Excel 2019 (الجزء 3): حفظ المصنفات ومشاركتها

عندما تقوم بإنشاء مصنف جديد في Excel، ستحتاج إلى معرفة كيفية حفظه للوصول إليه وتحريره لاحقًا. كما هو الحال مع الإصدارات السابقة من Excel، يمكنك حفظ الملفات محليًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو على السحابة باستخدام OneDrive ، بالإضافة إلى تصدير المصنفات ومشاركتها مع الآخرين مباشرةً من Microsoft Excel .

ميزة الحفظ والحفظ باسم

يوفر Excel طريقتين لحفظ الملفات: حفظ وحفظ باسم . تعمل هذه الخيارات بطرق مماثلة، مع بعض الاختلافات المهمة:

ميزة الحفظ والحفظ باسم

حفظ : عند إنشاء مصنف أو تحريره، ستستخدم الأمر "حفظ" لحفظ التغييرات. سوف تستخدم هذا الأمر في كل موقف تقريبًا. عند حفظ الملف، ستحتاج فقط إلى تحديد اسم الملف وموقعه في المرة الأولى. ثم يمكنك ببساطة النقر فوق أمر "حفظ" لحفظه بنفس الاسم والموقع.

حفظ باسم : ستستخدم هذا الأمر لإنشاء نسخة من المصنف مع الحفاظ على الأصل. عند استخدام حفظ باسم ، ستحتاج إلى اختيار اسم و/أو موقع مختلف للنسخة المنسوخة.

كيفية حفظ المصنف

من المهم حفظ مصنف عند بدء مشروع جديد أو إجراء تغييرات على مشروع موجود. يمكن أن يساعد حفظ المستندات مبكرًا وبشكل متكرر في الحفاظ على عملك من الضياع إذا حدث خطأ ما. ستحتاج أيضًا إلى الانتباه إلى المكان الذي تحفظ فيه المصنف الخاص بك حتى تتمكن من العثور عليه بسهولة لاحقًا.

1. حدد موقع الأمر "حفظ" وحدده على شريط أدوات الوصول السريع .

حدد أمر الحفظ

2. إذا كنت تقوم بحفظ الملف للمرة الأولى، فسيظهر شريط التحكم "حفظ باسم" في طريقة عرض Backstage.

3. بعد ذلك، ستحتاج إلى اختيار مكان حفظ الملف وتسميته. لحفظ المصنف على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، حدد الكمبيوتر ، ثم انقر فوق استعراض. يمكنك أيضًا النقر فوق OneDrive لحفظ الملفات على OneDrive الخاص بك.

اختر مكان حفظ الملف وتسميته

4. سيظهر مربع الحوار حفظ باسم . حدد الموقع الذي تريد حفظ المصنف فيه.

5. أدخل اسم ملف للمصنف، ثم انقر فوق حفظ.

انقر فوق حفظ

6. سيتم حفظ المصنف. يمكنك النقر فوق الأمر "حفظ" مرة أخرى لحفظ التغييرات عند تعديل المصنف.

يمكنك أيضًا الوصول إلى أمر الحفظ بالضغط على Ctrl + S على لوحة المفاتيح.

استخدم حفظ باسم لعمل نسخة

إذا كنت تريد حفظ إصدار آخر من المصنف الخاص بك مع الاحتفاظ بالأصل، فيمكنك عمل نسخة. على سبيل المثال، إذا كان لديك ملف يسمى Sales Data ، فيمكنك حفظه كـ Sales Data 2 حتى تتمكن من تحرير الملف الجديد والاستمرار في الرجوع إلى الإصدار الأصلي.

للقيام بذلك، انقر فوق الأمر Save As في طريقة عرض Backstage. تمامًا كما هو الحال عند حفظ ملف لأول مرة، ستحتاج إلى اختيار مكان حفظ الملف الجديد وتسميته.

كيفية تغيير موقع الحفظ الافتراضي

إذا كنت لا تريد استخدام OneDrive، فقد تشعر بالإحباط بسبب تحديد OneDrive كموقع افتراضي عند الحفظ. إذا وجدت أنه من غير المناسب أن تضطر إلى تحديد جهاز الكمبيوتر في كل مرة، فيمكنك تغيير موقع الحفظ الافتراضي بحيث يتم تحديد جهاز الكمبيوتر بشكل افتراضي.

1. انقر فوق علامة التبويب "ملف" للوصول إلى عرض Backstage.

انقر فوق علامة التبويب ملف

2. انقر فوق خيارات.

انقر فوق خيارات

3. سيظهر مربع الحوار خيارات Excel . حدد "حفظ" ، وحدد المربع بجوار " حفظ إلى الكمبيوتر بشكل افتراضي" ، ثم انقر فوق "موافق". سيتم تغيير موقع الحفظ الافتراضي.

مربع حوار خيارات Excel

ميزة الاسترداد التلقائي

يقوم Excel تلقائيًا بحفظ المصنفات الخاصة بك في مجلد مؤقت أثناء العمل عليها. إذا نسيت حفظ التغييرات أو في حالة تعطل برنامج Excel، فيمكنك استعادة الملفات باستخدام الاسترداد التلقائي.

كيفية استخدام الاسترداد التلقائي

1. افتح برنامج إكسل. إذا تم العثور على إصدارات الملفات المحفوظة تلقائيًا، فستظهر لوحة Document Recovery .

2. انقر لفتح ملف موجود. سيتم استعادة المصنف.

تتم استعادة المصنف

افتراضيًا، يقوم Excel تلقائيًا بالحفظ كل 10 دقائق. إذا كنت تخطط لتحرير المصنف في أقل من 10 دقائق، فقد لا يقوم Excel بإنشاء إصدار محفوظ تلقائيًا.

إذا لم تتمكن من رؤية الملف الذي تحتاجه، فيمكنك استعراض جميع الملفات المحفوظة تلقائيًا من طريقة عرض Backstage. ما عليك سوى تحديد علامة التبويب "ملف "، والنقر فوق "إدارة المصنف "، ثم تحديد "استرداد المصنفات غير المحفوظة" .

حدد استرداد المصنفات غير المحفوظة

تصدير المصنف

بشكل افتراضي، يتم حفظ مصنفات Excel بتنسيق .xlsx. ومع ذلك، في بعض الأحيان تحتاج إلى استخدام نوع ملف آخر، مثل PDF أو Excel 97-2003. من السهل تصدير المصنف الخاص بك من Excel إلى العديد من أنواع الملفات المختلفة.

كيفية تصدير المصنف كملف PDF

يمكن أن يكون تصدير مصنف كمستند Adobe Acrobat ، والمعروف باسم ملف PDF، مفيدًا بشكل خاص إذا كنت تشارك المصنف مع شخص ليس لديه Excel. سوف يساعد ملف PDF المستلمين على عرض محتوى المصنف الخاص بك ولكن لن يقوموا بتحريره.

1. انقر فوق علامة التبويب "ملف" للوصول إلى عرض Backstage.

2. انقر فوق "تصدير" ، ثم حدد " إنشاء PDF/XPS" .

حدد إنشاء PDF/XPS

3. سيظهر مربع الحوار حفظ باسم . حدد الموقع الذي تريد تصدير المصنف إليه، وأدخل اسم الملف، ثم انقر فوق نشر.

انقر فوق نشر

افتراضيًا، سيقوم Excel بتصدير ورقة العمل النشطة فقط. إذا كان لديك أوراق عمل متعددة وتريد حفظها كلها في ملف PDF نفسه، فانقر فوق Options في مربع الحوار Save As . سيظهر مربع الحوار الخيارات . حدد المصنف بأكمله ، ثم انقر فوق موافق.

حدد المصنف بأكمله

عندما تقوم بتصدير مصنف كملف PDF، فإنك تحتاج أيضًا إلى مراعاة كيفية ظهور بيانات المصنف على كل صفحة PDF، تمامًا كما هو الحال عند طباعة مصنف.

كيفية تصدير المصنفات إلى أنواع الملفات الأخرى

قد تجد أيضًا أنه من المفيد تصدير المصنف الخاص بك إلى أنواع ملفات أخرى، مثل مصنف Excel 97-2003 إذا كنت تريد مشاركته مع أشخاص يستخدمون إصدارًا أقدم من Excel، أو ملف بتنسيق CSV إذا كنت بحاجة إلى الإصدار العادي. من المصنف.

1. انقر فوق علامة التبويب "ملف" للوصول إلى عرض Backstage .

2. انقر فوق "تصدير" ، ثم حدد "تغيير نوع الملف" .

حدد تغيير نوع الملف

3. حدد نوع ملف شائع، ثم انقر فوق حفظ باسم.

انقر فوق حفظ باسم

4. سيظهر مربع الحوار حفظ باسم . حدد الموقع الذي تريد تصدير المصنف إليه، وأدخل اسم الملف، ثم انقر فوق حفظ.

حفظ باسم مربع الحوار

يمكنك أيضًا استخدام القائمة المنسدلة "حفظ بنوع": في مربع الحوار "حفظ باسم" لحفظ المصنف في العديد من أنواع الملفات المختلفة.

حفظ كنوع القائمة المنسدلة:

مشاركة المصنفات

يسهّل Excel مشاركة المصنفات والتعاون فيها باستخدام OneDrive. في السابق، إذا كنت تريد مشاركة ملف مع شخص ما، كان بإمكانك إرساله كمرفق بالبريد الإلكتروني. على الرغم من أنه مناسب، إلا أن هذا النظام يقوم أيضًا بإنشاء إصدارات متعددة من نفس الملف، مما قد يكون من الصعب تنظيمه.

عند مشاركة مصنف من Excel، فإنك في الواقع تمنح الآخرين إمكانية الوصول إلى نفس الملف. يتيح لك هذا وللأشخاص الذين تشاركهم تحرير نفس المصنف دون الحاجة إلى تتبع إصدارات متعددة.

لمشاركة مصنف، يجب أولاً حفظه في OneDrive الخاص بك.

كيفية مشاركة المصنفات

1. انقر فوق علامة التبويب "ملف" للوصول إلى عرض Backstage ، ثم انقر فوق "مشاركة".

انقر فوق مشاركة

2. سيعود Excel إلى العرض العادي ويفتح لوحة المشاركة على الجانب الأيمن من النافذة. من هنا، يمكنك دعوة الأشخاص لمشاركة المستند الخاص بك، والاطلاع على قائمة الأشخاص الذين لديهم حق الوصول إلى المستند، وتعيين الأذونات لتتمكن من تحرير المستند أو عرضه فقط.

اختر من تريد المشاركة معه