Excel 2019 (الجزء 7): تعرف على تنسيقات الأرقام

ما هو تنسيق الرقم؟

عندما تستخدم جداول البيانات في Microsoft Excel ، يجب عليك استخدام تنسيقات الأرقام المناسبة لبياناتك. تخبر تنسيقات الأرقام جدول البيانات بنوع البيانات التي تستخدمها بالضبط، مثل النسب المئوية (%) والعملة ($) والوقت والتاريخ وما إلى ذلك.

لماذا استخدام تنسيقات الأرقام؟

لا تعمل تنسيقات الأرقام على تسهيل قراءة جداول البيانات فحسب، بل تسهل استخدامها أيضًا. عند تطبيق تنسيق أرقام، فإنك تخبر جدول البيانات الخاص بك بالضبط بنوع القيمة المخزنة في الخلية. على سبيل المثال، يُعلم تنسيق التاريخ جدول البيانات أنك تقوم بإدخال تواريخ تقويم محددة. يتيح ذلك لجدول البيانات فهم بياناتك بشكل أفضل، مما يساعد على ضمان اتساق بياناتك وحساب الصيغ بدقة.

إذا لم تكن بحاجة إلى استخدام تنسيق أرقام محدد، فسيقوم جدول البيانات عادةً بتطبيق تنسيق الأرقام العام بشكل افتراضي. ومع ذلك، قد يطبق التنسيق العام بعض تغييرات التنسيق الطفيفة على بياناتك.

تطبيق تنسيقات الأرقام

تمامًا مثل أنماط التنسيق الأخرى، مثل تغيير لون الخط، ستطبق تنسيقات الأرقام عن طريق تحديد الخلية والنقر فوق خيار التنسيق المطلوب. هناك طريقتان رئيسيتان لاختيار تنسيق الأرقام:

1. انتقل إلى علامة التبويب الصفحة الرئيسية ، وانقر فوق القائمة المنسدلة تنسيق الأرقام في مجموعة الأرقام وحدد التنسيق المطلوب.

2. انقر فوق أحد أوامر تنسيق الأرقام السريعة الموجودة أسفل القائمة المنسدلة.

يمكنك أيضًا تحديد الخلايا المطلوبة والضغط على Ctrl + 1 على لوحة المفاتيح للوصول إلى خيارات تنسيق الأرقام الإضافية.

قام المثال بتطبيق تنسيق العملة ، الذي يضيف رموز العملة ( $ ) ويعرض منزلتين عشريتين لأي قيمة رقمية.

إذا قمت بتحديد أي خلية بتنسيق أرقام، فيمكنك رؤية القيمة الفعلية لتلك الخلية في شريط الصيغة. سيستخدم جدول البيانات هذه القيمة للصيغ والحسابات الأخرى.

استخدم تنسيقات الأرقام بشكل صحيح

لا يقتصر الأمر على مجرد تحديد الخلايا وتطبيق التنسيق. يمكن لجداول البيانات في الواقع تطبيق تنسيق الأرقام تلقائيًا بناءً على كيفية إدخال البيانات. وهذا يعني أنك ستحتاج إلى إدخال البيانات بطريقة يستطيع البرنامج فهمها، ثم التأكد من أن الخلايا تستخدم تنسيق الأرقام المناسب. على سبيل المثال، توضح الصورة أدناه كيفية استخدام تنسيقات الأرقام بشكل صحيح للتواريخ والنسب المئوية والأوقات:

الآن أنت تعرف المزيد عن كيفية عمل تنسيقات الأرقام. بعد ذلك، دعونا نلقي نظرة على بعض تنسيقات الأرقام المحددة.

تنسيق النسبة المئوية

أحد تنسيقات الأرقام الأكثر فائدة هو تنسيق النسبة المئوية (%). ويعرض القيم كنسب مئوية، مثل 20% أو 55%. يعد هذا مفيدًا بشكل خاص عند حساب أشياء مثل تكاليف ضريبة المبيعات أو الإكراميات. عند إدخال علامة النسبة المئوية (%) بعد رقم ما، يتم تطبيق تنسيق النسبة المئوية تلقائيًا على تلك الخلية.

يمكن أيضًا كتابة النسبة المئوية كرقم عشري. لذا، 15% يساوي 0.15، و7.5% يساوي 0.075، و20% يساوي 0.20، و55% يساوي 0.55، وما إلى ذلك. ويكون تنسيق النسبة المئوية مفيدًا في العديد من الحالات. على سبيل المثال، في الصور أدناه، لاحظ كيف يتم تنسيق معدل ضريبة المبيعات بشكل مختلف لكل جدول بيانات (5، 5% و0.05):

كما ترون، الحساب في جدول البيانات على اليسار لا يعمل بشكل صحيح. بدون تنسيق النسبة المئوية، سيفترض جدول البيانات أنك تريد ضرب 22.50 دولارًا في 5، وليس 5%. لا يزال جدول البيانات الموجود على اليمين يعمل بدون تنسيق النسبة المئوية، كما أن جدول البيانات الموجود في المنتصف أسهل في القراءة.

صيغة التاريخ

عندما تتعامل مع التواريخ، ستحتاج إلى استخدام تنسيقات التاريخ للسماح لجدول البيانات بمعرفة أنك تشير إلى تواريخ تقويم محددة، مثل 15 يوليو 2014. وتتيح لك تنسيقات التاريخ أيضًا العمل باستخدام مجموعة قوية من الأدوات التي تتضمن الوظائف التي تستخدم معلومات التاريخ والوقت لحساب الإجابات.

لا تستطيع جداول البيانات فهم المعلومات بنفس الطريقة التي يفهمها البشر. على سبيل المثال، إذا قمت بإدخال شهر أكتوبر في خلية، فلن يعرف جدول البيانات أنك تدخل تاريخًا، لذلك سيتعامل مع هذا المحتوى مثل أي نص آخر. بدلاً من ذلك، عند إدخال التواريخ، ستحتاج إلى استخدام تنسيق محدد يفهمه جدول البيانات، مثل الشهر/اليوم/السنة (أو اليوم/الشهر/السنة حسب البلد الذي تتواجد فيه). سيدخل المثال أدناه 12/10/2014 وهو ما يعادل 12 أكتوبر 2014. بعد ذلك، سيقوم جدول البيانات تلقائيًا بتطبيق تنسيق التاريخ على الخلية.

الآن بعد أن قمت بتنسيق التاريخ بشكل صحيح، يمكنك القيام بأشياء مختلفة باستخدام هذه البيانات. على سبيل المثال، يمكنك استخدام مقبض التعبئة لمواصلة تعبئة التواريخ اللاحقة في العمود:

إذا لم يتم تطبيق تنسيق التاريخ تلقائيًا، فهذا يعني أن جدول البيانات لا يفهم البيانات التي أدخلتها. لقد دخل المثال أدناه يوم 15 مارس . لا يفهم جدول البيانات أن المؤلف يشير إلى تاريخ، لذلك لا تزال الخلية تستخدم تنسيق الأرقام العام.

من ناحية أخرى، إذا قمت بإدخال يوم 15 مارس (بدون "th")، فسيتعرف عليه جدول البيانات كيوم. نظرًا لأنه لا يتضمن السنة، فسيضيف جدول البيانات السنة الحالية تلقائيًا بحيث يحتوي قسم التاريخ على جميع المعلومات الضرورية. يمكن أيضًا إدخال التاريخ بطريقة أخرى، مثل 15/3، أو 15/3/2014، أو 15/3/2014، وسيظل جدول البيانات يتعرف عليه كتاريخ.

إذا كنت تريد إضافة التاريخ الحالي إلى خلية، فيمكنك استخدام Ctrl + ; كما في الفيديو أدناه.

المزيد من خيارات تنسيق التاريخ

للوصول إلى خيارات تنسيق التاريخ الأخرى، حدد القائمة المنسدلة تنسيق الأرقام وحدد المزيد من تنسيقات الأرقام . هذه هي الخيارات لعرض التواريخ بشكل مختلف، مثل تضمين يوم من أيام الأسبوع أو حذف السنة.

سيظهر مربع الحوار تنسيق الخلايا . من هنا، يمكنك تحديد خيار تنسيق التاريخ المطلوب.

كما ترون في شريط الصيغة، فإن تنسيق التاريخ المخصص لا يغير التاريخ الفعلي في الخلية فحسب، بل يغير أيضًا كيفية عرضه.

نصائح لتنسيق الأرقام

فيما يلي بعض النصائح للحصول على أفضل النتائج باستخدام تنسيق الأرقام:

تطبيق تنسيق الأرقام على العمود بأكمله : إذا كنت تخطط لاستخدام عمود لنوع معين من البيانات، مثل التواريخ أو النسب المئوية، فإن أسهل طريقة لتحديد العمود بأكمله هي النقر فوق حرف العمود وتطبيق تنسيق الأرقام المطلوب. بهذه الطريقة، أي بيانات تضيفها إلى هذا العمود في المستقبل سيكون لها التنسيق الرقمي الصحيح. لاحظ أن صفوف الرأس بشكل عام لا تتأثر بتنسيق الأرقام.

تحقق جيدًا من قيمك بعد تطبيق تنسيق الأرقام : إذا قمت بتطبيق تنسيق الأرقام على البيانات الموجودة، فقد تحصل على نتائج غير متوقعة. على سبيل المثال، تطبيق تنسيق النسبة المئوية (%) على خلية بقيمة 5 سيعطيك 500%، وليس 5%. في هذه الحالة، تحتاج إلى إعادة إدخال القيم بشكل صحيح في كل خلية.

إذا قمت بالإشارة إلى خلية تحتوي على تنسيق أرقام في صيغة، فيمكن لجدول البيانات تطبيق تنسيق الأرقام نفسه على الخلية الجديدة تلقائيًا. على سبيل المثال، إذا كنت تستخدم قيمة منسقة بالعملة في صيغة، فستستخدم القيمة المحسوبة أيضًا تنسيق العملة.

إذا كنت تريد أن تظهر بياناتك تمامًا كما تم إدخالها، فستحتاج إلى استخدام تنسيق أرقام النص. يعد هذا التنسيق مفيدًا بشكل خاص للأرقام التي لا تريد إجراء عمليات حسابية فيها، مثل أرقام الهواتف أو الرموز البريدية أو الأرقام التي تبدأ بـ 0، مثل 02415. للحصول على أفضل النتائج، قد ترغب في تطبيق تنسيق تنسيق الرقم النصي قبل الإدخال البيانات في هذه الخلايا.

زيادة الأوامر العشرية وإنقاصها

يتيح لك الأمران "زيادة العدد العشري" و "تقليل العدد العشري" التحكم في عدد المنازل العشرية المعروضة في الخلية. لا تغير هذه الأوامر قيمة الخلية؛ بدلاً من ذلك، يقومون بعرض القيمة لعدد محدد من المنازل العشرية.

سيؤدي تقليل العلامة العشرية إلى عرض القيمة مقربة إلى تلك العلامة العشرية، ولكن القيمة الفعلية في الخلية ستظل معروضة في شريط الصيغة.

لا يعمل الأمران "زيادة العدد العشري" و " تقليل العدد العشري" مع بعض تنسيقات الأرقام، مثل التاريخ والكسر .