Cosa cè di nuovo in Outlook 2019?

Outlook 2019 è stato il client di posta elettronica di riferimento per le aziende per quasi due decenni ed è anche uno dei preferiti di molti utenti domestici e occasionali. In Outlook 2019, Microsoft ha raccolto il feedback degli utenti e ha fornito diverse nuove funzionalità che rendono Outlook ancora più semplice e meno problematico con cui lavorare.

Outlook è come un camaleonte. I suoi pulsanti e le sue funzionalità possono variare parecchio a seconda del tipo di account che hai. Se stai utilizzando un account e-mail Microsoft Exchange per il tuo posto di lavoro, ad esempio, avrai accesso a una serie di funzionalità che altre persone non potranno mai vedere, come la pianificazione di sale conferenze e altri spazi per riunioni quando pianifichi una riunione e la creazione risposte automatiche fuori sede per e-mail. E se disponi di un account e-mail POP, hai opzioni come flag di stato e categorie di colori che puoi assegnare a messaggi ed eventi del calendario. Le persone con account di posta IMAP non li ricevono. Quindi, se il tuo schermo ha un aspetto diverso da quello mostrato in questo articolo, questo è uno dei motivi. Un altro motivo è che potresti utilizzare Office 365, che Microsoft aggiorna periodicamente,

Configurazione dell'account più semplice. . .

Nel corso degli anni, Microsoft ha reso il processo di configurazione dell'account di Outlook progressivamente più semplice, rilevando sempre più impostazioni necessarie con ogni versione. A questo punto, in Outlook 2019, è praticamente infallibile. Non c'è più bisogno di conoscere dettagli tecnici come i nomi dei server di posta e i numeri di porta (a meno che tu non stia configurando un tipo speciale di account o ti stia connettendo a un server Exchange). Nella maggior parte dei casi, devi semplicemente comunicare a Outlook il tuo indirizzo e-mail e la password e lui fa il resto.

Ecco come impostare automaticamente un nuovo account Outlook.

Scegli File → Informazioni → Impostazioni account → Impostazioni account per aprire la finestra di dialogo Impostazioni account.

Fare clic su Nuovo.

Inserisci l'indirizzo email desiderato.

Fare clic su Connetti.

Quando richiesto, inserisci la password e fai clic su OK.

Nella schermata di conferma, fai clic su Fine.

È così che dovrebbe funzionare. In caso contrario, riprovare, ma prima del passaggio 4, fare clic su Opzioni avanzate, quindi selezionare la casella di controllo Consentimi di configurare il mio account manualmente.

Scegli di configurare l'account manualmente.

Quindi, nella casella Configurazione avanzata, scegli il tipo di server di posta. Quindi, quando viene richiesto di inserire la password, fallo e fai clic su Connetti.

Seleziona il tipo di server di posta.

Ma aspetta, il tecnico tra di voi sta dicendo, come sta selezionando il tipo di server "configurazione avanzata?" Hai ragione, non lo è. Se hai davvero bisogno di entrare e modificare le impostazioni, come la sicurezza, il numero di porta, l'indirizzo del server di posta, quel genere di cose, vedi la sezione successiva.

A seconda del tipo di server, a volte Outlook ti richiede le informazioni sul server quando scegli Configurazione avanzata (ad esempio, se ti stai connettendo a un server Exchange). Ma per i normali vecchi account IMAP e POP, è semplice.

. . . Ma la configurazione avanzata dell'account è più complicata

Nel suo tentativo di semplificare l'impostazione della posta, Microsoft l'ha resa più ingombrante per quelli di noi che desiderano accedere alle impostazioni del server di posta. La persona media non li troverà mai. E forse questo è l'obiettivo - tenere gli utenti non qualificati fuori dalle aree in cui non dovrebbero trovarsi - ma è frustrante per noi che in realtà abbiamo motivi per andarci.

Potresti pensare che il comando Modifica ti dia accesso alle impostazioni del server, ma non è così. Guarda tu stesso:

Scegli File → Informazioni → Impostazioni account → Impostazioni account per aprire la finestra di dialogo Impostazioni account se non è già aperta.

Seleziona l'account da modificare e fai clic su Modifica.

Scegli Modifica dopo aver selezionato un account.

Nella finestra di dialogo Impostazioni account, apporta le modifiche desiderate alle impostazioni. Ma come puoi vedere di seguito, le impostazioni disponibili non hanno nulla a che fare con la configurazione del server di posta.

Selezionare Avanti e quindi selezionare Fatto.

Queste sono le modifiche che puoi apportare dopo la configurazione all'account.

Ecco dove diventa difficile. Per ottenere le impostazioni effettive del server di posta, devi utilizzare il comando Ripara, in questo modo:

Nella finestra di dialogo Impostazioni account, selezionare l'account e quindi fare clic su Ripara.

Seleziona Opzioni avanzate.

Contrassegna la casella di controllo Lasciami riparare manualmente il mio account. Quindi fare clic su Ripara.

Infine ecco le impostazioni di cui hai bisogno. Modifica qui le informazioni sul server di posta in arrivo.

Queste sono le modifiche che puoi apportare dopo la configurazione all'account.

Fare clic su Posta in uscita per visualizzare le impostazioni del server di posta in uscita. Apportare le modifiche se necessario.

Queste sono le modifiche che puoi apportare dopo la configurazione all'account.

Selezionare Ripara per applicare le modifiche alle impostazioni.

Al messaggio di conferma, fai clic su Fine.

Eliminare il disordine con Posta in arrivo mirata

La funzione Posta in arrivo evidenziata divide la cartella Posta in arrivo in due schede nella parte superiore del riquadro dell'elenco dei messaggi: Evidenziata e Altro. Quindi cerca di decidere in modo intelligente quali sono i messaggi più importanti, che vengono visualizzati quando si seleziona Focused. Quando si seleziona Altro, vengono visualizzati i messaggi che Outlook ha determinato essere meno importanti. Questo può aiutare a ridurre il disordine nella tua casella di posta da messaggi commerciali e meme/scherzi stupidi. Questa è una funzionalità di Outlook 2019 che è stata ampiamente pubblicizzata come un miglioramento per Office 2019 quando è stata inizialmente annunciata, ma più persone la odiano di quanto non gli piaccia.

Per attivare/disattivare Posta in arrivo evidenziata, scegli Visualizza → Posta in arrivo evidenziata.

Se non vedi il comando Posta in arrivo evidenziata nella scheda Visualizza, Posta in arrivo evidenziata potrebbe non essere disponibile per te. Dipende dalla versione di Outlook, dal tipo di server di posta e da altri fattori. La documentazione Microsoft afferma che Posta in arrivo evidenziata richiede un account di posta elettronica Microsoft Exchange o Office 365. Tuttavia, anche se sei su un server Exchange, potresti non vederlo se l'amministratore ha disabilitato la funzione.

In precedenza c'era una funzionalità in Outlook chiamata Clutter, che funzionava spostando gli elementi "Altro" in una cartella separata. La Posta in arrivo evidenziata è meno invadente e cambia solo la visualizzazione del contenuto della Posta in arrivo e non il contenuto effettivo.

@Menzioni

Sometimes when people get in a hurry to send a message, they forget to include someone on it who is referenced in the message. To help combat such oversights, Outlook 2019 features the @Mentions option. It enables you to easily tag someone mentioned in an email so that they automatically receive a copy of the message. To use it when you are composing a message, simply precede the person’s name with an @ sign. A drop-down list appears containing the names of people in your Contacts list. Choose the name you want from the list to automatically add them to the recipient list.

Automatically cc someone you are talking about by using an @ mention.

Quando i destinatari visualizzano il messaggio, vedranno evidenziato il nome menzionato. Il nome è un collegamento ipertestuale attivo che apre un riquadro di informazioni su quella persona (dall'elenco dei contatti del destinatario) quando viene cliccato. (Non tutti i destinatari lo vedono, solo quelli che utilizzano una versione di Outlook che supporta la funzionalità.)

Ascoltare i tuoi messaggi con la lettura ad alta voce

Hai mai desiderato di poterti rilassare sulla sedia, con i piedi sulla scrivania e avere un assistente che ti leggesse i messaggi in arrivo? Questa può essere una realtà (beh, una specie di) quando usi la funzione Leggi ad alta voce in Outlook 2019.

Se nella scheda Home viene visualizzato il pulsante Leggi ad alta voce, la funzionalità Outlook 2019 è abilitata. Se non è presente, seleziona File → Opzioni → Facilità di accesso. Contrassegnare la casella di controllo Mostra lettura ad alta voce sotto l'intestazione Opzioni di visualizzazione dell'applicazione e fare clic su OK.

Abilita la funzione Leggi ad alta voce di Outlook 2019 nelle Opzioni di Outlook.

Per utilizzare la funzione Leggi ad alta voce, seleziona un messaggio e fai clic su Home → Leggi ad alta voce. Assicurati che il volume del tuo sistema non sia disattivato.

Contrassegno automatico come letto per i messaggi eliminati

Probabilmente non hai letto tutti i messaggi prima di eliminarli. Se è ovviamente un annuncio pubblicitario o qualche altra sciocchezza per cui non hai tempo, potresti semplicemente selezionarlo e premere il tasto Canc. Il problema è stato storicamente che non dà a Outlook il tempo di registrare l'e-mail come letta e si finisce con un mucchio di messaggi non letti nella cartella Posta eliminata.

Novità di Outlook 2019, puoi scegliere di contrassegnare tutti i messaggi come letti immediatamente quando vengono eliminati. Per impostare questa funzione, scegli File → Opzioni → Posta. Scorri fino in fondo, fino alla sezione Altro e contrassegna la casella di controllo Segna messaggi come letti quando eliminati.

Più flessibilità per i promemoria di Outlook

Outlook è stato tradizionalmente un programma "educato", in quanto non sovrappone la sua finestra Promemoria a qualsiasi altra applicazione che potresti eseguire in primo piano. Tuttavia, puoi modificare questo comportamento in Outlook 2019 per assicurarti di non perdere mai un promemoria. Scegli File → Opzioni → Avanzate. Quindi, nella sezione Promemoria, seleziona la casella di controllo Mostra promemoria su altre finestre.

Programmazione in più fusi orari

Quando stai cercando di pianificare un incontro con persone in più fusi orari, può creare confusione cercare di capire i cambiamenti nella tua testa. Per aggiungere un secondo o un terzo fuso orario al modulo di calendario, scegli File → Opzioni → Calendario. In Fusi orari, scegli Mostra un secondo fuso orario (e Mostra anche un terzo fuso orario, se necessario). Inserisci un'etichetta nella casella Etichetta per ogni fuso orario. Questa capacità di etichettare le zone può essere utile se si desidera denominarle come determinate filiali o clienti anziché il nome effettivo del fuso orario.

Ora puoi configurare fino a tre fusi orari.