Tipos de flujo de Power Automate y cuándo usarlos

¿Está confundido acerca de los tipos de flujo de Power Automate? En este blog, analizamos las similitudes y diferencias entre los diferentes tipos de flujo y determinamos cuándo usar cada flujo. Pasamos por un proceso simple de toma de decisiones que lo ayudará a decidir. Este es el primer paso que debe realizar al crear un flujo. Puedes ver el video completo de este tutorial en la parte inferior de este blog.

Power Automate es parte de Power Platform. Se utiliza para automatizar flujos, que son solo representaciones visuales de tareas. Donde encuentro que muchos principiantes usan Power Automate es que no saben qué flujo usar para su situación.

Hay 5 flujos en el lado derecho y, cuando comienza por primera vez, Power Automate le pregunta qué tipo de flujo desea crear. Puede seleccionar Business Process, Desktop, Automated Cloud, Instant Cloud y Scheduled Cloud. Eso es mucho para un principiante porque, según la tarea que tenga, puede elegir el flujo de escritorio o la nube programada.

Entonces, en este tutorial, simplemente dibujé un proceso de toma de decisiones o un diagrama para que lo realice con una tarea en mente que siempre le indicará qué flujo usar para su tarea.

Así que piensa en una tarea que quieras automatizar. Puede ser cualquier cosa repetible y no creativa que hagas día a día, semana a semana o mes a mes. No importa. Con eso en mente, debe responder tres preguntas.

Tabla de contenido

• Cómo elegir qué tipos de flujo de Power Automate crear
• Conclusión

Cómo elegir qué tipos de flujo de Power Automate crear

La primera pregunta es: ¿La tarea requiere múltiples puntos de contacto complejos y los datos relacionados con la tarea están en una tabla predeterminada en Dataverse?

Si no sabe qué es Dataverse, automáticamente pasa al soporte NO y puede continuar. Pero si su empresa usa Dataverse y si la tarea que desea automatizar está asociada con una de las tablas en Dataverse, entonces puede hacer que la automatización sea muy sencilla mediante el uso de un flujo de proceso comercial . Los flujos de procesos comerciales se utilizan en asociación con las tablas de Dataverse para guiar a los usuarios a través de procesos de varios pasos.

Lo siguiente que debe preguntar, suponiendo que haya respondido NO aquí (que creo que probablemente lo hará más del 99 % de las personas), es qué tipo de acción desea automatizar .

Hay dos respuestas aquí. O solo desea automatizar acciones que están asociadas con los conectores de Power Automate , o desea, además, automatizar acciones en su escritorio o en la web .

¿Qué son los conectores Power Automate? Son simplemente conectores de terceros que utiliza Power Automate para automatizar acciones .

Por ejemplo, un conector de Power Automate es Outlook. Las acciones asociadas con el conector de Outlook le permiten enviar un correo electrónico. Te permite crear un grupo. Le permite responder a un correo electrónico, reenviar un correo electrónico, determinar si se ha recibido un correo electrónico en su bandeja de entrada o no.

Entonces, todas esas acciones son parte del conector de Outlook. Si todas sus acciones involucran acciones que ya están con un Power Automate Connector, entonces puede seguir esta ruta y es mucho más fácil. Sin embargo, si tiene una acción que no es un Power Automate Connector, debe elegir el flujo de escritorio porque se cubrirá a través del escritorio o la web.

Power Automate tiene miles de conectores que han instalado. Estas son cosas que la gente suele hacer. Si hay alguna acción que desee realizar en un servidor SQL o en Twitter o en 12 Trello o en Slack, por ejemplo, entonces hay un Power Automate Connector ya creado para usted.

Más del 90 % de las tareas que le gustaría hacer, hay un conector para usted. Sólo tienes que encontrarlo. Y la mejor manera de hacerlo es ir a esta URL y buscar conectores allí.

Por ejemplo, desea automatizar el movimiento de una carpeta de un archivo a otro en su computadora. O digamos que si tiene algún software propietario en su computadora que no tiene un Power Automate Connector, entonces necesita usar un flujo de escritorio para ello.

La pregunta final que desea responder es: ¿ cómo activa realmente el flujo? En otras palabras, ¿cómo sabe cuándo comienza realmente el flujo ?

Hay tres tipos diferentes: Evento, Clic y Hora.

El primero es el Evento ( Flujo de Nube Automatizado ). ¿Desea que el flujo se active en función de un evento que ocurra ? Así que digamos que si su tarea es crear una acción para usted mismo cada vez que recibe un correo electrónico de su jefe, eso se marca como de alta importancia. Bueno, la acción real es establecer la tarea pendiente correctamente, pero el desencadenante se basa en eventos. Se basa en un evento que sucede y el evento es que recibes ese correo electrónico. Entonces, entonces debes elegir Evento.

Luego, tenemos Click ( flujo instantáneo de la nube ), lo que significa que desea activar la acción para que suceda cuando lo desee . Entonces, si hace clic en un botón, la acción realmente sucede. Algunas formas en las que he visto que se usa, por ejemplo, digamos que si desea crear un flujo en Slack que envíe un mensaje de felicitación a todos después de una gran reunión del comité directivo que haya tenido.

En lugar de ir a Slack y enviar mensajes a todos individualmente y todo eso, puede crear un flujo basado en el clic de un botón. Simplemente puede ingresar a Power Automate, hacer clic en un botón y simplemente envía un mensaje de felicitación a todos en su grupo de Slack o a todos en su reunión o a todos los que usted especifique. Pero el desencadenante es el clic de un botón que se basa en cuándo desea hacerlo.

Finalmente, puede tener flujos basados ​​​​en el tiempo ( flujo de nube programado ). Estos son los tipos de flujos que desea ejecutar. Por ejemplo, cada semana, cada día, cada hora, cada mes, dos veces al mes, tres veces al mes, cuatro veces al año, trimestralmente, etc.

Por ejemplo, desea enviar un correo electrónico al final de cada semana que resuma todos los clientes que ha incorporado durante los últimos 10 días. Entonces, usaría el conector de correo electrónico y también usaría un conector de SharePoint porque probablemente sus datos estarían en SharePoint en ese momento.

Conclusión

Así es como determina qué flujo usar en función de la tarea que realmente desea automatizar. Una vez más, se pregunta, ¿el flujo requiere múltiples puntos de contacto complejos o sus datos están en una tabla predeterminada? Y Dataverse, ¿qué acción quieres automatizar? ¿Y cómo quieres activar el flujo?

Los flujos de procesos comerciales son los más difíciles de crear, seguidos de los flujos de escritorio, seguidos de los tres flujos restantes.

Espero que todo haya tenido sentido. Si no fue así, déjame un comentario y hazme una pregunta. Mire el video completo a continuación de este tutorial para obtener más detalles.

¡Mis mejores deseos!

Enrique

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