Excel 2019 (الجزء 16): نصائح أساسية عند العمل مع البيانات

تم تصميم مصنفات Excel لتخزين الكثير من المعلومات. سواء كنت تعمل مع 20 خلية أو 20000 خلية، فإن Excel يحتوي على عدد من الميزات لمساعدتك في تنظيم بياناتك والعثور على ما تحتاجه. يمكنك رؤية بعض الميزات الأكثر فائدة أدناه. وتأكد من مراجعة الدروس الأخرى في هذه السلسلة للحصول على إرشادات مفصلة خطوة بخطوة لكل ميزة.

تجميد الصفوف والأعمدة

قد ترغب في رؤية صفوف أو أعمدة معينة طوال الوقت في ورقة العمل، خاصة خلايا الرأس. من خلال تجميد الصفوف أو الأعمدة في مكانها، ستتمكن من التمرير عبر المحتوى مع الاستمرار في عرض الخلايا المجمدة. يقوم هذا المثال بتجميد الصفين العلويين، مما يسمح للمشاهد بتتبع التاريخ بغض النظر عن مكان التمرير في جدول البيانات.

فرز البيانات

يمكنك إعادة تنظيم ورقة العمل الخاصة بك بسرعة عن طريق فرز بياناتك. يمكن ترتيب المحتوى أبجديًا، وعدديًا، وبعدة طرق أخرى. على سبيل المثال، يمكنك فرز قائمة معلومات الاتصال الخاصة بك حسب الاسم الأخير.

تصفية البيانات

يمكن استخدام عوامل التصفية لتضييق نطاق البيانات في ورقة العمل، مما يسمح لك برؤية المعلومات التي تحتاجها فقط. يقوم هذا المثال بتصفية ورقة العمل لإظهار الصفوف التي تحتوي على الكلمات كمبيوتر محمول أو جهاز عرض في العمود B فقط.

تركيب البيانات

يتيح لك أمر Subtotal تلخيص البيانات بسرعة. أنشأ المثال إجماليًا فرعيًا لكل حجم قميص، مما يجعل من السهل معرفة العدد المطلوب لكل حجم.

تنسيق البيانات كجدول

تمامًا مثل التنسيق العادي، يمكن للجداول تحسين شكل المصنف ومظهره، ولكنها ستساعد أيضًا في تنظيم المحتوى الخاص بك وتسهيل استخدام البيانات. على سبيل المثال، تحتوي الجداول على خيارات فرز وتصفية مضمنة. يتضمن Excel أيضًا العديد من أنماط الجدول المحددة مسبقًا، مما يسمح لك بإنشاء الجداول بسرعة.

تصور البيانات مع الرسوم البيانية

قد يكون من الصعب فهم مصنف Excel الذي يحتوي على الكثير من البيانات. تتيح لك المخططات توضيح بيانات مصنفك بيانياً، مما يسهل تصور المقارنات والاتجاهات.

إضافة التنسيق الشرطي

لنفترض أن لديك ورقة عمل تحتوي على آلاف صفوف البيانات. وسيكون من الصعب رؤية الأنماط والاتجاهات بمجرد فحص المعلومات الأولية. يتيح لك التنسيق الشرطي تطبيق تنسيق الخلية تلقائيًا - بما في ذلك الألوان والأيقونات وأشرطة البيانات - على خلية واحدة أو أكثر بناءً على قيمة الخلية.

استخدم وظيفة البحث والاستبدال

عند التعامل مع الكثير من البيانات، قد يكون تحديد معلومات محددة أمرًا صعبًا ويستغرق وقتًا طويلاً. يمكنك بسهولة البحث في مصنفك باستخدام ميزة البحث. يتيح لك Excel أيضًا تعديل المحتوى باستخدام ميزة الاستبدال.