Las reuniones en línea son una forma para que las organizaciones actuales se conecten con clientes existentes y potenciales, involucren a los empleados a través de reuniones generales y organicen eventos a gran escala. Para crear una experiencia de reunión en línea fluida y atractiva en Zoom , primero debe asegurarse de proporcionar un entorno controlado y seguro.
A continuación se muestran algunas formas clave en las que puede proteger sus reuniones de Zoom en línea.
Siete mejores prácticas para la seguridad de las reuniones en línea en Zoom
Garantizar un entorno controlado y seguro ayudará a ofrecer una experiencia de reunión en línea perfecta
Desactivar el chat para los asistentes
Para evitar conversaciones paralelas o comentarios inapropiados durante una reunión, puede desactivar el chat para todos los participantes. Si el chat está desactivado para los asistentes, el organizador de la reunión y otros panelistas aún podrán conversar entre sí. Puede desactivar el chat en la configuración de su cuenta o durante la reunión. Consulte el artículo: Cómo apagar el micrófono en Zoom en la PC y el teléfono para obtener más detalles.
Controlar la función de preguntas y respuestas
La función de preguntas y respuestas permite a los asistentes hacer preguntas durante una reunión y dejar que los panelistas, coanfitriones y creadores de la reunión las respondan. Para ayudar a administrar la función de preguntas y respuestas frente a posibles abusos por parte de un asistente, desactive la opción "Permitir que se vean las pantallas" en la sección Preguntas y respuestas del panel "Seminarios web" en Zoom. De esa manera, los asistentes solo podrán ver las preguntas que el organizador de la reunión y los panelistas elijan responder.
Eliminar la función de incógnito
En la pestaña Preguntas y respuestas en la configuración, desactive la opción " Permitir preguntas anónimas" para desactivar los envíos anónimos. Al eliminar esta opción, los participantes ya no podrán enviar preguntas sin proporcionar los nombres del organizador, los coanfitriones y los panelistas de la reunión.
Requiere contraseña
Los organizadores de reuniones de Zoom pueden solicitar un código de acceso para obtener una capa adicional de seguridad. Los códigos de acceso se pueden habilitar en la configuración de la cuenta y los asistentes necesitarán el código de acceso para acceder a la reunión web.
Gestionar presentadores y participantes en reuniones.
Puede administrar tanto a los presentadores como a los participantes a través de los controles del organizador de la reunión:
- Para panelistas : el organizador de la reunión puede silenciar/solicitar activar el silencio, pausar o eliminar la lista de participación de la reunión. También puede cambiar el rol de un panelista a coanfitrión o participante.
- Para los participantes : el organizador de la reunión puede cambiar si los asistentes quieren hablar (mediante el uso de la función de levantar la mano), así como cambiar el nombre o eliminar a los asistentes. También pueden promover a un asistente para que se convierta en panelista, lo que significa que podrá aparecer en video y audio para que otros miembros de la audiencia puedan verlo y escucharlo.
Bloquear la reunión
Una vez que la audiencia prevista se haya unido a la reunión, puede evitar que nuevos panelistas o asistentes se unan a la sesión bloqueándola a través de los controles del creador de la reunión. Una vez que una reunión está bloqueada, no podrán unirse nuevos asistentes ni oradores a menos que usted desbloquee la reunión.
Configurar la autenticación para reuniones
Los administradores pueden habilitar la autenticación para exigir a los asistentes a la reunión que inicien sesión en su cuenta de Zoom para unirse a la sesión. Puede limitar aún más el acceso a los usuarios de Zoom cuyas direcciones de correo electrónico coincidan con un determinado dominio o impedir que los usuarios de dominios específicos se unan a reuniones o seminarios web. Esta función se implementa a nivel de cuenta y puede resultar útil si desea limitar su lista de participantes a usuarios verificados o usuarios de una determinada organización.
Ya sea que se conecte con cientos o miles de asistentes, estos controles de seguridad pueden ayudarlo a realizar reuniones en línea con confianza. Las reuniones en línea con Zoom permiten a los usuarios crear experiencias memorables en un entorno escalable y seguro, las empresas pueden minimizar las distracciones y mantener a las audiencias enfocadas en el contenido que se presenta.
¡Espero que apliques con éxito los consejos anteriores!
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