Verwenden von QuickBooks zur Bestandsverwaltung in einem Fertigungsunternehmen

Die Bestandsverfolgung in einem produzierenden Unternehmen ist schwieriger als in anderen Arten von Unternehmen. Wenn Sie in QuickBooks alles auf das Wesentliche reduzieren, ergibt sich das Problem aus ein paar kniffligen Buchhaltungsanforderungen:

• In einer Fertigungsumgebung kombiniert der Hersteller Rohstoffartikel zu Fertigwarenartikeln. Dies bedeutet – und das ist die Herausforderung –, dass der Herstellungsprozess die Bestandsanzahl und den Wert einiger Artikel (der Rohstoffe oder der Komponenten) reduziert und gleichzeitig die Anzahl und den Wert der anderen Fertigwarenartikel erhöht.
• In einer Fertigungsumgebung besagen die Regeln, dass Sie nicht nur den Wert von Artikeln in den Bestandswerten der Fertigwaren zählen. Sie zählen auch die Arbeitskosten und die Betriebsgemeinkosten, die bei der Herstellung der Artikel verwendet werden.

QuickBooks löst das erste Problem im Zusammenhang mit dem Fertigungsinventar, aber es löst oder adressiert nicht das zweite Problem. Glücklicherweise müssen Sie sich, solange Sie ein kleiner Hersteller sind, wahrscheinlich nicht allzu viele Gedanken über das zweite Problem machen. Dies sollten Sie bei Ihrem CPA erfragen. Aber keine Sorge – der Kongress und der Internal Revenue Service haben eine Reihe von Schlupflöchern bereitgestellt, die den Kleinen die Buchhaltung erleichtern.

Einfache Handhabung von produziertem Inventar

Wenn Sie QuickBooks Pro oder einige frühere Versionen von QuickBooks Premier verwenden, können Sie die Herstellung von Inventar in QuickBooks nicht berücksichtigen. Am besten gruppieren Sie Artikel, um sie in einer Kundenrechnung zu einzelnen Artikeln zusammenzufassen.

Dieser Ansatz klingt schlampig, ist aber nicht ganz so schlimm, wie Sie vielleicht auf den ersten Blick denken. Sie können festlegen, dass nur der Gruppenartikel in einer Kundenrechnung angezeigt wird. Dies bedeutet – um auf das Beispiel des Blumenhändlers zurückzukommen, der rote Rosen und Vasen verkauft –, dass der Florist eine Kristallvase aus einem Dutzend roter Rosen „fertigen“ kann und dann den hergestellten Artikel als Sammelartikel in der Rechnung des Kunden ausweisen kann.

Das Problem des Ansatzes „Verwenden Sie einfach einen Gruppenartikel“ ist, dass Sie damit keine Möglichkeit haben, die Bestandswerte der Fertigwaren zu verfolgen.

Durchführen der Bestandsbuchhaltung in QuickBooks

Um die Herstellung von Inventar in QuickBooks Premier oder QuickBooks Enterprise Solutions zu berücksichtigen, fügen Sie der Artikelliste für die von Ihnen hergestellten Artikel Inventarbaugruppenartikel hinzu. Sie erfassen auch die Herstellung von Produkten , wie Sie ... na ja, produzieren sie.

Angenommen, Pine Lake Porcelain kauft und verkauft hauptsächlich Kaffeebecher und andere Porzellan-Doodads. Aber nehmen Sie auch an, dass Pine Lake Porcelain einmal im Jahr eine Kollektion roter Kaffeetassen zu einem Geschenkset zum Valentinstag zusammenstellt. In diesem Fall kann QuickBooks die Zusammenstellung eines verpackten Geschenksets aufzeichnen, das beispielsweise vier rote Kaffeetassen, einen Karton und eine Seidenpapierverpackung kombiniert.

Hinzufügen von Inventarbaugruppenelementen

Um hergestellte Artikel zu beschreiben, gehen Sie folgendermaßen vor:

Wählen Sie Listen → Artikelliste.\

QuickBooks zeigt das Fenster Elementliste an.

Klicken Sie im Fenster Artikelliste auf die Schaltfläche Artikel und wählen Sie Neu aus der Dropdown-Liste.

QuickBooks zeigt das Fenster Neues Element an.

Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Typ das Element Inventarbaugruppe aus.

QuickBooks zeigt die Inventar-Assembly-Version des Fensters "Neuer Artikel" an.

Geben Sie das Konto an, das zum Verfolgen der Kosten dieses Artikels verwendet werden soll, wenn Sie ihn verkaufen.

QuickBooks schlägt das Cost of Goods Sold-Konto vor. Wenn Sie jedoch andere Konten für Ihre COGS erstellt haben, wählen Sie das andere entsprechende Konto aus.

Beschreiben Sie den hergestellten Artikel.

Geben Sie eine Beschreibung des Artikels ein, der in Dokumenten angezeigt werden soll, die Ihre Kunden sehen, z. B. Rechnungen. (QuickBooks schlägt standardmäßig dieselbe Beschreibung vor, die Sie im Textfeld Beschreibung der Kauftransaktionen verwendet haben.)

Geben Sie den Betrag, den Sie für den Artikel berechnen, in das Feld Verkaufspreis ein.

Geben Sie in der Dropdown-Liste Steuercode an, ob der hergestellte Artikel der Mehrwertsteuer unterliegt.

Verwenden Sie die Dropdown-Liste Einkommenskonto, um das Konto anzugeben, das QuickBooks verwenden soll, um die Einnahmen aus dem Verkauf des Artikels zu verfolgen.

Identifizieren Sie die Komponenten, aus denen der fertige Artikel besteht.

Verwenden Sie die Stücklistenliste, um die einzelnen Komponentenartikel und die Mengen zu identifizieren, die für die Inventarmontage erforderlich sind. Jedes Komponentenelement steht in einer separaten Zeile in der Liste. Nicht zu überflüssig sein, aber beachten Sie, dass Sie sowohl den Komponentenartikel als auch die Anzahl der benötigten Komponentenartikel angeben.

Identifizieren Sie das Vermögenskonto.

Geben Sie das andere Girokonto an, das QuickBooks zum Verfolgen des Wertes dieses Inventarartikels verwenden soll.

Wählen Sie einen Baupunkt aus.

Verwenden Sie die Build Point-Felder, um die niedrigste Lagerbestandsmenge dieses Artikels anzugeben, die verbleiben kann, bevor Sie weitere herstellen. Wenn der Lagerbestand auf diese Menge sinkt, fügt QuickBooks der Erinnerungsliste eine Erinnerung hinzu und benachrichtigt Sie, dass Sie mehr aus dem Artikel machen müssen.

Ignorieren Sie die Felder On Hand und Total Value.

Sehen Sie die On Hand-Box? Lassen Sie es auf Null stehen. Wenn Sie jetzt eine Zahl eingeben, wird eine nicht kategorisierte Transaktion aufgezeichnet, und das möchten Sie nicht. Fahren Sie fort und lassen Sie das Feld Gesamtwert ebenfalls auf Null.

Lassen Sie das Feld Ab leer oder geben Sie das aktuelle Datum ein.

Es spielt keine Rolle.

Die Inventarbaugruppenversion des Fensters "Neuer Artikel".

Aufzeichnung der Herstellung oder Montage von Gegenständen

Um eine Baugruppe zu erstellen, wählen Sie den Befehl Lieferanten → Bestandsaktivitäten → Baugruppen erstellen. QuickBooks zeigt das Fenster Baugruppen erstellen an. Alles, was Sie tun müssen, ist das Ding, das Sie bauen möchten, aus der Dropdown-Liste Montageelement auszuwählen und dann die Menge, die Sie (oder ein unglücklicher Kollege) gebaut haben, in das Feld Zu bauende Menge in der unteren rechten Ecke einzugeben. Dann klicken Sie entweder auf die Schaltfläche Erstellen & Schließen oder Erstellen & Neu. (Klicken Sie auf die Schaltfläche Build & New, wenn Sie die Montage einiger anderer Elemente aufzeichnen möchten.)

Die Build-Assembly-Version des Fensters Neues Element.

Hier sind einige Dinge, die Sie beim Befehl Build Assemblies beachten sollten:

• In der oberen rechten Ecke des Fensters zeigt QuickBooks die Menge der Baugruppe, die Sie zur Hand haben, und die Anzahl der Kunden, die Bestellungen aufgegeben haben. Das sind ziemlich nützliche Informationen, also denken Sie daran, dass sie vorhanden sind.
• Eine Tabelle im Fenster Build Assemblies zeigt Ihnen, was in Ihr Produkt einfließt. Nicht, dass es Sie interessiert, aber dies ist eine Stückliste.
• Unten in der Stücklistenliste zeigt QuickBooks Ihnen die maximale Anzahl von Baugruppen an, die Sie unter Berücksichtigung Ihres aktuellen Lagerbestands herstellen können.
• Wenn Sie einen Artikel erstellen, passt QuickBooks die Anzahl der Inventarartikel an. Wenn Sie verpackte Geschenksets mit jeweils vier roten Bechern und zwei Verpackungstaschentüchern herstellen, reduziert QuickBooks die Artikelanzahl der roten Becher und Verpackungspapiere und erhöht die Artikelanzahl der verpackten Geschenksets, wenn Sie den Aufbau der Baugruppe aufzeichnen.

Einige der in einer Baugruppe verwendeten Komponenten sind möglicherweise keine Lagerartikel. Sie können Nichtlagerteile in einer Baugruppe verwenden.

Verwaltung mehrerer Lagerorte

Mit QuickBooks Enterprise Solutions können Sie die Aufzeichnungsherausforderung der Lagerung von Inventar an mehreren Standorten bewältigen. Um diese Funktion namens Erweiterte Bestandsverfolgung zu aktivieren, wählen Sie den Befehl Bearbeiten → Einstellungen, klicken Sie auf Artikel und Bestand, klicken Sie auf die Registerkarte Firmeneinstellungen und dann auf die Schaltfläche Erweiterte Bestandseinstellungen.

Wenn Sie die Enterprise Solutions-Version von QuickBooks verwenden, zeigt QuickBooks Dialogfelder an, mit denen Sie eine Liste von Inventar-Sites erstellen können, und fügt Felder zu entsprechenden Fenstern und Dialogfeldern hinzu, damit Sie Inventarelemente nach Site verfolgen können. Wenn Sie nicht die Enterprise Solutions-Version von QuickBooks verwenden, zeigt QuickBooks Informationen zum Upgrade auf Enterprise Solutions an.