Exportar listas de SharePoint a archivos Excel o CSV

En este blog, discutiremos cómo exportar listas de SharePoint de dos maneras: exportar a un archivo de Excel y a un archivo CSV . Es una forma eficiente de enviar la lista o los datos a otra persona fuera de su organización.

Aprender la diferencia entre exportar a un archivo Excel o CSV lo ayudará a decidir qué método de exportación es ideal en diversas situaciones.

Tabla de contenido

• Cómo exportar listas de SharePoint a Excel
• Cómo exportar listas de SharePoint a CSV
• La diferencia entre exportar a Excel y CSV
• Conclusión

Cómo exportar listas de SharePoint a Excel

Primero, haga clic en Exportar .

Verá dos opciones: Exportar a Excel y Exportar a archivo CSV.

Si está considerando el tiempo, un archivo CSV es mucho más rápido de exportar porque es estático. Sin embargo, si está considerando la dinámica, un archivo de Excel es la mejor opción.

Pero por ahora, elegiremos Exportar a Excel .

Esto realmente descargará un archivo de consulta , básicamente un archivo Power Query en Excel . Inicie sesión en su cuenta de SharePoint o su cuenta 365 en Excel antes de exportar. También puede iniciar sesión cuando abre el archivo de Power Query descargado .

A continuación, abra el archivo de consulta descargado en su Excel para ver los datos exportados.

La columna Etiqueta es una columna de selección múltiple, por lo que las opciones se separan con un punto y coma y un hashtag (;#) .

También puede ver las opciones haciendo clic en el botón desplegable de la columna . En este ejemplo, es la columna Etiquetas .

Luego verás las opciones disponibles.

Si desea filtrar los datos que ve su Excel , puede hacer clic en las columnas que desea usar para filtrar. En este ejemplo, haremos clic en la columna Oficina .

Luego, marque Dallas en el cuadro de diálogo.

Después de eso, haga clic en Aceptar .

Como resultado, su Excel mostrará los elementos que tiene la oficina en Dallas .

Tenga en cuenta que para los archivos de Power Query , primero debe copiar los datos si planea enviarlos a una persona fuera de su organización o empresa. El archivo copiado será el que deberás enviar.

Cómo exportar listas de SharePoint a CSV

Primero, haga clic en Exportar y luego en Exportar a CSV .

Esto descargará un archivo CSV . La mejor parte de esto es que ya no necesita iniciar sesión.

Y verá la versión estática de la lista.

Tenga en cuenta que cuando elige exportar a CSV , está descargando la versión actualizada más reciente de su lista. Dado que es estático, cuando actualiza su lista de SharePoint, debe volver a descargarla.

Mientras que en un archivo de Power Query , cada vez que actualice su lista de SharePoint, automáticamente hará lo mismo en el archivo, ya que es un archivo de Power Query .

La diferencia entre exportar a Excel y CSV

Estas son las principales diferencias entre ambos:

• El archivo de Power Query es como una extensión de su lista de SharePoint, lo que significa que cualquier cambio realizado en su lista de SharePoint se reflejará en el archivo de Power Query .
• Si va a enviar el archivo de Power Query a una persona ajena a su organización, debe copiar y pegar el archivo en otra hoja y enviar el archivo copiado.
• El archivo CSV es estático. Si lo va a enviar a otra persona fuera de su organización, no necesita hacer una copia. Puedes enviarlo directamente a la persona.
• No necesita iniciar sesión para acceder a un archivo CSV exportado .
• Si se realizaron cambios después de haber exportado la lista a un archivo CSV , no se reflejarán en el archivo CSV a menos que se vuelva a descargar.

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Conclusión

En resumen, ha aprendido a exportar su lista de SharePoint a Excel y CSV . Si desea enviar los datos fuera de su organización, puede elegir entre los dos. Sin embargo, si está buscando uno rápido, exportar la lista a CSV es la mejor opción.

Al aprender la diferencia entre estos dos, podrá decidir fácilmente qué método de exportación es ideal en diversas situaciones. Si desea obtener más información sobre este tema y otro contenido relacionado, puede consultar la lista de enlaces relevantes a continuación.

Mis mejores deseos,

Enrique