Boostez votre flux de travail de productivité Outlook avec ces conseils

Pour le novice ou le professionnel, Microsoft Outlook comprend de nombreuses fonctionnalités que vous pouvez utiliser pour augmenter votre productivité. Voici quelques conseils essentiels pour améliorer votre flux de travail et votre productivité en utilisant Outlook pour Mac, Office 365 ou les versions Web.

Règles de configuration

Les règles peuvent vous aider à automatiser la gestion de vos messages, qu'il s'agisse de bloquer le courrier indésirable ou de déplacer des messages spécifiques vers un dossier. Par exemple, vous pouvez déplacer tous les messages de votre patron vers un dossier particulier, afin de ne jamais les manquer. Avec la version complète d'Outlook, vous pouvez créer des règles assez complexes.

Voici une règle simple où je déplace des messages du dossier destinataire. Sélectionnez un message du destinataire, cliquez sur l' onglet Accueil , puis cliquez sur Règles > Créer une règle .

Cochez la case Du destinataire puis cochez Déplacer l'élément vers le dossier. Choisissez un dossier existant ou créez-en un nouveau. Sélectionnez-le et cliquez sur OK. Vous pouvez exécuter la règle immédiatement ou ultérieurement. Vous pouvez configurer des règles pour recevoir une alerte lorsque vous recevez un e-mail d'un destinataire particulier  ou des messages contenant certains mots. Découvrez comment déplacer de nouveaux messages vers un dossier spécifique .

De plus, des règles avancées ont été ajoutées à Outlook.com il y a quelques années.

Utiliser les catégories de couleurs et les drapeaux

Utilisez la fonction Couleur et catégories pour vous aider à hiérarchiser et à vous concentrer sur ce qui est important. Sélectionnez un message et cliquez sur le menu Catégoriser, puis choisissez une couleur appropriée. Vous pouvez personnaliser ces couleurs avec une signification particulière. Cliquez sur Catégories > Toutes les catégories > sélectionnez une couleur, puis Renommer. Des commandes clavier peuvent également être attribuées afin que vous puissiez marquer rapidement un message.

L'indicateur de suivi peut également vous aider à vous souvenir des messages que vous devez consulter lorsque vous en avez le temps. Lorsque vous signalez un e-mail, il apparaît dans vos listes de tâches et de tâches afin que vous puissiez vous en souvenir.

Planification à l'aide de la livraison différée

Outlook vous permet de retarder la livraison d'un e-mail à un moment particulier de la journée. Cette fonctionnalité est pratique si vous savez qu'un destinataire ne recevra pas votre message avant un certain temps. Si vous savez qu'un utilisateur consulte ses e-mails vers 3 heures du matin, créez un nouveau message, puis cliquez sur le bouton Retarder la livraison sous Options . Apportez les modifications appropriées aux options de livraison telles que Ne pas livrer avant la date et l'heure.

Créer un dossier de recherche

Un dossier de recherche est un moyen puissant de trier vos messages et d'apporter un peu de bon sens à votre boîte de réception. Par exemple, vous pouvez créer un dossier de recherche pour les e-mails que vous souhaitez suivre ou marquer les messages de personnes, de groupes ou de listes spécifiques.

Cliquez sur l' onglet Dossier , cliquez sur Nouveau dossier de recherche, puis choisissez le type de dossier de recherche que vous souhaitez créer à partir de l'un des groupes. Sélectionnez le dossier de messagerie et cliquez sur OK. Un dossier de recherche est créé dans le volet de navigation. Tous les messages que je choisis de suivre y seront disponibles quand j'en aurai besoin.

Définir le niveau de filtre de courrier indésirable

Le courrier indésirable peut ralentir le nombre d'e-mails productifs que vous pouvez recevoir tout au long de la journée. À l'aide du filtre de courrier indésirable d'Outlook, vous pouvez minimiser son impact. Cliquez sur l'onglet Accueil, cliquez sur le menu Courrier indésirable dans le groupe Supprimer, puis cliquez sur Options de courrier indésirable.

Je recommande de commencer par le réglage Bas et de voir comment cela fonctionne pour vous. Si les messages indésirables sont trop agressifs, vous pouvez passer à une option supérieure. Au cas où le filtre signalerait par erreur un message important, je garderais l'option Supprimer définitivement décochée.

Créer des sauvegardes du fichier PST

Outlook est un système, et il peut aussi échouer. Le maintien d'une sauvegarde saine de votre dossier personnel peut garantir une récupération en douceur en cas de corruption, de défaillance du système ou de tout autre problème imprévu.

Les fichiers de données Outlook (.pst) créés à l'aide d'Outlook 2013 ou d'Outlook 2016 (ou version ultérieure) sont enregistrés sur votre ordinateur dans le dossier Documents\Outlook Files . Si vous avez effectué une mise à niveau vers Outlook sur un PC ou un Mac sur lequel des fichiers de données ont déjà été créés dans Outlook 2007 ou une version antérieure, ces fichiers sont enregistrés à un emplacement différent dans un dossier caché sous C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook .

Le fichier de données Outlook hors connexion (.ost) est également enregistré dans C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook . La plupart des données restent sur le serveur ; cependant, tous les éléments enregistrés localement doivent être sauvegardés. Par exemple, Calendrier, Contacts, Tâches et tous les dossiers marqués Local uniquement. Pour en savoir plus sur la création et la sauvegarde de dossiers PST, consultez les articles suivants :

• Comment créer un dossier PST dans Outlook
• Créer un dossier PST dans Outlook 2013
• Que sont les dossiers Outlook PST et comment les utiliser
• Réparer le dossier PST corrompu dans Outlook

Vous pourriez également être intéressé par la façon de trouver le dossier OLK temporaire d'Outlook .

Configurer les réponses d'absence du bureau

Que vous soyez absent du bureau pendant la majeure partie de la journée ou en vacances pendant un mois, la configuration d'une réponse d'absence du bureau peut faire savoir à vos contacts que vous n'êtes pas disponible. L'utilisation de l' assistant d'absence du bureau  réduira beaucoup de bruit dans votre boîte de réception lorsqu'ils essaient de vous joindre sans réponse immédiate. Cela réduira également le travail de nettoyage de votre boîte de réception à votre retour. Cliquez sur Fichier > Infos > Réponses automatiques .

Sélectionnez la case d'option Envoyer des réponses automatiques, puis définissez la période à laquelle vous souhaitez que ce message particulier soit envoyé. Vous pouvez également envoyer ce message à des collègues à l'intérieur ou à l'extérieur de l'organisation.

Si vous utilisez Outlook pour iOS, appuyez sur Paramètres, appuyez sur votre serveur Exchange, puis appuyez sur Réponses automatiques . Activez les réponses automatiques et saisissez un message personnalisé.

Gestion des notifications

Les notifications de bureau Outlook peuvent être accablantes et vous distraire. Une option que vous avez est de les désactiver. Pour les désactiver, cliquez avec le bouton droit sur l'icône Outlook dans la zone de notification de la barre des tâches, puis cliquez sur Afficher l'alerte de nouveau message sur le bureau. Pour les anciennes versions d'Outlook, consultez notre article sur la façon de désactiver les alertes de bureau Outlook .

Conseils Outlook Mobile

Si vous utilisez la version mobile d'Outlook, voici quelques conseils que vous pouvez utiliser pour rester productif lors de vos déplacements.

Basculez entre les calendriers personnels et professionnels.

Appuyez sur l'onglet Calendrier, puis sur le menu hamburger, puis sur votre calendrier professionnel ou personnel.

Planifier un appel Skype avec Outlook pour iOS

Appuyez sur Calendrier, créez un nouvel événement, puis saisissez un nom pour l'événement. Appuyez sur Personnes, puis ajoutez les personnes que vous souhaitez inviter. Balayez vers le bas et basculez sur Appel Skype, puis appuyez sur le lien Appel Skype, saisissez une description, puis appuyez sur Terminé . Appuyez sur Enregistrer pour terminer.

Envoyer une disponibilité

Créez un nouveau message et appuyez sur l'événement Calendrier.

Appuyez sur envoyer la disponibilité, choisissez une heure appropriée, puis sur Terminé.

Envoyez votre message.

Les mises à jour récentes d'Outlook pour Windows ou Mac ont ajouté de nouvelles fonctionnalités. Consultez notre article pour plus d' informations sur la façon dont vous pouvez utiliser ces nouvelles fonctionnalités. Consultez également notre article avec une  liste de commandes clavier Outlook pour les utilisateurs de Mac.