So verwenden Sie den Seriendruck in Microsoft Word 2016 für Mac

Wenn Sie Stapeldokumente an eine Gruppe von Personen senden müssen, z. B. eine Einladung zu einer Veranstaltung oder Besprechung, ist die Microsoft-Seriendruckfunktion eine schnelle und einfache Möglichkeit, dies zu tun. Wir haben Ihnen zuvor gezeigt, wie Sie Dokumente mit der Seriendruckfunktion in Word 2016 für Windows vorbereiten , aber der Vorgang ist für Benutzer von Word 2016 für Mac etwas anders. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie es funktioniert.

Verwenden der Seriendruckfunktion in Microsoft Word 2016 für Mac

Seriendruck ist nicht nur für Dokumente; Sie können es für Broschüren, Newsletter oder Materialien für Massenmailings verwenden. Das Einrichten eines Dokuments für den Seriendruck ist ein zweiteiliger Prozess, der das Hauptdokument und die Datenquelle umfasst, die aus den Namen und Adressen der Personen für jedes Dokument besteht. Word verwendet Informationen, die in der Datenquelle gespeichert sind, um zu kombinieren und dann Dokumente für jede zu generieren.

Beginnen wir damit, Informationen für jeden Empfänger zu sammeln, die als Feldname bezeichnet werden. Ein Feldname enthält Informationen wie Name, Adresse und Anrede. Ein weiterer wichtiger Bestandteil beim Erstellen eines Seriendruckdokuments ist das Formular, das Informationen enthält, die an den Empfänger übermittelt werden. Der Musterbrief unten enthält eine Liste von Feldern, die ich in jedes Dokument aufnehmen werde.

Empfängerlisten erstellen

Starten Sie Microsoft Word und wählen Sie dann die Registerkarte Mailings > Empfänger auswählen > Neue Liste erstellen .

Das Datenquellenfenster erscheint auf dem Bildschirm. Wie Sie sehen können, sind die Listenfelder bereits mit Namen gefüllt, die Sie verwenden könnten. Sicherheitshalber würde ich alle entfernen und Ihre eigenen verwenden, um Verwirrung zu vermeiden. Wählen Sie jedes Feld aus und klicken Sie dann auf die Minus-Schaltfläche, um es zu entfernen. Nachdem Sie jedes Feld gelöscht haben, geben Sie Ihr eigenes ein. Sie können jedes Feld mit dem Aufwärts- und Abwärtspfeil organisieren. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Erstellen.

Geben Sie der Datenquelle einen Namen und klicken Sie dann auf Speichern.

Füllen Sie die Felder mit den Namen und Adressen aller Empfänger aus; Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK. Beachten Sie, dass Sie zum Hinzufügen oder Entfernen eines Datensatzes auf das Plus- oder Minuszeichen in der unteren linken Ecke des Fensters klicken.

Zusammenführungsfelder einfügen und Zusammenführung des Dokuments abschließen

Jetzt kommt der einfache Teil, das Einfügen Ihrer Briefvorlagenfelder. Wählen Sie die Registerkarte Mailings aus, klicken Sie dann auf Briefvorlagenfeld einfügen und wählen Sie dann Ihr Briefvorlagenfeld aus. Wiederholen Sie die Schritte, um Ihr Dokument mit den entsprechenden Briefvorlagenfeldern zu füllen.

Speichern Sie den Serienbrief, wählen Sie die Registerkarte „Sendungen“, klicken Sie auf die Schaltfläche „Fertigstellen und zusammenführen“ und dann auf „Einzelne Dokumente bearbeiten“.

Anschließend können Sie Ihre Dokumente prüfen oder ausdrucken.

Benutzer von Word 2016 für Windows werden feststellen, dass es geringfügige Unterschiede zwischen beiden Versionen gibt. Word 2016 für Mac erinnert ironischerweise an Word 97 für Windows. Unabhängig davon liefern beide die gleichen Ergebnisse.

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