10 suggerimenti non comuni per Microsoft Access 2019

Gli esperti tecnici - le persone che conoscono Microsoft Access 2019 dentro e fuori - potrebbero essere un po' intimidatori, ma sono importanti - e loro (noi?) In nessun modo intendono intimidire. Sono importanti per gli utenti medi di Access perché forniscono consigli preziosi e sono importanti per Access stesso perché guidano il modo in cui Microsoft migliora continuamente i propri prodotti. Questi uomini e queste donne sono le persone che testano i prodotti Office prima che le nuove versioni vengano rilasciate al pubblico e sono quelli che scrivono libri per aiutare gli utenti di tutti i livelli a ottenere il massimo dal software.

Quindi, le persone che sviluppano database per vivere sono una risorsa essenziale per l'utente medio, per il "power user" e anche per il produttore di software. Ecco una raccolta di alcuni dei migliori consigli raccolti da un lungo elenco di esperti di Access. Sapendo che stavano offrendo suggerimenti per i nuovi utenti, hanno offerto consigli per soddisfare le tue esigenze e per aiutarti a garantire che tu possa davvero utilizzare Access in modo sicuro ed efficace. Al termine, avrai dedicato ai tuoi sforzi la giusta quantità di pianificazione e organizzazione e avrai piani solidi per andare avanti con lo sviluppo e l'utilizzo dei database che crei con Access.

Quindi, ecco il saggio consiglio: in dieci bocconi veloci.

Documenta tutto come se un giorno sarai interrogato dall'FBI

Non lesinare sul tempo speso a documentare il tuo database. Come mai? Perché in seguito sarai felice di non aver lesinato. Avrai tutti i tuoi piani, le tue informazioni generali e tutte le tue idee - quelle su cui hai agito e quelle che sono rimaste sul tavolo da disegno - pronte la prossima volta che avrai bisogno di costruire un database. Avrai anche loro a cui fare riferimento quando o se qualcosa va storto con il tuo database corrente. Hai cancellato per sbaglio una query salvata? Nessun problema. Fare riferimento alla documentazione. Hai dimenticato come erano collegate le tue tabelle? Controlla la documentazione e ricostruisci le relazioni. Hai bisogno di spiegare a qualcuno perché o come hai impostato qualcosa? Fai riferimento ai tuoi appunti e stupiscili con la tua previdenza e attenta considerazione.

Quindi, cosa dovrebbe includere questa gloriosa documentazione? Bene, tutto. Ma ecco un elenco per iniziare:

• Informazioni generali sulla banca dati:
  • Posizioni di file/dati (con percorsi di rete specifici o URL Internet)
  • Spiegazione di cosa fa il database
  • Informazioni su come funziona
• Disposizione dei tavoli:
  • Includi nomi di campi, dimensioni, contenuti e contenuti di esempio.
  • Se alcuni dei dati provengono da fonti esoteriche o temporanee (ad esempio, i dati della carta di credito che scarichi mensilmente online), annota questo fatto nella documentazione.
• Riepilogo dei rapporti:
  • Nomi dei rapporti
  • Una spiegazione delle informazioni sul rapporto

Se è necessario eseguire alcune query prima di creare un report, documentare il processo. (Meglio ancora, chiedi a un nerd amichevole di aiutarti ad automatizzare il lavoro.)

• Query e logica: per ogni query, fornire una spiegazione dettagliata del funzionamento della query, soprattutto se coinvolge più tabelle o origini dati esterne ad Access (come tabelle SQL o altre aree di archiviazione delle informazioni di grandi dimensioni).
• Rispondi alla domanda "Perché?": Mentre documenti il ​​tuo database, concentrati sul perché il tuo design funziona nel modo in cui funziona. Perché le query utilizzano quelle tabelle particolari? Certo, se lavori in un ambiente aziendale, potresti non sapere perché il sistema funziona in quel modo, ma non fa mai male chiedere.
• Dettagli sul ripristino di emergenza:
  • Il processo di backup e la pianificazione
  • Dove si trovano i backup (che si stanno facendo i backup, giusto?) E come ripristinare un file di backup
  • Cosa fare se il database smette di funzionare

Se il tuo database esegue un'importante funzione organizzativa, come la contabilità, l'inventario, la gestione dei contatti o l'inserimento degli ordini, assicurati che sia in atto un processo manuale per mantenere l'organizzazione in funzione in caso di malfunzionamento del database e ricorda di documentare il processo!

Se hai bisogno di aiuto con uno di questi elementi, chiedi a qualcuno! Sia che tu prenda in prestito qualcuno dal tuo dipartimento di Information Technology o noleggi un fanatico del computer, ottieni l'aiuto di cui hai bisogno. Tratta la tua documentazione come un'assicurazione: nessuna organizzazione dovrebbe funzionare senza di essa.

Ogni 6-12 mesi, rivedi la documentazione per vedere se sono necessari aggiornamenti. La documentazione è utile solo se è aggiornata e se qualcuno diverso da te può capirla. Allo stesso modo, assicurati che tu (o le tue controparti in ufficio) sappiate dove si trova la documentazione. Se disponi di una versione elettronica, conservane il backup e tieni a portata di mano una stampa, cosa che sarai felice di aver fatto se tu o qualcun altro tentate di riciclare le parti del database utilizzando la funzione Parti dell'applicazione.

Mantieni i campi del database di Access il più piccoli possibile

Man mano che crei tabelle, imposta i campi di testo delle dimensioni appropriate per i dati che conservi al loro interno. Per impostazione predefinita, Access imposta i campi di testo (noto come testo breve) per contenere 255 caratteri, un'impostazione piuttosto generosa, in particolare se il campo contiene abbreviazioni di stato di due lettere misere.

Cento o più spazi extra, che non vengono utilizzati nella maggior parte dei campi di testo, non sembrerebbe nulla su cui perdere il sonno, ma moltiplica quello spazio su una tabella con 100.000 indirizzi di clienti e finisci con un sacco di megabyte di spazio di archiviazione spazio che sono molto occupati a non contenere nulla.

Regolare la dimensione del campo con l'impostazione Dimensione campo nella scheda Generale in visualizzazione Struttura.

Usa i campi numerici per i numeri reali nei database di Access

Usa i campi numerici per i numeri utilizzati nei calcoli , non per il testo che finge di essere un numero. Le applicazioni software percepiscono un'enorme differenza tra il codice postale 47999 e il numero 47.999. L'applicazione visualizza un codice postale come una serie di caratteri che sono tutti cifre, ma il numero viene trattato come un numero effettivo che puoi usare per la matematica e tutti i tipi di altre cose numeriche divertenti. L'altro motivo per cui un codice postale non è un campo Numero? Se sei negli Stati Uniti e il tuo codice postale inizia con zero, l'applicazione taglia lo zero iniziale e memorizza solo le cifre diverse da zero nel campo: 01234 diventa 1234. Non va bene!

Quando scegli il tipo per un nuovo campo con dei numeri, poniti una semplice domanda: farai mai un calcolo o farai qualcosa di matematica con quel campo?

• Se calcoli con il campo, usa un tipo Numero .
• Se non calcoli con il campo, memorizza il campo come Testo breve .

Convalida i tuoi dati di accesso

Le convalide possono aiutare a prevenire che dati errati si avvicinino alle tabelle. Le convalide sono facili da eseguire, veloci da configurare e sempre vigili (anche quando sei così stanco da non vedere bene). Se non stai usando le convalide per proteggere l'integrità del tuo database, dovresti davvero iniziare.

Usa nomi comprensibili in Access per semplificare le cose

Quando crei una tabella o un database, pensa al file di database, al campo e ai nomi di tabella che usi:

• Will you remember what the names mean three months from now? Six months from now?
• Are the names intuitive enough that someone else can look at the table and figure out what it does, long after you’ve moved on to bigger and better things?

This becomes even more important as you start using the tools for putting your Access tables and databases online and sharing them via SharePoint — potentially you’re bringing millions of users “to the table”. Also, with the Application Parts feature, the components of your databases can be recycled to help speed the creation of a new database. You don’t want mysterious names for the parts of your database to spread to a new database — to create nightmarish mysteries there too — right?

Delete Access field values with great caution

Whenever you’re deleting field values from a table, make sure you’re killing the values in the right record — check again, and then only when you’re sure, delete the original. Even then, you can still do a quick Ctrl+Z and recover the offending item provided you undo right after catching the mistake.

Why all the checking and double-checking? Because after you delete a field value and do anything else in the table, Access completely forgets about your old value. It’s gone, just as though it never existed. If you delete a record from a table, the record is really gone — because there is no Undo available for an entire record. If that record happened to be important and you didn’t have a current backup file when the record went away, you’re out of luck. Sorry!

Backup, backup, backup your Access databases

L'ho chiarito abbastanza? Tieni sempre un backup del tuo lavoro! Non c'è alcun sostituto per un backup corrente dei tuoi dati, in particolare se i dati sono vitali per la tua vita personale o professionale. Strategie efficaci spesso includono il mantenimento di copie di backup in un'altra posizione nel caso in cui un disastro distrugga il tuo ufficio, sia in un altro ufficio che nel cloud.

Se stai pensando di non aver mai avuto bisogno di un backup prima, allora perché preoccuparsi, pensa alle inondazioni. Pensa ai giornalisti che dicono che un'area attualmente sott'acqua non è mai stata allagata prima. Immagina la vita delle persone che fluttuano per strada. Sia che ti trovi di fronte a un vero disastro di proporzioni uragani, un incendio o che il disco rigido del tuo computer decida di morire (e ciò accade, anche se non ti è mai successo prima), sarai molto più felice se hai un backup del tuo database.

Pensa, pensa e ripensaci prima di agire in Access

Conosci lo slogan del falegname, "Misura due volte, taglia una volta"? Lo stesso si può dire per pensare quando si tratta del tuo database. Non pensare solo a qualcosa, arriva a una conclusione rapida e poi tuffati. Aspetta, pensaci bene di nuovo, e poi magari pensaci una terza volta. Quindi trai una conclusione e inizia ad agire su di essa. Con tutta la potenza che Access ti offre, insieme alla capacità di memorizzare migliaia e migliaia di record nel tuo database, un errore relativamente semplice può essere piuttosto costoso a causa delle potenziali ramificazioni in termini di perdita di dati o di un'azione "non annullabile" intrapresa in errore.

Organizzati e rimani organizzato quando lavori in Access

Sebbene i suggerimenti per organizzarsi e mantenerlo semplice possano sembrare in contrasto, questi due consigli sono davvero amichevoli. Mantenere le cose semplici spesso può essere un modo per evitare la necessità di molta organizzazione dopo il fatto. Considerando che probabilmente ti sei stancato di sentire i tuoi genitori ricordarti che "c'è un posto per ogni cosa, e ogni cosa al suo posto" (o se erano meno poetici, " Pulisci la tua stanza!!! "), avevano ragione.

Se mantieni il tuo database organizzato, risparmierai tempo e fatica. Una tabella ben pianificata e ben organizzata sarà più facile da interrogare, segnalare e includere in un modulo. Inoltre, ordinerà e filtrerà come un fulmine.

Sì, puoi organizzarti troppo. In effetti, l'eccessiva organizzazione è del tutto troppo facile. Tempera la tua voglia di organizzare coltivando un'altra passione: lavorare con il minor numero di passaggi possibili. Limita il numero di cartelle e sottocartelle che utilizzi: un massimo di cinque livelli di cartelle è più che sufficiente per chiunque. Se vai molto oltre i cinque livelli, la tua organizzazione inizia a imbattersi nella tua produttività (e a nessuno piace una perdita di produttività, meno di tutte le persone che escogitano quegli stupidi slogan per i poster di benessere aziendale).

Non c'è da vergognarsi nel chiedere aiuto per l'accesso

Se hai problemi con qualcosa, ingoia il tuo ego e chiedi aiuto. Dire "non lo so" - e poi cercare di scoprire ciò che non sai ancora - non ha vergogna. Questa regola è particolarmente importante quando stai cavalcando una mandria su migliaia di record in un database. Piccoli passi falsi amplificano rapidamente e moltiplicano un piccolo problema in una grande crisi. Chiedi aiuto prima che la situazione diventi disastrosa.