Debe hacer una copia de seguridad de los datos de su computadora con regularidad. Si utiliza Outlook para administrar su correo electrónico, también debe mantener una copia de seguridad de la información que contiene. De lo contrario, corre el riesgo de perder sus correos electrónicos, contactos, trabajo y más.
Windows 10 tiene una utilidad de copia de seguridad incorporada llamada Historial de archivos. Este artículo le mostrará cómo utilizar el Historial de archivos para crear copias de archivos de Outlook y también resaltará algunos errores que debe evitar.
Cómo hacer una copia de seguridad de los correos electrónicos de Outlook usando el Historial de archivos en Windows 10
Aunque existen programas de terceros con funciones más completas, el Historial de archivos está integrado en Windows 10 y le permitirá realizar una copia de seguridad de sus archivos en otra unidad. Luego puede restaurarlos si los archivos originales se eliminan de alguna manera.
Para comenzar, presione la tecla Windows + I para abrir Configuración. Vaya a Actualización y seguridad > Copia de seguridad .
Verá la opción Agregar una unidad . Haga clic aquí para seleccionar la unidad en la que desea realizar una copia de seguridad de sus archivos.
Si es posible, descubrirá que tiene la posibilidad de seleccionar otras unidades dentro del propio sistema. Sin embargo, utilizar un disco externo es más apropiado. Esto se debe a que si algo le sucede a su computadora, hay posibilidades de que el disco externo no se vea afectado. También facilitará la transferencia de datos entre sistemas.
Si no ve la opción para agregar una unidad, significa que ya hay una unidad seleccionada. Haga clic en la opción Más para encontrar esa unidad, en la línea que comienza con Espacio total en . Si no es la unidad que desea, desplácese hacia abajo y haga clic en Dejar de usar la unidad . Vuelva a la página anterior y siga las instrucciones anteriores.
Una vez que haya seleccionado la unidad, el Historial de archivos se activará automáticamente. De lo contrario, simplemente cambie Copia de seguridad automática de mis archivos al estado Activado .
Una vez que se ha seleccionado la unidad, debe decidir la frecuencia del Historial de archivos.
El menú Hacer copia de seguridad de mis archivos está configurado en Cada hora de forma predeterminada. Sin embargo, puedes cambiar esto a otros intervalos o diariamente, dependiendo de cómo quieras actualizar tus copias de seguridad.
El menú Conservar mis copias de seguridad determina la cantidad de tiempo hasta que las copias de seguridad se eliminen de la unidad. Están configurados para conservarse para siempre de forma predeterminada, pero puedes cambiar esto a diferentes intervalos mensuales o anuales. Además, la opción Hasta espacio solo es necesaria para eliminar archivos cuando la unidad está llena.
A continuación, es hora de elegir de qué desea realizar una copia de seguridad. Si estás en la página principal de Copia de seguridad, haz clic en Más.
Hay una sección en esta página llamada Realizar una copia de seguridad de estas carpetas . De forma predeterminada, se incluyen varias carpetas en su cuenta de usuario, como Descargas, Documentos, Imágenes y otras.
Si desea hacer una copia de seguridad de una de estas carpetas, consulte el artículo: Instrucciones para usar el Historial de archivos para realizar copias de seguridad y restaurar datos .
Sus archivos de Outlook se almacenan en C:\Users\NAME\Documents\Outlook Files, por lo que se incluyen automáticamente.
Haga clic en Agregar una carpeta . Luego puede buscar la carpeta Outlook en Documentos y seleccionar Elegir esta carpeta .
Para eliminar una carpeta de la lista, simplemente selecciónela y haga clic en Eliminar.
También puede excluir carpetas de la copia de seguridad. Esto es útil cuando desea realizar una copia de seguridad de una carpeta que incluye muchas subcarpetas y hay algunas carpetas que desea excluir.
Desplácese hasta la sección Excluir estas carpetas y haga clic en Agregar una carpeta . Busque la carpeta que desea excluir y luego haga clic en Elegir esta carpeta .
Antes de utilizar el Historial de archivos para realizar copias de seguridad de los archivos de Outlook, hay algunas cosas que debe tener en cuenta.
El Historial de archivos solo realizará copias de seguridad de los archivos que no estén en uso mientras se ejecuta. Eso significa que si abre Outlook, no se realizará una copia de seguridad de sus archivos.
Como tal, la mejor manera de asegurarse de que se realice una copia de seguridad de sus archivos de Outlook es cerrar el programa mientras se ejecuta el Historial de archivos o configurar la frecuencia con suficiente frecuencia para capturar todo (consulte Configuración de la frecuencia de la copia de seguridad más arriba).
También es bastante común que los archivos de Outlook tengan un tamaño de hasta gigabytes.
File History no gestiona sus copias de seguridad de una manera particularmente inteligente. Si bien algunas utilidades realizan copias de seguridad de forma incremental, actualizando solo los archivos que han cambiado desde el último análisis y eliminando archivos antiguos, el Historial de archivos no hace eso.
En cambio, el Historial de archivos notificará que los datos han cambiado y realizará una copia de seguridad de todo el archivo nuevamente. Si su archivo de Outlook es demasiado grande, pronto se quedará sin espacio en su disco. Para solucionar este problema, instale File History para mantener copias de seguridad hasta que la unidad esté llena.
Además, periódicamente puedes ir a Configuración > Actualización y seguridad > Copia de seguridad > Más opciones > Ver configuración avanzada > Configuración avanzada > Limpiar versiones .
Aquí puede eliminar sus copias de seguridad según la fecha en que fueron creadas. Utilice el menú Eliminar archivos , configúrelo en Todos menos el último y haga clic en Limpiar .
Si solo desea una forma de realizar una copia de seguridad automática de Outlook y el Historial de archivos no lo hace por usted, consulte el artículo: Instrucciones sobre 4 formas sencillas de realizar una copia de seguridad de los datos de Outlook .
Este artículo le muestra cómo usar Outlook para crear automáticamente un archivo que puede almacenar en su disco externo.
Este archivo actualizado continuamente puede ejecutarse cuando abre Outlook, por lo que es una excelente alternativa si los métodos anteriores tienen problemas.
Si sigue los consejos anteriores, se asegurará de que sus archivos de Outlook se mantengan seguros. Recuerde, es posible que realizar una copia de seguridad no parezca importante hasta que pierda datos. En ese momento, siempre querrás hacer una copia de seguridad de tus datos, así que hazlo hoy para protegerte.
¡Buena suerte!
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