إكسل 2019 (الجزء 18): فرز البيانات

في Excel ، عندما تقوم بإضافة المزيد من المحتوى إلى ورقة العمل، يصبح تنظيم هذه المعلومات ذا أهمية خاصة. يمكنك إعادة تنظيم ورقة العمل الخاصة بك بسرعة عن طريق فرز بياناتك. على سبيل المثال، يمكنك فرز قائمة معلومات الاتصال الخاصة بك حسب الاسم الأخير. يمكن ترتيب المحتوى أبجديًا، وعدديًا، وبعدة طرق أخرى.

جدول محتويات المقال

• طرق التصنيف
• كيفية تنظيم ورقة العمل
• كيفية فرز مجموعة من الخلايا
• التصنيف المخصص
  • كيفية إنشاء تصنيفات مخصصة
  • مستويات الفرز

طرق التصنيف

عند فرز البيانات، من المهم أولاً أن تقرر ما إذا كنت تريد تطبيقها على ورقة العمل بأكملها (1) أو على نطاق من الخلايا فقط (2).

• وفي الحالة (1)، سيتم تنظيم جميع البيانات الموجودة في ورقة العمل في عمود واحد. يتم حفظ المعلومات المرتبطة بكل صف معًا عند تطبيق الفرز. في المثال أدناه، تم فرز عمود اسم جهة الاتصال (العمود A) لعرض الأسماء بالترتيب الأبجدي.

• في الحالة (2)، يتم فرز البيانات الموجودة في نطاق من الخلايا فقط، وهو ما يمكن أن يكون مفيدًا عند العمل مع ورقة عمل تحتوي على جداول متعددة. لن يؤثر فرز النطاق على المحتوى الآخر في ورقة العمل.

كيفية تنظيم ورقة العمل

سيقوم المثال بفرز طلبات القمصان أبجديًا بناءً على اسم العائلة (العمود C).

1. حدد خلية في العمود الذي تريد فرزه. على سبيل المثال، سوف نختار الخلية C2.

2. حدد علامة التبويب "بيانات" على "الشريط"، ثم انقر فوق الأمر AZ للفرز من A إلى Z أو الأمر ZA للفرز من Z إلى A. سيحدد المثال الفرز من A إلى Z.

3. سيتم فرز ورقة العمل حسب العمود المحدد. في المثال، يتم فرز ورقة العمل حاليًا حسب الاسم الأخير.

كيفية فرز مجموعة من الخلايا

في المثال، سيتم تحديد جدول منفصل في نموذج طلب القمصان لتنظيم عدد القمصان المطلوبة في كل فئة.

1. حدد نطاق الخلايا التي تريد فرزها. على سبيل المثال، سوف نقوم بتحديد نطاق الخلايا G2:H6.

2. حدد علامة التبويب "بيانات" على "الشريط"، ثم انقر فوق أمر "فرز" .

3. سيظهر مربع الحوار "فرز" . حدد العمود الذي تريد فرزه. على سبيل المثال، نريد فرز البيانات حسب عدد طلبات القمصان، لذلك سيتم تحديد عمود الطلبات .

4. حدد ترتيب الفرز (تصاعدي أو تنازلي). سيستخدم المثال الخيار من الأكبر إلى الأصغر .

5. عندما تكون راضيًا عن اختيارك، انقر فوق "موافق".

6. سيتم فرز نطاق الخلايا وفقًا للعمود المحدد. في المثال، سيتم فرز عمود الطلبات من الأعلى إلى الأدنى. لاحظ أن المحتوى الآخر في ورقة العمل لا يتأثر بهذا الترتيب.

إذا لم يتم فرز بياناتك بشكل صحيح، فتحقق مرة أخرى من قيم الخلايا للتأكد من إدخالها في ورقة العمل بشكل صحيح. حتى الأخطاء المطبعية البسيطة يمكن أن تسبب مشاكل عند تنظيم ورقة عمل كبيرة. لقد نسي المثال أدناه إضافة شرطة إلى الخلية A18، مما يجعل الفرز غير دقيق بعض الشيء.

التصنيف المخصص

في بعض الأحيان قد تجد أن خيارات الفرز الافتراضية لا يمكنها فرز البيانات بالترتيب الذي تحتاجه. لحسن الحظ، يتيح لك Excel إنشاء قائمة مخصصة لتحديد ترتيب الفرز الخاص بك.

كيفية إنشاء تصنيفات مخصصة

على سبيل المثال، تريد فرز ورقة العمل حسب حجم القميص (العمود D). سيؤدي الفرز المعتاد إلى فرز الأبعاد أبجديًا، وهو ما لن يكون منطقيًا. بدلاً من ذلك، من الضروري إنشاء قائمة مخصصة للفرز من الأصغر إلى الأكبر.

1. حدد خلية في العمود الذي تريد فرزه. على سبيل المثال، سوف نختار الخلية D2.

2. حدد علامة التبويب "بيانات" ، ثم انقر فوق أمر "فرز".

3. سيظهر مربع الحوار "فرز" . حدد العمود الذي تريد فرزه، ثم حدد قائمة مخصصة... من حقل الطلب. على سبيل المثال، سنختار الفرز حسب مقاس القميص.

4. سيظهر مربع الحوار "القوائم المخصصة" . حدد قائمة جديدة من المربع القوائم المخصصة .

5. أدخل الإدخالات بالترتيب المخصص المطلوب في مربع إدخالات القائمة:. على سبيل المثال، تريد فرز بياناتك حسب مقاس القميص من الأصغر إلى الأكبر، لذلك سيتم إدخال القيم Small وMedium وLarge و X-Large ، مع الضغط على Enter بلوحة المفاتيح بعد كل عنصر.

6. انقر فوق "إضافة" لحفظ ترتيب الفرز الجديد. ستتم إضافة القائمة الجديدة إلى المربع القوائم المخصصة:. تأكد من تحديد القائمة الجديدة، ثم انقر فوق "موافق".

7. سيتم إغلاق مربع الحوار "القوائم المخصصة" . انقر فوق "موافق" في مربع الحوار "فرز " لإجراء الفرز المخصص.

8. سيتم فرز الأوراق بترتيب مخصص. في المثال، يتم الآن فرز جدول البيانات حسب حجم القميص من الأصغر إلى الأكبر.

مستويات الفرز

إذا كنت بحاجة إلى مزيد من التحكم في كيفية تنظيم بياناتك، فيمكنك إضافة المزيد من المستويات إلى أي فئة. يتيح لك ذلك تنظيم بياناتك في أعمدة متعددة.

كيفية إضافة مستوى

سيقوم المثال أدناه بفرز الورقة حسب مقاس القميص (العمود D)، ثم حسب رقم غرفة المنزل (العمود A).

1. حدد خلية في العمود الذي تريد فرزه. على سبيل المثال، سوف نختار الخلية A2.

2. انقر فوق علامة التبويب "بيانات" ، ثم حدد أمر "فرز".

3. سيظهر مربع الحوار "فرز" . حدد العمود الأول الذي تريد فرزه. سيتم فرز هذا المثال حسب حجم القميص (العمود D) مع القائمة المخصصة التي تم إنشاؤها مسبقًا لحقل الطلب.

4. انقر فوق إضافة مستوى لإضافة عمود آخر للفرز.

5. حدد العمود التالي الذي تريد فرزه، ثم انقر فوق موافق. سيتم فرز المثال حسب Homeroom # (العمود A).

6. سيتم فرز ورقة العمل بالترتيب المحدد. في المثال، يتم فرز الطلبات حسب حجم القميص. داخل كل مقاس قميص للمجموعة، يتم فرز الطلاب حسب رقم الصف.

إذا كنت بحاجة إلى تغيير ترتيب الفرز عبر مستويات متعددة، فمن السهل التحكم في الأعمدة التي سيتم فرزها أولاً. ما عليك سوى تحديد العمود المطلوب، ثم النقر فوق السهم تحريك لأعلى أو تحريك لأسفل لضبط أولويته.