So schützen Sie PDF-Dokumente mit einem Passwort

PDF-Dateien (Portable Document Format) sollen schnell und einfach per E-Mail und im Internet geteilt werden. Aber der Nachteil dieser Bequemlichkeit ist, dass sie sich leicht über ihr beabsichtigtes Publikum hinaus vermehren können. Um dieses Risiko zu mindern, können Sie Ihren PDFs einen Passwortschutz hinzufügen. Wenn Sie PDFs verschlüsseln, sind Kennwörter erforderlich, um deren Inhalt anzuzeigen. Dies ähnelt unserem vorherigen Tutorial zum  Schützen von Microsoft Office-Dateien , gilt jedoch für PDFs. Das Dokumentformat kann sowohl unter Windows als auch unter macOS nativ angezeigt werden, aber je nach verwendeter Software müssen Sie einige zusätzliche Schritte unternehmen, um PDFs mit einem Passwort zu schützen.

Passwortschutz für PDF-Dateien in Windows und macOS

Methode 1: Verwenden Sie Microsoft Office, um passwortgeschützte PDFs zu erstellen

Wenn Sie ein Dokument, das Sie mit einem Microsoft Office-Programm (zB Excel, Word, PowerPoint) erstellt haben, verschlüsseln und mit einem Passwort schützen, können Sie es als ebenfalls passwortgeschütztes PDF speichern.

1. Öffnen Sie Ihre Microsoft Office-Datei in der jeweiligen Anwendung.
2. Klicken Sie auf Datei > Speichern unter… 
3. Wählen Sie dann im Listenfeld Speichern als Typ die Option PDF aus.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen und aktivieren Sie dann die Option Dokument mit einem Kennwort verschlüsseln .

   

5. Bitte geben Sie Ihr Passwort ein und bestätigen Sie es. Wählen Sie als Nächstes ein Passwort, das Sie normalerweise nicht verwenden, wenn Sie das Dokument mit anderen teilen möchten.

Das ist es! Wenn Sie das Dokument in Ihrem PDF-Viewer öffnen, werden Sie aufgefordert, ein Passwort einzugeben.

Wenn Sie Microsoft Office nicht installiert haben, können Sie diese Methode mit Microsoft 365 (früher Office 365) verwenden .

Methode 2: Passwortschutz einer PDF-Datei mit Adobe Acrobat

Wenn das Dokument, das Sie mit einem Passwort schützen möchten, bereits eine PDF-Datei ist, können Sie mit Adobe Acrobat ein Passwort hinzufügen. Wenn Sie keine Lizenz für Adobe Acrobat erworben haben, können Sie eine 30-Tage-Testversion von Adobe Acrobat herunterladen .

1. Starten Sie Adobe Acrobat und öffnen Sie die PDF-Datei, die Sie mit einem Passwort schützen möchten.
2. Klicken Sie auf Datei > Eigenschaften und wählen Sie dann die Registerkarte Sicherheit aus.
3. Klicken Sie in das Listenfeld Sicherheitsmethode und wählen Sie dann Kennwortsicherheit .

4. Wählen Sie die gewünschte Kompatibilitätsstufe. Je nach Version können Sie Unterstützung bis zurück zu Adobe Acrobat 3.0 aktivieren. Wenn der Benutzer, an den Sie Ihr PDF senden, keine kompatible Version von Adobe hat, kann er es nicht entschlüsseln und öffnen.
5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kennwort zum Öffnen des Dokuments erforderlich und geben Sie dann Ihr Kennwort ein. Adobe Acrobat gibt Ihnen einen Hinweis darauf, wie sicher Ihr Passwort ist. Sie können die Bearbeitung auch mit einem Passwort einschränken, wenn Sie dies wünschen.
6. Klicken Sie auf OK , um die Änderungen zu bestätigen.

Methode 3: Schützen Sie eine PDF-Datei auf einem Mac mithilfe der Vorschau mit einem Kennwort

Wenn Sie einen Mac besitzen, können Sie Dokumente in macOS nativ mit einem Kennwort schützen.

1. Öffnen Sie Ihre PDF-Datei in der Vorschau-App, indem Sie darauf doppelklicken.
2. Klicken Sie auf Datei > Speichern .
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Verschlüsseln , geben Sie Ihr Passwort ein und bestätigen Sie es.
4. Klicken Sie auf  Speichern .

Und da haben Sie es: drei Möglichkeiten, eine PDF-Datei mit einem Passwort zu schützen. Erstens werden passwortgeschützte PDF-Dateien verschlüsselt, was bedeutet, dass es keine Möglichkeit gibt, das PDF zu „umgehen“, um den Inhalt anzuzeigen. Zweitens muss das PDF entschlüsselt werden, damit es angezeigt werden kann. Dies ist standardmäßig in das PDF-Format integriert und funktioniert unabhängig davon, mit welchem ​​Programm die PDF-Datei erstellt wurde und mit welchem ​​Programm die PDF-Datei angezeigt wird.

Eine letzte Erinnerung: Stellen Sie sicher, dass Sie ein sicheres Passwort wählen, das nicht erraten oder geknackt werden kann. In unserem Artikel zum  Erstellen eines starken Passworts finden  Sie Einzelheiten dazu.