Access 2019: come modificare e modificare un database di Access

Dopo aver creato un database di Access da zero o da un modello, potrebbe essere necessario modificarlo assegnando a ciascun campo un nome descrittivo, definendo la dimensione di ciascun campo o aggiungendo ed eliminando un campo. Con Access 2019, queste attività sono più facili che mai.

Denominazione di un campo in Access 2019

Se crei un database da zero, Access visualizza nomi di campo generici come Field1. Se non hai modificato questi nomi di campi generici quando hai creato il database, puoi cambiare i nomi in un secondo momento. Se crei un database da un modello, vedrai i nomi dei campi descrittivi, ma potresti comunque voler rinominare i campi in qualcos'altro.

Per rinominare un campo in Access, segui questi passaggi:

Nel riquadro All Access Objects a sinistra dello schermo, fare doppio clic sulla tabella che contiene i campi che si desidera rinominare. Access visualizza la visualizzazione Foglio dati (che assomiglia a un foglio di calcolo Excel) del database.

Fare doppio clic sul campo (intestazione di colonna) che si desidera rinominare. Access evidenzia l'intestazione della colonna.

Digita un nuovo nome per il tuo campo.

Per rinominare altri campi, ripetere i passaggi 2 e 3.

Al termine, premi Invio.

Aggiungere ed eliminare un campo in Access

A volte potrebbe essere necessario aggiungere un campo per fare spazio a memorizzare nuove informazioni. Altre volte, potresti voler eliminare un campo che non ti interessa davvero.

Di solito è meglio aggiungere ed eliminare campi durante la creazione e la progettazione di un database, prima di iniziare a memorizzare dati come nomi e indirizzi. Se aggiungi campi dopo aver archiviato i dati, ti ritroverai con campi vuoti nei record esistenti.

Per aggiungere un campo a una tabella del database di Access, attenersi alla seguente procedura:

Fare clic sulla freccia rivolta verso il basso visualizzata a destra dell'intestazione Fare clic per aggiungere. Viene visualizzato un menu.

Scegli il tipo di campo che desideri aggiungere, ad esempio Valuta o Testo breve. Access inserisce il tuo campo e gli dà un nome generico come Field3.

Per eliminare un campo da una tabella del database di Access, attenersi alla seguente procedura:

Fare clic con il pulsante destro del mouse sul campo (intestazione di colonna) che si desidera eliminare. Access evidenzia l'intera colonna nella tabella del database e visualizza un menu a comparsa.

Fare clic con il pulsante destro del mouse su un campo per modificarlo.

Fare clic su Elimina campo. Se sono stati memorizzati dati in quel campo, viene visualizzata una finestra di dialogo che chiede se si desidera eliminare definitivamente tutti i dati nel campo.

Se elimini un campo, elimini anche tutti i dati che potrebbero essere memorizzati in quel campo. A seconda della quantità di dati che hai archiviato, puoi cancellare molte informazioni eliminando un singolo campo, quindi fai attenzione.

Fare clic su Sì (o No). Se fai clic su Sì, Access elimina il campo scelto.

Definire il tipo e la dimensione di un campo in Access

Il tipo di dati di un campo definisce il tipo di dati che il campo può contenere (numeri, testo, date e così via) e la dimensione di un campo definisce la quantità di dati che il campo può contenere (nessun numero superiore a 250 cifre, qualsiasi stringa di testo con meno di 120 caratteri e così via).

Lo scopo della definizione del tipo e della dimensione di un campo è assicurarsi di archiviare solo dati validi in quel campo. Se un campo è pensato per memorizzare i nomi, non vuoi che qualcuno digiti un numero. Se un campo deve memorizzare l'età di una persona, non vuoi che il campo accetti numeri negativi.

Per definire il tipo e la quantità di dati che un campo può memorizzare in Access, attenersi alla seguente procedura:

Fare clic sulla scheda Home.

Nel riquadro All Access Objects a sinistra dello schermo, fare doppio clic sulla tabella che contiene i campi che si desidera definire. Access visualizza la visualizzazione Foglio dati della tabella.

Fare clic sull'intestazione della colonna del campo che si desidera definire. Access evidenzia l'intera colonna.

Nell'interfaccia della barra multifunzione, fare clic sulla scheda Campi che viene visualizzata sotto l'intestazione Strumenti tabella. La scheda Campi mostra le opzioni per modificare il tuo campo.

Nel gruppo Formattazione, fare clic sulla freccia che appare a destra della casella combinata Tipo di dati. Viene visualizzato un menu a discesa che elenca tutti i tipi di dati che è possibile definire per l'archiviazione in un campo.

Puoi scegliere un tipo di dati specifico per assicurarti che un campo memorizzi le informazioni corrette.

Scegli un tipo di dati, ad esempio Numero, Testo o Data/Ora. A seconda del tipo di dati scelto, puoi scegliere opzioni aggiuntive facendo clic nella casella combinata Formato.

Se modifichi il tipo di dati di un campo, potresti perdere tutti i dati esistenti archiviati in quel campo.