So erstellen Sie personalisierte Massen-E-Mails mit Seriendruck für Gmail

Müssen Sie dieselbe E-Mail an viele Personen mit personalisierten Inhalten für jede Person senden? Vielleicht möchten Sie jeden Empfänger mit seinem Namen begrüßen, seine Postanschrift verwenden oder seine Mitgliedsnummer angeben.

Seriendruck ist eine Funktion, mit der Sie mehrere Kopien von Briefen und E-Mails erstellen und an Ihre Kontakte senden können. Jeder Brief oder jede E-Mail kann sowohl standardmäßige als auch benutzerdefinierte personalisierte Inhalte enthalten. Die Informationen, die Sie zum Anpassen jedes Briefes oder jeder E-Mail verwenden, werden wie eine Kontaktliste aus Ihrer Datenquelle entnommen.

Wenn Sie Google Mail als Haupt-E-Mail-Client verwenden, gibt es keine integrierte Seriendruckfunktion. Es gibt jedoch ein Seriendruck-Add-on für Google Sheets, das mit Ihrem Gmail-Konto verknüpft ist. Wir zeigen Ihnen, wie Sie das Add-on " Seriendruck für Gmail mit Anhängen " verwenden , um einen Stapel derselben E-Mails zu personalisieren und zu versenden.

Installieren Sie das Add-on Mail Merge for Gmail with Attachments

Melden Sie sich vor der Installation und Verwendung des Seriendruck-Add-Ons bei dem Gmail-Konto an, das Sie verwenden möchten.

Installieren Sie dann das Seriendruck-Add-on für Google Sheets.

Klicken Sie im Dialogfeld „ Erste Schritte“ auf „ Fortfahren “, um dem Seriendruck-Add-on die Berechtigung zum Ausführen zu erteilen.

Die verschiedenen Berechtigungen, die das Add-On benötigt, werden aufgelistet. Klicken Sie auf Zulassen , um dem Seriendruck-Add-on die Berechtigung zum Zugriff auf Ihr Gmail-Konto zu erteilen.

Das Handbuch „Seriendruck – Erste Schritte“ wird angezeigt. Klicken Sie auf das X , um das Dialogfeld zu schließen.

Erstellen Sie die Zusammenführungsvorlage

Das Seriendruck-Add-on öffnet eine neue unbenannte Tabelle in Google Sheets auf einer neuen Registerkarte.

Gehen Sie zu Add-ons > Seriendruck mit Anhängen > Seriendruckvorlage erstellen .

In der unbenannten Tabelle wird eine leere Seriendruckvorlage erstellt , die die obligatorischen Spalten wie Vorname , Nachname und E-Mail-Adresse enthält .

Importieren Sie Ihre Kontakte oder geben Sie sie ein

Jetzt müssen Sie die Kontakte, die Sie verwenden möchten, zu dieser Tabelle hinzufügen. Gehen Sie dazu zu Add-ons > Seriendruck mit Anhängen > Google-Kontakte importieren .

Das Importieren Ihrer Kontakte ist der schnellste Weg, sie hinzuzufügen. Sie können die Informationen für die Empfänger aber auch manuell in die Tabelle eingeben.

Wenn Sie bestimmte Empfängergruppen haben, an die Sie Batch-E-Mails senden; Vielleicht möchten Sie Gruppen in Ihren Google-Kontakten erstellen.

Wählen Sie die Gruppe mit den E-Mail-Adressen, die Sie verwenden möchten, aus der Dropdown-Liste aus und klicken Sie auf Kontakte importieren . Das Dialogfeld wird nicht automatisch geschlossen, klicken Sie also auf das X in der oberen rechten Ecke des Dialogfelds.

Fügen Sie einen Anhang für einen Kontakt hinzu

Eines der Elemente, die Sie in jeder E-Mail anpassen können, ist der Anhang. Sie können an jede E-Mail eine andere Datei anhängen, indem Sie einen Link zu der Datei in Ihrem Google Drive-Konto verwenden.

Öffnen Sie dazu einen neuen Tab und melden Sie sich bei Google Drive an. Laden Sie dann die Datei hoch, die Sie an die E-Mail anhängen möchten. Sie können die Datei zum Hochladen in das Browserfenster ziehen.

Klicken Sie als Nächstes mit der rechten Maustaste auf die hochgeladene Datei und klicken Sie auf Link zum Teilen abrufen .

Stellen Sie im Popup-Dialogfeld sicher, dass der Schieberegler Linkfreigabe bei aktiviert (grün) ist.

Wenn das Teilen von Links bereits aktiviert ist, wird die URL automatisch kopiert, wenn Sie Link zum Teilen abrufen auswählen . Wenn Sie keine Meldung sehen, dass der Link in die Zwischenablage kopiert wurde, wählen Sie die URL im Dialogfeld aus und kopieren Sie sie.

Gehen Sie zurück zur Mail Merge-Tabelle und fügen Sie die URL in die Spalte Dateianhänge für die Person ein, an die Sie diese Datei senden möchten. Sie können jedem Kontakt in Ihrer Liste eine andere Datei senden.

Sie können auch mehrere URLs für Dateianhänge einfügen, die durch Kommas getrennt sind.

Planen Sie das Datum und die Uhrzeit zum Senden der E-Mail

In der Spalte Geplante Daten können Sie ein Datum und eine Uhrzeit zum Senden der E-Mail angeben, die für jede Person unterschiedlich sein können.

Um eine E-Mail zu planen, geben Sie das gewünschte Datum und die gewünschte Uhrzeit im Format tt/mm/jjj hh:mm in die Spalte Geplantes Datum für den gewünschten Kontakt ein.

Lassen Sie die Zellen in der Spalte Geplantes Datum leer, um die E-Mails sofort nach der Einrichtung zu senden.

Fügen Sie benutzerdefinierte Inhalte hinzu

Neben den in der Seriendruckvorlage enthaltenen Standardfeldern können Sie weitere benutzerdefinierte Felder hinzufügen. Vielleicht möchten Sie Informationen wie die E-Mail-Adresse und die Mitgliedsnummer jedes Empfängers hinzufügen. Sie können der Tabelle Spalten hinzufügen, um diese Informationen zu speichern.

Für unser Beispiel werden wir etwas Einfaches hinzufügen. Wir möchten in jeder E-Mail den Nachnamen des Empfängers verwenden, dem sein Titel vorangestellt ist (Herr, Frau oder Frau). Wir fügen also eine Titelspalte hinzu .

Um der Seriendrucktabelle eine Spalte hinzuzufügen, bewegen Sie die Maus über die Spaltenüberschrift der zuletzt gefüllten Spalte. Klicken Sie auf die angezeigte Abwärtspfeilschaltfläche und dann auf Rechts einfügen 1 .

Klicken Sie in die blaue Überschriftszelle und ändern Sie den Namen der Spalte in einen geeigneten Namen. Sie verwenden diesen Namen in Ihrem E-Mail-Entwurf in Google Mail, um den Wert später in jede E-Mail einzufügen.

Geben Sie dann den entsprechenden Wert für jeden Kontakt in die Zellen unter dem Spaltennamen ein.

Erstellen Sie den E-Mail-Entwurf in Gmail

Jetzt ist es an der Zeit, den E-Mail-Entwurf zu erstellen, den Sie an Ihre Kontakte in der Seriendrucktabelle senden möchten, und variable Felder zu verwenden, um jede E-Mail anzupassen.

Öffnen Sie einen neuen Tab und melden Sie sich bei derselben Gmail-Adresse an, die Sie für die Serienbrieftabelle verwendet haben. Erstellen Sie eine neue E-Mail und geben Sie den Betreff und den Text der E-Mail-Nachricht ein. Sie können Ihrem E-Mail-Entwurf auch Rich-Text-Formatierung und Inline-Bilder hinzufügen.

Um variable Felder wie Titel und Nachname in die E-Mail aufzunehmen, fügen Sie die Feldnamen mit der Schreibweise {{Feldname}} ein . Zum Beispiel haben wir {{Title}} {{Last Name}} zu unserer E-Mail hinzugefügt. Sie können der Betreffzeile auch variable Felder hinzufügen. Wenn Sie Dateianhang-URLs zur Serienbrieftabelle hinzugefügt haben, müssen Sie dieses variable Feld nicht zur E-Mail hinzufügen. Sie werden automatisch in die E-Mails aufgenommen.

Klicken Sie NICHT auf Senden .

Konfigurieren Sie den Seriendruck

Kehren Sie zur Tabellenkalkulation für den Seriendruck zurück und gehen Sie zu Add-ons > Seriendruck mit Anhängen > Seriendruck konfigurieren .

Geben Sie die Informationen für die E-Mail-Nachricht ein, z. B. Vollständiger Name des Absenders , CC-Adresse und BCC-Adresse . Wenn sich die E-Mail-Adresse des Absenders von der Gmail-Adresse unterscheidet, unter der Sie sich angemeldet haben, wählen Sie die E-Mail-Adresse aus der Dropdown-Liste aus. Die eingeloggte E-Mail-Adresse wird auch als Antwortadresse verwendet , aber Sie können dies ändern.

Klicken Sie auf Weiter .

Senden Sie eine Test-E-Mail

Wählen Sie in der ersten Dropdown-Liste die Option Vorhandenen Gmail-Nachrichtenentwurf als Vorlage verwenden aus. Wählen Sie dann den Entwurf, den Sie verwenden möchten, aus der Dropdown-Liste Gmail -Entwurf auswählen aus.

Es empfiehlt sich, Ihren Seriendruck zu testen, klicken Sie also auf Test-E-Mail senden .

Sie erhalten die Test-E-Mail in dem Konto, mit dem Sie sich in der Tabellenkalkulation für den Seriendruck angemeldet haben. Die variablen Feldwerte des ersten Kontakts in Ihrer importierten Liste werden verwendet. Alle Dateianhang-URLs, die Sie hinzugefügt haben, werden am Ende der Nachricht hinzugefügt. Sie können die Datei entweder über den Link herunterladen oder die Datei in Ihrem Google Drive-Konto speichern.

Seriendruck ausführen

Gehen Sie zurück zur Tabellenkalkulation für den Seriendruck und klicken Sie auf Seriendruck ausführen , um mit dem Senden der E-Mails zu beginnen. Wenn Sie der Spalte „ Geplantes Datum “ für einen oder alle Kontakte Daten und Uhrzeiten hinzugefügt haben , werden die E-Mails dann gesendet. E-Mails an Kontakte ohne geplantes Datum und Uhrzeit werden sofort gesendet.

Klicken Sie nach Abschluss des Seriendrucks auf Fertig .

Benennen Sie die Serienbrieftabelle um

Die Tabellenkalkulation für den Seriendruck wird automatisch unter dem Standardnamen Tabellenkalkulation ohne Titel gespeichert . Wenn Sie diese Tabelle erneut verwenden möchten, sollten Sie ihr einen besseren Namen geben.

Um den Namen der Serienbrieftabelle zu ändern, klicken Sie auf den Namen in der oberen linken Ecke der Tabelle.

Geben Sie einen neuen Namen ein. Dieser neue Name wird in der Tabelle angezeigt.

Der neu eingegebene Name wird auch als Name der Datei in Ihrem Google Drive-Konto verwendet. Jetzt können Sie diesen Seriendruck erneut verwenden und bei Bedarf ändern.

Der Seriendruck ist auch eine integrierte Funktion in Word für Windows , Word für Mac und Outlook 2013 oder 2016 unter Windows .

Verwenden Sie den Seriendruck? Haben Sie andere Möglichkeiten zum Seriendruck in Gmail oder Möglichkeiten zum Seriendruck in anderen E-Mail-Diensten gefunden? Teilen Sie uns Ihre Erfahrungen in den Kommentaren mit.