كيفية إنشاء رسائل بريد إلكتروني جماعية مخصصة باستخدام دمج المراسلات في Gmail

هل يتعين عليك إرسال نفس البريد الإلكتروني إلى العديد من الأشخاص بمحتوى مخصص لكل منهم؟ ربما ترغب في تحية كل مستلم باسمه ، أو استخدام عنوانه البريدي ، أو تضمين رقم عضويته.

دمج البريد هو ميزة تسمح لك بإنشاء نسخ متعددة من الرسائل ورسائل البريد الإلكتروني لإرسالها إلى جهات الاتصال الخاصة بك. يمكن أن يتضمن كل حرف أو بريد إلكتروني محتوى مخصصًا قياسيًا ومخصصًا. المعلومات التي تستخدمها لتخصيص كل حرف أو بريد إلكتروني مأخوذة من مصدر البيانات مثل قائمة جهات الاتصال.

إذا كنت تستخدم Gmail كعميل بريد إلكتروني رئيسي ، فلا توجد ميزة دمج بريد مضمنة. ومع ذلك ، هناك وظيفة إضافية لدمج البريد متاحة لجداول بيانات Google والتي ترتبط بحساب Gmail الخاص بك. سنوضح لك كيفية استخدام وظيفة دمج المراسلات في Gmail مع المرفقات لتخصيص مجموعة من نفس رسائل البريد الإلكتروني وإرسالها.

قم بتثبيت Mail Merge for Gmail with Attachments Add-on

قبل تثبيت الوظيفة الإضافية دمج المراسلات واستخدامها ، قم بتسجيل الدخول إلى حساب Gmail الذي تريد استخدامه.

بعد ذلك ، قم بتثبيت الوظيفة الإضافية دمج المراسلات لجداول بيانات Google.

انقر فوق " متابعة " في مربع الحوار " لنبدأ " لمنح الوظيفة الإضافية دمج المراسلات إذنًا للتشغيل.

يتم سرد الأذونات المختلفة المطلوبة بواسطة الوظيفة الإضافية. انقر فوق السماح لمنح الوظيفة الإضافية دمج المراسلات إذنًا للوصول إلى حساب Gmail الخاص بك.

يتم عرض دليل دمج المراسلات - دليل الشروع في العمل . انقر فوق X لإغلاق مربع الحوار.

قم بإنشاء قالب الدمج

تفتح الوظيفة الإضافية لدمج المراسلات جدول بيانات جديد بدون عنوان في جداول بيانات Google في علامة تبويب جديدة.

انتقل إلى الوظائف الإضافية> دمج المراسلات مع المرفقات> إنشاء قالب دمج .

يتم إنشاء قالب دمج مراسلات فارغ في جدول بيانات بدون عنوان ، يحتوي على أعمدة إلزامية ، مثل الاسم الأول واسم العائلة وعنوان البريد الإلكتروني .

استيراد أو إدخال جهات الاتصال الخاصة بك

الآن ، تحتاج إلى إضافة جهات الاتصال التي تريد استخدامها إلى جدول البيانات هذا. للقيام بذلك ، انتقل إلى الوظائف الإضافية> دمج البريد مع المرفقات> استيراد جهات اتصال Google .

يعد استيراد جهات الاتصال الخاصة بك هو أسرع طريقة لإضافتها. ولكن يمكنك أيضًا إدخال معلومات المستلمين يدويًا في جدول البيانات.

إذا كانت لديك مجموعات معينة من المستلمين ، فأنت ترسل إليها رسائل بريد إلكتروني مجمعة ؛ قد ترغب في إنشاء مجموعات في جهات اتصال Google الخاصة بك.

حدد المجموعة التي تحتوي على عناوين البريد الإلكتروني التي تريد استخدامها من القائمة المنسدلة وانقر فوق استيراد جهات الاتصال . لا يتم إغلاق مربع الحوار تلقائيًا ، لذا انقر فوق X في الزاوية العلوية اليمنى من مربع الحوار.

أضف مرفقًا لجهة اتصال

يعد المرفق أحد العناصر التي يمكنك تخصيصها في كل بريد إلكتروني. يمكنك إرفاق ملف مختلف بكل بريد إلكتروني باستخدام رابط للملف في حسابك على Google Drive.

للقيام بذلك ، افتح علامة تبويب جديدة وقم بتسجيل الدخول إلى Google Drive. بعد ذلك ، قم بتحميل الملف الذي تريد إرفاقه بالبريد الإلكتروني. يمكنك سحب الملف إلى نافذة المتصفح لتحميله.

بعد ذلك ، انقر بزر الماوس الأيمن فوق الملف الذي تم تحميله وانقر فوق الحصول على رابط قابل للمشاركة .

في مربع الحوار المنبثق ، تأكد من تشغيل مشاركة الرابط في شريط التمرير (باللون الأخضر).

إذا كانت مشاركة الرابط قيد التشغيل بالفعل ، فسيتم نسخ عنوان URL تلقائيًا عند تحديد الحصول على ارتباط قابل للمشاركة . إذا لم تشاهد رسالة تفيد بأن الرابط قد تم نسخه إلى الحافظة ، فحدد عنوان URL في مربع الحوار وانسخه.

ارجع إلى جدول بيانات دمج المراسلات والصق عنوان URL في عمود مرفقات الملفات للشخص الذي تريد إرسال هذا الملف إليه. يمكنك إرسال ملف مختلف لكل جهة اتصال في قائمتك.

يمكنك أيضًا تضمين عناوين URL لمرفقات ملفات متعددة ، مفصولة بفواصل.

جدولة التاريخ والوقت لإرسال البريد الإلكتروني

يسمح لك عمود البيانات المجدولة بتحديد تاريخ ووقت لإرسال البريد الإلكتروني ، مما قد يختلف من شخص لآخر.

لجدولة رسالة بريد إلكتروني ، أدخل التاريخ والوقت المطلوبين ، باستخدام تنسيق dd / mm / yyy hh: mm ، في عمود التاريخ المجدول لجهة الاتصال المطلوبة.

اترك الخلايا الموجودة في عمود التاريخ المجدول فارغة لإرسال رسائل البريد الإلكتروني فورًا بمجرد إعدادها.

أضف محتوى مخصص

إلى جانب الحقول القياسية المضمنة في قالب دمج المراسلات ، يمكنك إضافة حقول مخصصة أخرى. ربما تريد إضافة معلومات مثل عنوان البريد الإلكتروني لكل مستلم ورقم العضوية. يمكنك إضافة أعمدة إلى جدول البيانات لتخزين تلك المعلومات.

في مثالنا ، سنضيف شيئًا بسيطًا. نريد استخدام الاسم الأخير للمستلم في كل بريد إلكتروني ، مسبوقًا بعنوانه (السيد أو السيدة أو السيدة). لذلك ، سنقوم بإضافة عمود العنوان .

لإضافة عمود إلى جدول بيانات دمج المراسلات ، حرك الماوس فوق عنوان العمود لآخر عمود تم ملؤه. انقر فوق زر السهم لأسفل الذي يظهر ثم انقر فوق إدراج 1 على اليمين .

انقر فوق خلية الرأس الزرقاء وقم بتغيير اسم العمود إلى اسم مناسب. ستستخدم هذا الاسم في مسودة بريدك الإلكتروني في Gmail لإدراج القيمة في كل بريد إلكتروني لاحقًا.

بعد ذلك ، أدخل القيمة المناسبة لكل جهة اتصال في الخلايا الموجودة أسفل اسم العمود.

قم بإنشاء مسودة البريد الإلكتروني في Gmail

الآن ، حان الوقت لإنشاء مسودة البريد الإلكتروني التي تريد إرسالها إلى جهات اتصال جدول بيانات دمج البريد واستخدام الحقول المتغيرة لتخصيص كل بريد إلكتروني.

افتح علامة تبويب جديدة وقم بتسجيل الدخول إلى نفس عنوان Gmail الذي استخدمته لجدول بيانات دمج البريد. أنشئ بريدًا إلكترونيًا جديدًا واكتب موضوع رسالة البريد الإلكتروني ونصها. يمكنك أيضًا إضافة تنسيق نص منسق وصور مضمنة إلى مسودة بريدك الإلكتروني.

لتضمين الحقول المتغيرة في البريد الإلكتروني ، مثل العنوان واسم العائلة ، أدخل أسماء الحقول باستخدام تدوين {{اسم الحقل}} . على سبيل المثال ، أضفنا {{Title}} {{Last Name}} إلى بريدنا الإلكتروني. يمكنك أيضًا إضافة حقول متغيرة إلى سطر الموضوع. إذا قمت بإضافة عناوين URL لمرفقات الملف إلى جدول بيانات دمج المراسلات ، فلن تحتاج إلى إضافة هذا الحقل المتغير إلى البريد الإلكتروني. سيتم تضمينها تلقائيًا في رسائل البريد الإلكتروني.

لا تنقر فوق إرسال .

تكوين دمج المراسلات

ارجع إلى جدول بيانات دمج المراسلات وانتقل إلى الوظائف الإضافية> دمج المراسلات مع المرفقات> تكوين دمج المراسلات .

أدخل معلومات رسالة البريد الإلكتروني ، مثل الاسم الكامل للمرسل وعنوان CC وعنوان BCC . إذا كان عنوان البريد الإلكتروني الخاص بالمرسل مختلفًا عن عنوان Gmail الذي قمت بتسجيل الدخول به ، فحدد عنوان البريد الإلكتروني من القائمة المنسدلة. يتم أيضًا استخدام عنوان البريد الإلكتروني الذي تم تسجيل الدخول إليه كعنوان للرد ، ولكن يمكنك تغيير ذلك.

انقر فوق متابعة .

إرسال بريد إلكتروني تجريبي

حدد استخدام مسودة رسالة Gmail موجودة كقالب من القائمة المنسدلة الأولى. ثم حدد المسودة التي تريد استخدامها من القائمة المنسدلة حدد مسودة Gmail .

من الجيد اختبار عملية دمج البريد ، لذا انقر فوق إرسال بريد إلكتروني تجريبي .

ستتلقى البريد الإلكتروني التجريبي في الحساب الذي قمت بتسجيل الدخول إليه كما هو موجود في جدول بيانات دمج البريد. يتم استخدام قيم الحقول المتغيرة من جهة الاتصال الأولى في القائمة المستوردة. تتم إضافة أي عناوين URL لمرفقات الملفات التي أضفتها إلى الجزء السفلي من الرسالة. يمكنك إما تنزيل الملف من الرابط أو حفظ الملف في حساب Google Drive الخاص بك.

قم بتشغيل دمج المراسلات

ارجع إلى جدول بيانات دمج البريد وانقر فوق تشغيل دمج المراسلات لبدء إرسال رسائل البريد الإلكتروني. إذا قمت بإضافة التواريخ والأوقات إلى عمود التاريخ المجدول لأي من جهات الاتصال أو جميعها ، فسيتم إرسال رسائل البريد الإلكتروني بعد ذلك. سيتم إرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى جهات الاتصال التي ليس لها تاريخ ووقت محددان على الفور.

بمجرد اكتمال دمج البريد ، انقر فوق تم .

أعد تسمية جدول بيانات دمج المراسلات

يتم حفظ جدول بيانات دمج المراسلات تلقائيًا كاسم افتراضي جدول بيانات بلا عنوان . إذا كنت تريد استخدام جدول البيانات هذا مرة أخرى ، فقد ترغب في منحه اسمًا أفضل.

لتغيير اسم جدول بيانات دمج المراسلات ، انقر فوق الاسم في الزاوية العلوية اليسرى من جدول البيانات.

اكتب اسمًا جديدًا. يتم عرض هذا الاسم الجديد في جدول البيانات.

يتم استخدام الاسم الجديد الذي أدخلته أيضًا كاسم للملف في حساب Google Drive الخاص بك. الآن ، يمكنك استخدام دمج البريد هذا مرة أخرى وتغييره حسب الحاجة.

يعد دمج المراسلات أيضًا ميزة مضمنة في Word for Windows و Word for Mac و Outlook 2013 أو 2016 على Windows .

هل تستخدم دمج البريد؟ هل وجدت أي طرق أخرى لإجراء دمج البريد في Gmail أو طرق للقيام بدمج البريد في خدمات البريد الإلكتروني الأخرى؟ دعنا نعرف تجاربك في التعليقات.