So erstellen Sie ein Gantt-Diagramm in Excel

Von allen Methoden, die Sie verwenden können, um ein Projekt in Excel zu verfolgen, ist das Erstellen eines Gantt-Diagramms eine der effektivsten. Dies liegt daran, dass es eine der besten visuellen Darstellungen des Projektstatus und der gesamten Zeitachse ist.

Anhand eines Gantt-Diagramms sehen Sie auf einen Blick, welche Aufgaben derzeit die höchste Priorität haben, und Sie können das voraussichtliche Fertigstellungsdatum des Projekts leicht erkennen.

Sofern Sie keine Gantt-Diagrammvorlage verwenden, gibt es kein natives Tool, mit dem Sie eine erstellen können. Mit ein paar einfachen Tricks können Sie jedoch manuell ein dynamisches Gantt-Diagramm in Excel erstellen. Hier ist wie.

Erstellen Sie zuerst Ihre Projekt-Timeline-Tabelle

Bevor Sie Ihr Projekt-Gantt-Diagramm erstellen, müssen Sie die Tabelle erstellen , um es zu unterstützen. Diese Tabelle sollte das Startdatum, das Enddatum, die Beschreibung und die Dauer für jede Aufgabe enthalten.

Sobald Sie Ihr Projekt angelegt haben, ist es an der Zeit, Ihr Gantt-Diagramm zu erstellen.

Erstellen Sie ein Gantt-Diagramm in Excel

Sie können Ihr Gantt-Diagramm in einem neuen Blatt anzeigen lassen, aber Daten aus dem ursprünglichen Blatt ziehen, auf dem Ihre Projektzeitachse gespeichert ist. Öffnen Sie eine neue Tabelle und wählen Sie im Menü Einfügen aus.

Startdaten in das Gantt-Diagramm einfügen

Wählen Sie im Abschnitt Diagramme Balkendiagramm aus . Wählen Sie aus der Dropdown-Liste das gestapelte Balkendiagramm aus .

Dieses Balkendiagramm dient als visueller Indikator für die Dauer jeder Aufgabe.

Als Nächstes müssen Sie die untere Legende des Diagramms als Startdatum für jede Aufgabe festlegen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das leere Diagramm und wählen Sie Daten auswählen aus . Wählen Sie unter dem Feld Legendeneinträge die Schaltfläche Hinzufügen aus.

Wählen Sie das Feld Reihenname aus und öffnen Sie dann das Blatt, in dem Ihr Projektzeitplan gespeichert ist. Wählen Sie die Kopfzeile Startdatum . Wählen Sie als Nächstes das Feld Serienwerte aus und wählen Sie den gesamten Bereich der Startdaten für Ihre Projektaufgaben aus.

Wählen Sie OK aus, wenn Sie fertig sind. Ihr Diagramm sieht in etwa so aus wie unten gezeigt.

Das ist ein guter Anfang, aber noch kein Gantt-Diagramm.

Fügen Sie Dauer zu Ihrem Gantt-Diagramm hinzu

Jetzt ist es an der Zeit, eine Visualisierung hinzuzufügen, um die Dauer jeder Aufgabe darzustellen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Diagramm und wählen Sie Daten auswählen aus .

Wählen Sie unter Legendeneinträge erneut Hinzufügen aus.

Wiederholen Sie den gleichen Vorgang wie oben, aber wählen Sie diesmal die Überschrift und die Daten aus dem Feld Dauer aus.

Wählen Sie OK aus, wenn Sie fertig sind.

Jetzt werden Sie feststellen, dass Ihr Gantt-Diagramm für jede Aufgabe einen Abschnitt eines Balkendiagramms enthält, der die Aufgabendauer darstellt.

Es beginnt dort, wo die letzte Aufgabe endet, und endet dort, wo die nächste Aufgabe beginnt.

Aufgabenbeschreibungen zum Gantt-Diagramm hinzufügen

Sie werden feststellen, dass das einzige, was in Ihrem Gantt-Diagramm fehlt, die Aufgabenbeschreibungen sind. Das Hinzufügen ist genauso einfach wie das Datum und die Dauer. Aber dieses Mal müssen Sie die Achsenbeschriftungen aktualisieren.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Diagramm und wählen Sie Daten auswählen aus . Wählen Sie unter Beschriftungen der horizontalen Achse die Schaltfläche Bearbeiten aus.

Wählen Sie dieses Mal für den Achsenbeschriftungsbereich den Zellbereich aus, der die Aufgabenbeschreibungen enthält.

Wählen Sie OK zum Beenden und OK im Fenster Datenquelle auswählen. Jetzt werden Sie feststellen, dass Ihr Diagramm viel mehr wie ein Gantt-Diagramm aussieht. Der blaue Teil der Balken im Diagramm sollte jedoch nicht vorhanden sein.

Keine Sorge, das Entfernen ist einfach.

Letzter Schliff für Ihr Gantt-Diagramm

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen der blauen Balken und wählen Sie Datenreihen formatieren.

Wählen Sie das Paint-Symbol im rechten Menü. Wählen Sie dann unter Füllung die Option Keine Füllung und unter Rahmen die Option Keine Linie aus .

Jetzt sieht Ihr Gantt-Diagramm endlich wie ein Gantt-Diagramm aus. Das einzige Problem ist, dass Ihre Projektaufgaben in der umgekehrten Reihenfolge aufgelistet werden, wie sie sein sollten. Was Sie möchten, ist, dass die Aufgabe mit dem früheren Startdatum oben aufgeführt wird, der Text darunter und so weiter.

Um dies zu beheben, klicken Sie mit der linken Maustaste auf die linke Achse und wählen Sie Achse formatieren.

Wählen Sie im Abschnitt „ Achsenoptionen “ die Option „ Kategorien in umgekehrter Reihenfolge “ aus .

Jetzt können Sie sehen, dass Ihr Gantt-Diagramm alle Ihre Projektaufgaben in der richtigen Reihenfolge auflistet. Nur die Dauer dieser Aufgabe wird im Gantt-Diagramm angezeigt. Alles ist auf den richtigen Datumsbereich ausgerichtet, wenn diese Aufgabe als aktiv geplant ist.

Ihr Gantt-Diagramm ist fertig. Aber es gibt ein paar Dinge, die Sie tun können, um das Diagramm weiter zu formatieren und aufzupolieren.

Polieren Sie Ihr Gantt-Diagramm auf

Sie haben vielleicht bemerkt, dass Ihr Gantt-Diagramm viele Leerräume enthält. Es gibt ein paar Dinge, die Sie tun können, um dies zu beheben.

Wählen Sie die Daten über den Taskleisten aus. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste, und wählen Sie Achse formatieren aus . Spielen Sie in den Achsenoptionen unter Grenzen mit der Erhöhung der Mindestgrenzen herum, bis die Aufgaben nahe genug an der vertikalen Achse Ihres Gantt-Diagramms liegen.

Wenn Sie ihn zu stark erhöhen und die Balken den Anzeigebereich verlassen, drücken Sie die Reset - Taste, um von vorne zu beginnen.

Sie haben vielleicht auch bemerkt, dass die Daten am oberen Rand des Diagramms ziemlich zusammengeschoben sind, mit sehr wenig Abstand zwischen ihnen. Es gibt ein paar Dinge, die Sie tun können, um dies zu beheben.

• Im selben Menü „Formatachse“ oben können Sie die Major-Nummer unter Einheiten anpassen, um den Abstand zwischen den Datumsbeschriftungen zu verringern, indem Sie die Nummer verringern. Durch Erhöhen von Major wird der Raum vergrößert.
• Wenn Ihr Projekt innerhalb eines Jahres stattfindet, können Sie das Jahr aus dem Startdatum entfernen, um nur Monat und Tag zu verwenden. Dadurch wird viel mehr Beschriftungsraum für Ihr Gantt-Diagramm geschaffen.

Wenn Sie fertig sind, haben Sie ein endgültiges Gantt-Diagramm, das den Menschen einen schnellen und leicht lesbaren Überblick über Ihr gesamtes Projekt bietet.

Sobald Sie diesen Prozess mit einigen Ihrer Projekte durchgearbeitet haben, wird das Erstellen eines Gantt-Diagramms zur zweiten Natur. Es ist schnell und einfach, in weniger als 10 bis 15 Minuten ein Gantt-Diagramm aus Ihrer Projekttabelle zu erstellen.