Steigern Sie Ihren Outlook-Produktivitäts-Workflow mit diesen Tipps

Für Anfänger oder Profis enthält Microsoft Outlook viele Funktionen, mit denen Sie Ihre Produktivität steigern können. Hier sind einige wichtige Tipps zur Verbesserung Ihres Arbeitsablaufs und Ihrer Produktivität mit Outlook für Mac, Office 365 oder Webversionen.

Setup-Regeln

Regeln können Ihnen dabei helfen, die Verwaltung Ihrer Nachrichten zu automatisieren, sei es beim Blockieren von Junk-Mail oder beim Verschieben bestimmter Nachrichten in einen Ordner. Sie können beispielsweise alle Nachrichten Ihres Chefs in einen bestimmten Ordner verschieben, damit Sie sie nie verpassen. Mit der Vollversion von Outlook können Sie einige ziemlich komplexe Regeln erstellen.

Hier ist eine einfache Regel, nach der ich Nachrichten aus dem Empfängerordner verschiebe. Wählen Sie eine Nachricht des Empfängers aus, klicken Sie auf die Registerkarte Startseite und dann auf Regeln > Regel erstellen .

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Von Empfänger und markieren Sie dann Element in Ordner verschieben.“ Wählen Sie einen vorhandenen Ordner aus oder erstellen Sie einen neuen. Wählen Sie es aus und klicken Sie auf OK. Sie können die Regel sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt ausführen. Sie können Regeln einrichten, um eine Benachrichtigung zu erhalten, wenn Sie eine E-Mail von einem bestimmten Empfänger  oder Nachrichten mit bestimmten Wörtern erhalten. Erfahren Sie, wie Sie neue Nachrichten in einen bestimmten Ordner verschieben .

Außerdem wurden vor einigen Jahren erweiterte Regeln zu Outlook.com hinzugefügt .

Verwenden Sie Farbkategorien und Markierungen

Verwenden Sie die Funktion „Farbe und Kategorien“, um Prioritäten zu setzen und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Wählen Sie eine Nachricht aus, klicken Sie auf das Menü „Kategorisieren“ und wählen Sie dann eine geeignete Farbe aus. Sie können diese Farben an eine bestimmte Bedeutung anpassen. Klicken Sie auf Kategorien > Alle Kategorien > wählen Sie eine Farbe und dann Umbenennen. Es können auch Tastaturbefehle zugewiesen werden, sodass Sie eine Nachricht schnell markieren können.

Die Nachverfolgungsmarkierung kann Ihnen auch dabei helfen, sich an Nachrichten zu erinnern, die Sie sich ansehen müssen, wenn Sie Zeit haben. Wenn Sie eine E-Mail-Nachricht markieren, wird sie in Ihrer To-Do-Liste und Ihren Aufgabenlisten angezeigt, damit Sie sich daran erinnern können, sie zu erledigen.

Planen Sie mit verzögerter Lieferung

Mit Outlook können Sie die Zustellung einer E-Mail auf eine bestimmte Tageszeit verzögern. Diese Funktion ist praktisch, wenn Sie wissen, dass ein Empfänger Ihre Nachricht erst zu einem bestimmten Zeitpunkt erhalten wird. Wenn Sie wissen, dass ein Benutzer gegen 3 Uhr morgens E-Mails abruft, erstellen Sie eine neue Nachricht und klicken Sie dann unter Optionen auf die Schaltfläche Zustellung verzögern . Nehmen Sie die entsprechenden Änderungen an den Lieferoptionen vor, z. B. Nicht vor Datum und Uhrzeit liefern.

Erstellen Sie einen Suchordner

Ein Suchordner ist eine leistungsstarke Möglichkeit, Ihre Nachrichten zu sortieren und Ihrem Posteingang etwas Vernunft zu verleihen. Sie können beispielsweise einen Suchordner für E-Mails erstellen, die Sie nachverfolgen möchten, oder Nachrichten von bestimmten Personen, Gruppen oder Listen markieren.

Klicken Sie auf die Registerkarte Ordner , klicken Sie auf Neuer Suchordner und wählen Sie den Typ des Suchordners aus, den Sie aus einer der Gruppen erstellen möchten. Wählen Sie den E-Mail-Ordner aus und klicken Sie auf OK. Im Navigationsbereich wird ein Suchordner erstellt. Alle Nachrichten, die ich nachverfolgen möchte, sind dort verfügbar, wenn ich sie benötige.

Legen Sie die Junk-E-Mail-Filterstufe fest

Junk-Mail kann verlangsamen, wie viele produktive E-Mails Sie im Laufe des Tages erhalten können. Mit dem Junk-Mail-Filter von Outlook können Sie dessen Auswirkungen minimieren. Klicken Sie auf die Registerkarte Startseite, klicken Sie auf das Menü Junk in der Gruppe Löschen und dann auf Junk-E-Mail-Optionen.

Ich empfehle, zuerst mit der niedrigen Einstellung zu beginnen und zu sehen, wie es für Sie funktioniert. Wenn Junk-Nachrichten zu aggressiv sind, können Sie zu einer höheren Option wechseln. Falls der Filter versehentlich eine wichtige Nachricht markiert, würde ich die Option Permanent löschen deaktiviert lassen.

Erstellen Sie Backups der PST-Datei

Outlook ist ein System, und es kann auch scheitern. Das Aufrechterhalten einer fehlerfreien Sicherung Ihres persönlichen Ordners kann eine reibungslose Wiederherstellung im Falle einer Beschädigung, eines Systemausfalls oder eines anderen unvorhergesehenen Problems gewährleisten.

Outlook-Datendateien (.pst), die mit Outlook 2013 oder Outlook 2016 (oder höher) erstellt wurden, werden auf Ihrem Computer im Ordner Dokumente\Outlook-Dateien gespeichert . Wenn Sie auf einem PC oder Mac, auf dem bereits Datendateien in Outlook 2007 oder früher erstellt wurden, auf Outlook aktualisiert haben, werden diese Dateien an einem anderen Ort in einem versteckten Ordner unter C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook gespeichert .

Die Offline-Outlook-Datendatei (.ost) wird ebenfalls unter C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook gespeichert . Die meisten Daten bleiben auf dem Server; jedoch sollten alle lokal gespeicherten Elemente gesichert werden. Beispielsweise Kalender, Kontakte, Aufgaben und alle Ordner, die als nur lokal gekennzeichnet sind. Weitere Informationen zum Erstellen und Sichern von PST-Ordnern finden Sie in den folgenden Artikeln:

• So erstellen Sie einen PST-Ordner in Outlook
• Erstellen Sie einen PST-Ordner in Outlook 2013
• Was sind Outlook-PST-Ordner und wie werden sie verwendet?
• Beschädigten PST-Ordner in Outlook reparieren

Sie könnten auch daran interessiert sein, wie Sie den temporären OLK-Ordner von Outlook finden .

Richten Sie Abwesenheitsantworten ein

Unabhängig davon, ob Sie die meiste Zeit des Tages nicht im Büro oder einen Monat im Urlaub sind, können Sie durch Einrichten einer Abwesenheitsantwort Ihre Kontakte wissen lassen, dass Sie nicht verfügbar sind. Die Verwendung des Abwesenheitsassistenten  reduziert viel Lärm in Ihrem Posteingang, wenn jemand versucht, Sie ohne sofortige Antwort zu erreichen. Es wird auch die Arbeit reduzieren, Ihren Posteingang zu bereinigen, wenn Sie zurückkehren. Klicken Sie auf Datei > Info > Automatische Antworten .

Aktivieren Sie das Optionsfeld Automatische Antworten senden und definieren Sie dann den Zeitraum, in dem diese bestimmte Nachricht gesendet werden soll. Sie können diese Nachricht auch an Kollegen innerhalb oder außerhalb der Organisation senden.

Wenn Sie Outlook für iOS verwenden, tippen Sie auf Einstellungen, tippen Sie auf Ihren Exchange-Server und dann auf Automatische Antworten . Schalten Sie Automatische Antworten ein und geben Sie eine personalisierte Nachricht ein.

Benachrichtigungen verwalten

Outlook-Desktopbenachrichtigungen können überwältigend sein und Sie ablenken. Eine Option, die Sie haben, ist, sie zu deaktivieren. Um sie stummzuschalten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Outlook-Symbol im Benachrichtigungsbereich der Taskleiste und klicken Sie dann auf Desktop-Warnung für neue E-Mails anzeigen. Für ältere Versionen von Outlook lesen Sie unseren Artikel zum Deaktivieren von Outlook-Desktopbenachrichtigungen .

Outlook Mobile-Tipps

Wenn Sie die mobile Version von Outlook verwenden, finden Sie hier einige Tipps, mit denen Sie unterwegs produktiv bleiben können.

Wechseln Sie zwischen persönlichen und geschäftlichen Kalendern.

Tippen Sie auf die Registerkarte Kalender, dann auf das Hamburger-Menü und dann auf Ihren geschäftlichen oder persönlichen Kalender.

Planen Sie einen Skype-Anruf mit Outlook für iOS

Tippe auf „Kalender“, erstelle ein neues Ereignis und gib dann einen Namen für das Ereignis ein. Tippen Sie auf „Personen“ und fügen Sie dann die Personen hinzu, die Sie einladen möchten. Streichen Sie nach unten und schalten Sie Skype Call ein , tippen Sie dann auf Skype Call-Link, geben Sie eine Beschreibung ein und tippen Sie dann auf Fertig . Tippen Sie zum Abschließen auf Speichern.

Senden Sie eine Verfügbarkeit

Erstellen Sie eine neue Nachricht und tippen Sie auf das Kalenderereignis.

Tippen Sie auf Verfügbarkeit senden, wählen Sie eine geeignete Zeit und dann Fertig.

Senden Sie Ihre Nachricht.

Die letzten Updates für Outlook für Windows oder Mac haben einige neue Funktionen hinzugefügt. In unserem Artikel finden Sie weitere Informationen darüber, wie Sie diese neuen Funktionen nutzen können. Lesen Sie auch unseren Artikel mit einer  Liste von Outlook-Tastaturbefehlen für Mac-Benutzer.