامل تصفية النص أثناء الكتابة. على سبيل المثال، يمكننا إدخال الساري للعثور على جميع الأجهزة التي تحمل العلامة التجارية ساريس. عند الانتهاء، انقر فوق "موافق".

4. سيتم تصفية الورقة حسب مصطلح البحث. في المثال، تمت الآن تصفية الورقة لإظهار الأجهزة ذات العلامة التجارية Saris فقط.

كيفية استخدام مرشحات النص المتقدمة

يمكن استخدام عوامل تصفية النص المتقدمة لعرض معلومات أكثر تحديدًا، مثل الخلايا التي تحتوي على أحرف أو بيانات معينة، باستثناء كلمة أو رقم محدد. على سبيل المثال، تريد استبعاد أي عناصر تحتوي على كلمة كمبيوتر محمول.

1. حدد علامة التبويب البيانات ، ثم انقر فوق أمر التصفية. سيظهر سهم منسدل في مربع العنوان لكل عمود.

ملاحظة : إذا قمت بالفعل بإضافة عامل تصفية إلى ورقة العمل الخاصة بك، فيمكنك تخطي هذه الخطوة.

2. انقر فوق سهم القائمة المنسدلة الخاص بالعمود الذي تريد تصفيته. سيقوم المثال بتصفية العمود C.

3. ستظهر قائمة التصفية . قم بالتمرير فوق عوامل تصفية النص ، ثم حدد مرشح النص المطلوب من القائمة المنسدلة. على سبيل المثال، حدد لا يحتوي على... لعرض البيانات التي لا تحتوي على نص محدد.

4. سيظهر مربع الحوار تصفية تلقائية مخصصة . أدخل النص المطلوب على يمين الفلتر، ثم انقر فوق "موافق". سيتم إدخال المثال كمبيوتر محمول لاستبعاد أي عناصر تحتوي على هذه الكلمة.

5. سيتم تصفية البيانات بواسطة مرشح النص المحدد. في المثال، تعرض الورقة حاليًا العناصر التي لا تحتوي على كلمة كمبيوتر محمول.

كيفية استخدام المرشحات الرقمية المتقدمة

تتيح لك عوامل تصفية الأرقام المتقدمة معالجة البيانات المرقمة بعدة طرق. سيعرض المثال أنواعًا معينة من الأجهزة فقط استنادًا إلى نطاق أرقام المعرفات.

1. حدد علامة التبويب "بيانات" على "الشريط"، ثم انقر فوق أمر "تصفية". سيظهر سهم منسدل في مربع العنوان لكل عمود.

ملاحظة : إذا قمت بالفعل بإضافة عامل تصفية إلى ورقة العمل الخاصة بك، فيمكنك تخطي هذه الخطوة.

2. انقر فوق سهم القائمة المنسدلة الخاص بالعمود الذي تريد تصفيته. سيقوم المثال بتصفية العمود A لرؤية معرفات معينة فقط.

3. ستظهر قائمة التصفية . قم بالتمرير فوق مرشحات الأرقام ، ثم حدد مرشح الأرقام المطلوب من القائمة المنسدلة. على سبيل المثال، حدد بين لرؤية أرقام المعرفات بين نطاق محدد من الأرقام.

4. سيظهر مربع الحوار تصفية تلقائية مخصصة . أدخل الرقم (الأرقام) المطلوبة على يمين كل مرشح، ثم انقر فوق "موافق". على سبيل المثال، إذا كنت تريد تصفية أرقام المعرفات الأكبر من أو تساوي 3000 ولكن أقل من أو تساوي 6000، فستعرض أرقام المعرفات في النطاق 3000-6000.

5. سيتم تصفية البيانات بواسطة المرشح الرقمي المحدد. في المثال، يتم عرض العناصر ذات أرقام المعرفات بين 3000 و6000 فقط.

كيفية استخدام مرشح التاريخ المتقدم

يمكن استخدام عوامل تصفية التاريخ المتقدمة لعرض المعلومات من فترة زمنية معينة، مثل العام الماضي أو ربع السنة التالي أو بين تاريخين. سيستخدم هذا المثال عامل تصفية التاريخ المتقدم لرؤية الأجهزة التي تم فحصها فقط في الفترة ما بين 15 يوليو و15 أغسطس.

1. حدد علامة التبويب البيانات ، ثم انقر فوق أمر التصفية. سيظهر سهم منسدل في مربع العنوان لكل عمود.

ملاحظة : إذا قمت بالفعل بإضافة عامل تصفية إلى ورقة العمل الخاصة بك، فيمكنك تخطي هذه الخطوة.

2. انقر فوق سهم القائمة المنسدلة الخاص بالعمود الذي تريد تصفيته. سيقوم المثال بتصفية العمود D لعرض نطاق زمني معين فقط.

3. ستظهر قائمة التصفية . قم بالتمرير فوق مرشحات التاريخ ، ثم حدد مرشح التاريخ المطلوب من القائمة المنسدلة. على سبيل المثال، حدد بين... لرؤية الأجهزة التي تم اختبارها في الفترة من 15 يوليو إلى 15 أغسطس.

4. سيظهر مربع الحوار تصفية تلقائية مخصصة . أدخل التاريخ (التواريخ) المطلوبة على يمين كل مرشح، ثم انقر فوق "موافق". على سبيل المثال، إذا كنت تريد تصفية التواريخ بعد أو في 15 يوليو 2015 وقبل أو في 15 أغسطس 2015، فسيعرض هذا نطاقًا بين هذه التواريخ.

5. سيتم تصفية الورقة بواسطة مرشح التاريخ المحدد. وأصبح من الممكن الآن معرفة العناصر التي تم فحصها بين 15 يوليو و15 أغسطس.