Word-Makros jenseits des Makrorekorders: Office 2016, 365 / 2019-Makros-Tutorial und nützliche Beispiele

Anwendbarkeit: Word 365, 2019, 2016; Betriebssysteme Windows und MAC OS X.

Hier eine Leserfrage:

Ich bin Lehrer und verwende normalerweise Word 2019, um meine Dokumente zu schreiben. Ich muss oft die Schriftart und Größe meiner Dokumentabsätze ändern. Gibt es eine Möglichkeit, meine Arbeit mit Makros zu automatisieren, sodass ich meinen Dokumentabsatz mit einem Klick ändern kann? Ich bin mir sicher, dass ich dadurch ein paar Stunden pro Woche sparen werde, die ich gerne in andere Aufgaben investiere.

Vielen Dank für Ihre Frage. Der Hauptvorteil von Makros besteht darin, dass Sie Ihre Aufgaben in Microsoft Office-Anwendungen automatisieren können. Makros können mit Visual Basic for Applications (VBA) entweder aufgezeichnet oder manuell codiert werden. Word liefert einen Makrorekorder aus, mit dem Sie Automatisierungsskripts ohne Programmierung entwickeln können. Wenn Sie gerade erst mit der Automatisierung beginnen, ist dies möglicherweise eine gute Lösung. Mit ein wenig VBA-Kenntnissen können Sie jedoch effiziente und leistungsstarke Makros schreiben.

Aktivieren der Registerkarte "Entwickler" in Word

Wenn Sie die Registerkarte „Entwickler“ in Ihrem Microsoft Word-Menüband nicht sehen, müssen Sie Ihre Makro-Entwicklungsumgebung einrichten.

• Öffnen Sie ein neues Word-Dokument. Falls Sie an einer vorhandenen Datei arbeiten möchten, stellen Sie sicher, dass Sie eine Sicherungskopie haben, bevor Sie Änderungen vornehmen.
• Machen Sie jetzt weiter und machen Sie das Entwicklermenü im Menüband sichtbar .

Aufzeichnen eines Word-Makros – ein praktisches Beispiel

• Klicken Sie jetzt auf die neu hinzugefügte Registerkarte Entwickler .
• Wechseln Sie zur Schaltflächengruppe Code .

• Drücken Sie die Schaltfläche „ Makro aufzeichnen“, um die Makro-Aufzeichnungsfunktion aufzurufen.

• Definieren Sie einen aussagekräftigen Namen für Ihr Makro. Hinweis: Da der von Ihnen angegebene Name im automatisch erstellten VBA-Code verwendet wird, stellen Sie sicher, dass der Makroname keine Leerzeichen enthält.

•  Hinweis: Obwohl es möglich ist, Schaltflächen Makros zuzuweisen, führen wir Makros der Einfachheit halber manuell über die Registerkarten „Ansicht“ oder „Entwickler“ aus.

• Führen Sie die Schrittfolge aus, die Sie aufzeichnen möchten. In diesem Fall zeichnen Sie die folgenden Schritte auf:
  • Wählen Sie einen bestimmten Absatz in Ihrem Dokument aus.
  • Wechseln Sie zur Registerkarte Startseite .
  • Stellen Sie die Schriftart auf Times New Roman ein.
  • Stellen Sie die Schriftgröße auf 16 ein.
  • Zentrieren Sie Ihren Text, indem Sie Strg + E drücken.
• Wenn Sie fertig sind, kehren Sie zur Registerkarte Entwickler zurück und klicken Sie auf Aufzeichnung beenden .
• Werfen wir nun einen Blick auf den automatisch generierten VBA-Code. Klicken Sie auf Makros und markieren Sie dann das AutoFormat -Makro und klicken Sie auf Bearbeiten .

• Schließen Sie den VBA-Editor.

Speichern Sie Ihre Arbeit in einer Word-Makro-aktivierten Vorlage

• Klicken Sie auf Datei und dann auf Speichern unter .
• Bestimmen Sie im Dialogfeld „Speichern unter“ auf der rechten Seite Ihren Speicherort und geben Sie Ihrer Arbeitsmappe einen aussagekräftigen Namen.

• Wählen Sie Word Macro Enabled Document als Ihren Dokumenttyp. Hinweis: Ihr Word-Dokument wird mit der Endung .docm gespeichert.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern .

Ausführen Ihres Makros

• Öffnen Sie Ihr Word-Dokument.
• Wählen Sie den Absatz aus, den Sie automatisch formatieren möchten. Nur als Beispiel, hier ist der Absatz, den ich gewählt habe:

• Wechseln Sie zur Registerkarte Ansicht .
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Makros .
• Wählen Sie Ihr AutoFormat- Makro aus
• Klicken Sie auf Ausführen – dies wendet das Makro auf den ausgewählten Absatz an.
• Voilà, schönes Ergebnis!

  

Zuweisen Ihres Makros zu Schaltflächen oder Tastenkombinationen

Hinweis: Dies ist ein optionaler Schritt, der versucht werden sollte, nachdem Sie das Makroaufzeichnungs-Tutorial oben befolgt haben.

OK, bisher haben wir unsere Makro-Grundlagen zum Laufen gebracht. Jetzt ist es an der Zeit, unsere Makro-Usability im Word-Dokument ein wenig zu verbessern. Lassen Sie mich Ihnen zeigen, wie Sie Ihr Makro mit einer Schnellzugriffsschaltfläche verknüpfen können, damit Sie es einfacher starten können.

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Multifunktionsleiste und wählen Sie Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen aus.
• Das Dialogfeld „ Word-Optionen “ wird angezeigt.
• Wählen Sie im Dropdown-Menü Befehle auswählen die Option Makros aus.
• Markieren Sie Ihr Makro und klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen>> , um eine Verknüpfung zu Ihrem Makro zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzuzufügen .

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern… , um ein geeignetes Symbol für Ihr Makro zu definieren.
• Definieren Sie einen Anzeigenamen für Ihre Schaltfläche.
• Klicken Sie auf OK .
• Jetzt können Sie Ihr Makro über die Symbolleiste für den Schnellzugriff direkt über der Multifunktionsleiste starten.

Hinweis: Sie können Ihr Word-Makro nicht nur mit Schnellzugriffsschaltflächen, sondern auch mit in Ihr Dokument eingebetteten Befehlsschaltflächen und bestimmten benutzerdefinierten Tastenkombinationen verknüpfen.

Erstellen von Word-Makros mit VBA

Mit einigen einfachen Visual Basic for Applications-Programmierkenntnissen können wir die Makros bearbeiten und Programme schreiben, um verschiedene Arten von Arbeiten mit VBA zu automatisieren.

Nebenbemerkung: FYI – einige der Microsoft Office-Anwendungen, wie Powerpoint und Outlook, haben keine eingebauten Makrorekorder. Daher ist das Schreiben von VBA zum Schreiben von Powerpoint-Makros und zum Automatisieren von Outlook zwingend erforderlich .

• Um ein Makro zu bearbeiten, klicken Sie auf die  Registerkarte Entwickler  und wählen Sie Makros in der Codeoption aus.
• Klicken Sie auf das Makro und wählen Sie  Bearbeiten .
• Der Visual Basic für Applikationen-Editor wird geöffnet.
• Nehmen wir an, wir möchten das Makro, das wir im vorherigen Schritt aufgezeichnet haben, manuell bearbeiten, damit Word nicht nur die Größe, Schriftart und Ausrichtung des Absatzes, sondern auch die Farbe festlegt.
• Das Einstellen der Farbe eines Abschnitts wird mit dem folgenden VBA-Befehl erreicht:

[code] Auswahl.Schriftfarbe [/code]

• In unserem Fall möchten wir es auf ein zufälliges Blau setzen, also hängen wir das folgende Snippet an unser aufgezeichnetes Makro an:

[code] Selection.Font.Color = 16737792[/code]

• So sollte Ihr VBA-Code aussehen:

• Klicken Sie im VBA-Editor auf Datei und dann auf Speichern .
• Kehren Sie zu Ihrem Dokument zurück, führen Sie Ihr Makro für einen Absatz aus und beobachten Sie die Änderung der Schriftfarbe.

• Voila!

Nützliches Beispiel für ein Word-Makro, das Sie schreiben können

Seit der Veröffentlichung dieses Tutorials haben viele Leser nach ausführlicheren Beispielen für Word-Makros gefragt. Diese Liste umfasst die gängigsten Aufgaben, die Sie mit Visual Basic in Word automatisieren können. Auf geht's:

Neues Dokument erstellen und speichern

Sub CreateNewDoc()
'This small snippet first creates a new document, then it checks whether a document with the same name already exists before saving.
Dim myDoc As New Document
Dim filePath As String

'Modify your file path as needed
filePath = "C:\MyNewDoc.docx"

Set myDoc = Documents.Add
With myDoc
If Dir(filePath) = "" Then
.SaveAs2 (filePath)
Else

'You have already an existing document

MsgBox ("Please use a different file name")
End If
End With

myDoc.Close SaveChanges:=wdPromptToSaveChanges

End Sub

Hinweis: Beim Erstellen neuer Dokumente können Sie die Vorlage (.dotm/.dotx-Dateien) angeben, die Sie verwenden möchten. Vorlagen werden normalerweise unter C:\Users\\AppData\Roaming\Microsoft\Templates gespeichert

Documents.Add Template:=<your_template_folder>

Öffnen Sie ein Word-Dokument mit VBA

Sub OpenDoc()
'This code checks whether your document exists and then opens it
filePath = "C:\MyNewDoc.docx"

If Dir(filePath) = "" Then
MsgBox ("file doesn't exist")
Else
Documents.Open (filePath)
End If

End Sub

Schließen eines/aller geöffneten Dokumente

Sub CloseDoc()

'This code closes a specific document
filePath = "C:\MyNewDoc.docx"
Documents(filePath).Close SaveChanges:=wdPromptToSaveChanges
End Sub

Sub CloseAllDocs()
'This code closes all opened documents in your computer
Documents.Close SaveChanges:=wdPromptToSaveChanges

End Sub

Word als PDF speichern

So können Sie das Speichern von Word-Dokumenten als PDF-Dateien einfach automatisieren.

Sub SaveAsPdf()
'This code saves a word document in a PDF format
FileName = Left(CStr(ActiveDocument.Name), Len(CStr(ActiveDocument.Name)) - 5)
ActiveDocument.SaveAs2 FileName:="c:\" + FileName + ".pdf", FileFormat:=wdFormatPDF

End Sub

Kopf- und Fußzeile einfügen

Dieser Code legt die Kopf- und Fußzeile der ersten Seite Ihres Word-Dokuments fest.

Sub InsertHeaderFooterFirstPage()
Dim myDoc As Document
Dim headerText As String
Dim footerText As String

Set myDoc = ActiveDocument
'Replace the header and footer text as needed
headerText = "This document was written by you"
footerText = "All rights reserved to you"

With myDoc.Sections(1)
'We first ensure that we can set different header and footer texts
.PageSetup.DifferentFirstPageHeaderFooter = True
'Setting the header and footer texts
.Headers(wdHeaderFooterFirstPage).Range.Text = headerText
.Footers(wdHeaderFooterFirstPage).Range.Text = footerText

End With

End Sub

Zusätzliche Word-Makro-Ideen

Hier sind ein paar weitere Ideen, die wir in naher Zukunft veröffentlichen werden.

1. Suchen und Ersetzen (Execute-Methode)
2. Absatz einfügen (vor und nach einer Auswahl)
3. Programmgesteuertes Drucken von Dokumenten
4. Arbeiten mit Tabellen

Damit ist unser Tutorial für heute abgeschlossen. Wie Sie gerade gesehen haben, gibt es viel zu tun mit dem Word-Makrorecorder und VBA-Makros in Word. Falls Sie spezifischere Hilfe suchen, die über den Rahmen dieses Tutorials hinausgeht, kontaktieren Sie uns bitte über unser Kontaktformular .