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Tipps für den Einstieg in Salesforce

Sind Sie bereit, mit Salesforce zu beginnen? Befolgen Sie diese Tipps, um sicherzustellen, dass Sie dieses beliebte CRM optimal nutzen:

1. Nehmen Sie an der Tour teil.

Wenn Sie sich die Salesforce-Benutzeroberfläche zum ersten Mal ansehen, könnte es etwas überwältigend sein. Aufgrund der vielen Registerkarten und Funktionen kommt es für neue Benutzer häufig vor, dass sie sich verloren fühlen. Deshalb ist es sinnvoll, die Tour-Funktion von Salesforce zu nutzen, die Sie durch die Hauptfunktionen des CRM-Systems führt. Bei der Tour lernen Sie, wie Sie Ihre Pipeline verwalten, Opportunity-Profile anzeigen und bearbeiten, Verkäufe verfolgen und Ihren Verkaufsprozess anpassen. Obwohl die Tour nicht alle Funktionen von Salesforce enthüllt, reicht sie aus, um Ihnen den Einstieg in die Grundlagen zu erleichtern.

2. Navigieren Sie durch das Setup.

Über das Setup haben Sie Zugriff auf viele Optionen, Anpassungseinstellungen und Salesforce-Administratorfunktionen des Programms. Anstatt Hunderte von Optionen zu durchsuchen, können Sie die gesuchte Seite am einfachsten finden, indem Sie die Schnellsuchleiste in der oberen linken Ecke der Seite verwenden, um dorthin zu gelangen, wo Sie hin müssen.

3. Richten Sie Tracking-Benachrichtigungen und -Benachrichtigungen ein.

Halten Sie alle Mitglieder Ihres Teams auf dem Laufenden, wenn es Änderungen an Ihrem Prozess gibt, Ihr Team neue Leads hinzufügt und zuweist oder Sie eine Erinnerung einrichten möchten, um mit einem Kontakt nachzufassen. Sie können für sich und andere Benutzer automatische E-Mail-Benachrichtigungen einrichten, die durch verschiedene Aktionen ausgelöst werden. Wählen Sie auf dem Setup-Bildschirm E-Mail-Benachrichtigungen aus oder suchen Sie danach. Von dort aus können Sie aus einer Liste von E-Mail-Vorlagen auswählen und die Empfänger für die automatische E-Mail-Benachrichtigung einrichten. Unter E-Mail-Vorlagen können Sie weitere Vorlagen erstellen.

Anschließend können Sie im Workflow Process Builder benutzerdefinierte Szenarien und Aktionen erstellen, für die die E-Mails gesendet werden. Richten Sie einen Prozess ein, wenn ein neuer Lead erstellt und eine E-Mail an das Vertriebsteam gesendet wird. Dies ist ein leistungsstarkes Tool, das fast alles im CRM automatisieren kann.

4. Automatisieren Sie Berichte und versenden Sie E-Mails.

Ähnlich wie bei E-Mails können Sie die Erstellung und Zustellung von Berichten für jeden Anlass automatisieren, beispielsweise für wöchentliche oder monatliche Besprechungen. Erstellen Sie auf der Registerkarte „Berichte“ die gewünschten Berichte zu Leads, Chancen, Umsätzen usw. Klicken Sie auf „Bericht ausführen“ und wählen Sie „Zukünftige Ausführungen planen“. Wählen Sie aus, wie oft Sie den Bericht ausführen möchten und an wen er per E-Mail gesendet werden soll.

5. Kontrollberechtigungen.

Mit Salesforce können Sie allen Mitarbeitern mit Benutzerkonten Zugriff gewähren. Natürlich möchten Sie möglicherweise nicht, dass alle Benutzer denselben Zugriff und dieselben Informationen haben, sodass Sie Berechtigungen für einzelne Benutzer festlegen können.

Gehen Sie im Setup zu Berechtigungssätze, wo Sie Einschränkungen für Benutzergruppen erstellen können, sodass diese nur Zugriff auf bestimmte Apps und Einstellungen haben. Mit der Sitzungsaktivierung können Sie auch Berechtigungen für Benutzer festlegen, die bestimmte Kriterien erfüllen. Beispielsweise können Sie Benutzern, die bestimmte Aufgaben im Vertrieb erledigen, Zugriff auf Leads gewähren.

6. Entdecken Sie AppExchange.

Eine der Stärken von Salesforce ist sein modularer Aufbau und die Fähigkeit, Hunderte von Anwendungen in seine Schnittstelle zu integrieren. Zu den beliebtesten Anwendungen gehören Add-ons von Data.com, MailChimp und DocuSign. Apps können die Funktionen Ihres CRM erweitern und die Dinge effizienter machen. Es gibt mehrere Apps, die darauf abzielen, Ihre Datenbank sauber zu halten, indem sie Duplikate entfernen, die durch Massenimporte entstehen. Zusätzliche Apps können Ihr Reporting robuster machen und Funktionen wie geometrische Daten für Leads und Opportunities hinzufügen.

7. Chrome-Erweiterungen hinzufügen.

Die Verwendung von Salesforce mit Google Chrome bietet viele Vorteile, darunter viele Browsererweiterungen, die die  Chrome-Erweiterungsseite  für Sie und Ihre Benutzer komfortabler machen . Mit der Salesforce Lightning-Erweiterung für Gmail können Sie Aktivitäten von Salesforce auf der E-Mail-Seite anzeigen und so neue Entwicklungen mit Kontext aus E-Mails erkennen. [Siehe verwandten Artikel:  Die 10 besten Chrome-Erweiterungen für Unternehmen ] 

Eine weitere beliebte Erweiterung ist  Ebsta , mit der Sie Informationen aus Ihrem Salesforce mit Informationen auf einer Webseite wie persönlichen Profilen und Verkaufsdaten abgleichen können.

8. Installieren Sie die Salesforce-Suchmaschine in Chrome.

Apropos Chrome: Sie können Ihrem Browser eine Salesforce-Suchmaschine hinzufügen, sodass Sie über die Chrome-Adress-/Suchleiste schnell nach Informationen in Salesforce suchen können. Suchen Sie in Chrome unter „Einstellungen“ nach „Suchmaschinen verwalten“. Fügen Sie Salesforce und ein einfaches Schlüsselwort wie „Sale“ oder „SF“ hinzu. Rufen Sie für die URL die Salesforce Classic-Ansicht auf und verwenden Sie das Suchfeld. Kopieren Sie auf dem daraufhin angezeigten Bildschirm die URL und fügen Sie sie in das URL-Feld im Feld „Suchmaschine hinzufügen“ ein. Ersetzen Sie den gesuchten Begriff durch „%“ und klicken Sie auf Speichern.

Wenn Sie mit Chrome suchen, geben Sie das von Ihnen für Salesforce ausgewählte Schlüsselwort ein, fügen Sie ein Leerzeichen hinzu und geben Sie dann Ihren Suchbegriff ein. Dadurch sollten Ihnen automatisch Suchergebnisse in Salesforce angezeigt werden.

9. Import aus Excel oder anderen CRMs.

Wenn Sie Daten aus Excel-Tabellen oder Ihrem bisherigen CRM benötigen, kann Salesforce die Daten problemlos in Form von CSV-Dateien importieren. Der Datenimport-Assistent unter „Setup“ führt Sie durch den Prozess des Importierens von Kontakten, Leads, Lösungen und Kampagnenmitgliedern. Sie können Dateien basierend auf der vorherigen Formatierung aus Outlook-, ACT- oder Gmail-CSVs hochladen. Über die Schnittstelle können Sie bis zu 50.000 Datensätze gleichzeitig importieren.

10. Passen Sie die Abmeldeseite an.

Mit Salesforce können Sie eine Zielseite für Benutzer festlegen, die sich von ihrer Salesforce-Oberfläche abmelden. So können Sie beispielsweise festlegen, dass sie beim Abmelden an das Intranet Ihres Unternehmens oder andere Dashboard-Sites weitergeleitet werden. Gehen Sie dazu einfach zu Setup und Sitzungseinstellungen. Fügen Sie in den Einstellungen der Abmeldeseite einfach die URL ein, zu der Benutzer gelangen sollen, wenn sie sich abmelden.