So heben Sie wichtige E-Mails in Outlook hervor

Nahezu jeder Büroangestellte hat irgendwann mit einem unhandlichen E-Mail-Postfach zu tun. Glücklicherweise können Microsoft Outlook-Benutzer verschiedene Funktionen nutzen, die dazu dienen, wichtige E-Mails hervorzuheben.

Dazu gehören bedingte Formatierung und Farbkategorien, um Ihren E-Mails verschiedene Schriftarten und Farben hinzuzufügen. So verwenden Sie diese Funktionen in Outlook.

Verwenden der bedingten Formatierung in Outlook

Mit der bedingten Formatierung können Sie Formatierungsregeln für Outlook-E-Mails festlegen. Sie können verschiedene Farben, Schriftarten und Stile für Ihre E-Mail-Nachrichten festlegen, wie sie in Ihrem Posteingang angezeigt werden. Zunächst müssen Sie eine neue Regel für die bedingte Formatierung erstellen.

Klicken Sie in Outlook  in der Kategorie Aktuelle Ansicht auf Ansicht > Ansichtseinstellungen . Klicken Sie im  Fenster Erweiterte Ansichtseinstellungen auf Bedingte Formatierung .

Erstellen einer neuen Regel für bedingte Formatierung

Outlook verwendet bereits Regeln für die bedingte Formatierung für bestimmte Szenarien, wie Sie im Einstellungsfenster für die bedingte Formatierung sehen werden. Ungelesene E-Mails werden beispielsweise mit blauem Text in der Schriftart Segoe UI angezeigt.

Um Ihre eigene Regel zur bedingten Formatierung hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen .

Geben Sie Ihrer Regel einen geeigneten Namen und klicken Sie dann auf  Schriftart , um Ihre Formatierungsoptionen wie Schriftart, Farbe und Größe festzulegen.

Klicken Sie  auf OK  , um Ihre Schriftarteinstellungen zu bestätigen.

Sobald der Formatierungsstil für Ihre Regel festgelegt ist, klicken Sie auf die  Schaltfläche Bedingung .

Von hier aus können Sie die Regel so einstellen, dass sie automatisch auf E-Mails angewendet wird, die bestimmte Schlüsselwörter enthalten, oder auf E-Mails, die an oder von bestimmten E-Mail-Adressen gesendet werden.

Formatierung nach E-Mail-Adresse

Um eine Regel hinzuzufügen, die für E-Mails von einem bestimmten Absender gilt, geben Sie die E-Mail-Adresse in das Feld Von ein und trennen Sie mehrere E-Mail-Adressen durch ein Semikolon. Sie können dies auf alle E-Mails anwenden, die von einer einzelnen Website gesendet werden, indem Sie @domain.com eingeben und domain.com durch den richtigen Domainnamen ersetzen.

Sie können dies auch für E-Mails tun, die Sie senden und nicht empfangen, indem Sie stattdessen die E-Mail-Adresse in das Feld Senden an eingeben.

Formatierung durch Schlüsselwortsuche

Um Ihre bedingte Formatierungsregel auf E-Mails anzuwenden, die Wörter enthalten, geben Sie das Schlüsselwort (oder die Schlüsselwörter) in das Feld Nach Wörtern suchen ein.

Wählen Sie die Option Nur Betrefffeld im Dropdown-Menü unten, um nur das Betrefffeld nach den von Ihnen gewählten Schlüsselwörtern zu durchsuchen, oder die Option Betrefffeld und Nachrichtentext , um die gesamte E-Mail zu durchsuchen.

Erweiterte Regeln für die bedingte Formatierung

Auf den Registerkarten Weitere Auswahlmöglichkeiten und Erweitert können Sie weitere komplexe Formatierungsregeln erstellen . Von hier aus können Sie Ihre neue Regel auf E-Mails nach Lesestatus, Wichtigkeit, Follow-up-Flag, Größe und mehr anwenden.

Um Ihre Regel beispielsweise so einzustellen, dass sie nur auf ungelesene E-Mails angewendet wird, klicken Sie auf das Kontrollkästchen „ Nur Elemente, die sind “ auf der Registerkarte „Weitere Optionen“ und wählen Sie dann die Option „ Ungelesen “ aus dem Dropdown-Menü aus.

Auf der  Registerkarte Erweitert können Sie mithilfe fast aller verfügbaren Outlook-Daten spezifische Suchen für Ihre Regel erstellen. Wenn Sie auf die Option Felder klicken , stehen Ihnen Hunderte von Optionen zur Auswahl. Die am häufigsten verwendeten Felder sind unter der Kategorie Häufig verwendete Felder aufgeführt.

Klicken  Sie auf Zur Liste hinzufügen, um dieses erweiterte Suchkriterium zu Ihrer Formatierungsregel hinzuzufügen. Das folgende Beispiel zeigt eine erweiterte Suche nach allen E-Mails, die „Ben“ im  Betreff -Feld enthalten.

Wenn Sie mit Ihrer Regel zufrieden sind, klicken Sie  zur Bestätigung  auf OK und dann auf OK , um das Einstellungsfenster für die  bedingte Formatierung zu schließen.

Verwenden von E-Mail-Kategorien

Es ist zwar möglich, Outlook-E-Mails mithilfe von Suchordnern zu kategorisieren , aber eine andere Möglichkeit, Ihre wichtigen E-Mails hervorzuheben, besteht darin, eine Kategorie anzuwenden. Kategorien haben einen separaten Namen und ein Farb-Tag, sodass Sie sie separat anzeigen können.

Ein grün-gelb-rotes Farbsystem könnte Ihnen beispielsweise dabei helfen, die wichtigsten E-Mails zu priorisieren. Standardmäßig bietet Outlook Kategorien in Blau, Grün, Orange, Lila, Rot und Gelb an. Sie können diese bearbeiten oder Ihre eigenen erstellen, indem Sie alternative Farben und Namen verwenden.

Kategorien erstellen oder bearbeiten

Um eine neue Kategorie zu erstellen oder eine vorhandene zu bearbeiten, klicken Sie auf Startseite > Kategorisieren > Alle Kategorien .

Klicken Sie  auf Neu , um eine neue Kategorie zu erstellen. Wählen Sie Ihre Kategoriefarbe aus dem Dropdown-Menü und geben Sie ihr einen Namen im Feld Name oben.

Klicken Sie  auf OK , um Ihre Kategorie zu speichern.

Manuelles Anwenden einer Kategorie auf Outlook-E-Mails

Um eine Kategorie manuell auf eine Outlook-E-Mail anzuwenden, wählen Sie sie in der Outlook-Ordneransicht aus. Klicken Sie auf Startseite > Kategorisieren und dann auf Ihre Kategorie.

Ihre Kategorie wird als farbiges Quadrat in der standardmäßigen Outlook-Ordneransicht über der Empfangszeit und dem Datum angezeigt. Der Name Ihrer Kategorie wird in der E-Mail-Ansicht unter dem E-Mail-Betreff angezeigt.

Um E-Mails nach Kategorie anzuzeigen, klicken Sie auf  Ansicht > Kategorien und scrollen Sie zum entsprechenden Abschnitt für Ihre Kategorie.

Automatisches Anwenden von Outlook-Kategorien

Sie können auch Outlook-Regeln verwenden, um Kategorien automatisch auf bestimmte E-Mails anzuwenden. Klicken Sie dazu auf Datei > Info > Regeln und Benachrichtigungen verwalten .

Klicken Sie auf der  Registerkarte E- Mail-Regeln des  Menüs Regeln und Warnungen auf die Schaltfläche Neue Regel .

Wählen  Sie Regel auf empfangene Nachrichten anwenden aus, bevor Sie auf  Weiter klicken .

Wählen Sie die Suchkriterien für Ihre Farbkategorieregel aus. Um die Regel beispielsweise auf E-Mails von einer bestimmten E-Mail-Adresse oder einem bestimmten Domänennamen anzuwenden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Von Personen oder öffentlicher Gruppe .

Klicken Sie unten im Bereich Schritt 2 erneut auf die Kriterien (blau unterstrichen )  . Geben Sie unten neben der  Option Von Ihre E-Mail-Adresse oder Ihren Domänennamen ein.

Wenn Outlook die E-Mail-Adresse in Ihrem vorhandenen Postfach finden kann, wählen Sie sie aus der angezeigten Liste aus und klicken Sie dann auf  OK . Wenn dies nicht möglich ist, klicken Sie auf  Abbrechen . Die Regel wird trotzdem erstellt. Klicken Sie  auf Weiter , um fortzufahren.

Sie können die Aktion für Ihre Regel im nächsten Schritt festlegen. Klicken Sie hier, um die Option „ Zur Kategorie zuweisen “ im Abschnitt „ Schritt 1 “ zu aktivieren .

Wählen Sie die dieser Regel zuzuweisende Kategorie aus, indem Sie unten im  Abschnitt Schritt 2 auf eine Kategorie klicken, bevor Sie auf OK und dann  auf Weiter klicken.

Im nächsten Schritt können Sie Ausnahmen von dieser Regel auswählen. Wählen Sie diese wie oben aus oder klicken Sie  auf Weiter , um fortzufahren.

Geben Sie im letzten Schritt einen Namen für Ihre Farbkategorieregel ein und aktivieren Sie dann das  Kontrollkästchen Diese Regel jetzt auf Nachrichten ausführen, die sich bereits im „Posteingang“ befinden, um sie rückwirkend auf alle Ihre vorhandenen E-Mails anzuwenden.

Klicken Sie  auf Fertig stellen, um die Regel zu erstellen und auszuführen. Die Farbkategorie wird gemäß den von Ihnen ausgewählten Kriterien auf Ihre E-Mails angewendet.

Verpassen Sie nicht Ihre wichtigen Outlook-E-Mails

Die Verwendung von Farbkategorien und bedingten Formatierungsregeln ist eine großartige Möglichkeit, wichtige E-Mails, die Sie senden und empfangen, in Outlook hervorzuheben. Vergessen Sie nicht, Ihre Outlook-Produktivität noch weiter zu steigern , indem Sie zusätzliche Outlook-Regeln und Follow-up-Flags verwenden, um E-Mail-Ketten und wichtige Aufgaben im Auge zu behalten.

Sie können auch Quick Parts in Outlook verwenden , um Ihren E-Mail-Antworten schnell allgemeine Aussagen hinzuzufügen.