7 suggerimenti per lavorare con le formule di Excel

Diversi elementi possono aiutarti a essere il più produttivo possibile durante la scrittura e la correzione delle formule di Excel. Puoi visualizzare tutte le tue formule contemporaneamente e correggere gli errori uno per uno. È possibile utilizzare procedure guidate aggiuntive per aiutare a scrivere funzioni.

Precedenza dell'operatore principale

Uno dei fattori più importanti nello scrivere le formule è far sì che gli operatori siano corretti, e non mi riferisco agli operatori delle compagnie telefoniche. Questo ha a che fare con gli operatori matematici - sai, piccoli dettagli come segni più e segni di moltiplicazione e dove vanno le parentesi. La precedenza dell'operatore , l'ordine in cui vengono eseguite le operazioni, può fare una grande differenza nel risultato. Hai un modo semplice per mantenere in ordine la precedenza del tuo operatore. Tutto quello che devi ricordare è "Per favore, scusa la mia cara zia Sally".

Questa frase è un mnemonico per quanto segue:

• parentesi

• esponenti

• Moltiplicazione

• Divisione

• aggiunta

• Sottrazione

Pertanto, le parentesi hanno la prima (più alta) precedenza e la sottrazione ha l'ultima. Beh, ad essere onesti, la moltiplicazione ha la stessa precedenza della divisione e l'addizione ha la stessa precedenza della sottrazione, ma l'idea è resa!

Ad esempio, la formula =1 + 2 × 15 è uguale a 31. Se pensi che dovrebbe essere uguale a 45, è meglio che tu vada a trovare tua zia! La risposta è 45 se includi parentesi, come questa: =(1 + 2) × 15.

Ottenere l'ordine degli operatori corretto è fondamentale per il benessere del tuo foglio di lavoro. Excel genera un errore quando i numeri delle parentesi aperte e chiuse non corrispondono, ma se intendi aggiungere due numeri prima della moltiplicazione, Excel non sa che hai semplicemente omesso le parentesi!

Pochi minuti per rinfrescare la memoria su ordine dell'operatore possono farti risparmiare un sacco di grattacapi lungo la strada.

Visualizza formule

Nel caso in cui non l'avessi notato, è un po' difficile visualizzare le tue formule senza modificarle accidentalmente. Questo perché ogni volta che sei in modalità "modifica" e la cella attiva ha una formula, la formula può incorporare l'indirizzo di qualsiasi altra cella su cui fai clic. Questo incasina completamente le cose.

Non sarebbe facile se potessi guardare tutte le tue formule? C'è un modo! È semplice. Fare clic su File in alto a sinistra nell'area di lavoro di Excel, fare clic su Opzioni, fare clic sulla scheda Avanzate e scorrere verso il basso fino alla sezione Opzioni di visualizzazione per questo foglio di lavoro.

Opzioni di impostazione.

Notare la casella di controllo Mostra formule nelle celle invece dei risultati calcolati. Questa casella dice a Excel che per tutte le celle che hanno formule per visualizzare la formula stessa invece del risultato calcolato. La figura seguente mostra un foglio di lavoro che visualizza le formule. Per tornare alla visualizzazione normale, ripetere questi passaggi e deselezionare l'opzione. Questa opzione rende facile vedere quali sono tutte le formule!

Visualizzare le formule in modo semplice.

È possibile modificare accidentalmente le funzioni anche dopo aver selezionato l'opzione Visualizza formule. Fai attenzione a fare clic sul foglio di lavoro.

Correggi formule

Supponiamo che il tuo foglio di lavoro contenga degli errori. Niente panico! Succede anche agli utenti più esperti ed Excel può aiutarti a capire cosa non va. Nella scheda Formule nella sezione Controllo formule è presente il pulsante Controllo errori. Facendo clic sul pulsante viene visualizzata la finestra di dialogo Controllo errori, mostrata qui. Cioè, la finestra di dialogo viene visualizzata se il foglio di lavoro contiene errori. In caso contrario, viene visualizzato solo un messaggio che indica che il controllo degli errori è completo. È così intelligente!

Controllo degli errori.

Quando sono presenti errori, viene visualizzata la finestra di dialogo che rimane attiva mentre si lavora su ciascun errore. I pulsanti Successivo e Precedente consentono di scorrere tutti gli errori prima della chiusura della finestra di dialogo. Per ogni errore che trova, scegli quale azione intraprendere:

• Guida su questo errore: conduce al sistema di guida e visualizza l'argomento per il particolare tipo di errore.

• Mostra passaggi di calcolo: si apre la finestra di dialogo Valuta formula e puoi osservare passo dopo passo come viene calcolata la formula. Ciò consente di identificare il passaggio particolare che ha causato l'errore.

• Ignora errore: forse Excel è sbagliato. Ignora l'errore.

• Modifica nella barra delle formule: questo è un modo rapido per correggere la formula da soli se non hai bisogno di altro aiuto.

La finestra di dialogo Controllo errori ha anche un pulsante Opzioni. Facendo clic sul pulsante si apre la scheda Formule della finestra di dialogo Opzioni di Excel. Nella scheda Formule è possibile selezionare le impostazioni e le regole per il riconoscimento e l'attivazione degli errori.

Usa riferimenti assoluti

Se utilizzerai la stessa formula per un gruppo di celle, come quelle che scendono in una colonna, il metodo migliore è scrivere la formula una volta e quindi trascinarla nelle altre celle utilizzando la maniglia di riempimento. Il problema è che quando trascini la formula in nuove posizioni, tutti i riferimenti relativi cambiano.

Spesso, questa è l'intenzione. Quando c'è una colonna di dati e una colonna adiacente di formule, in genere, ogni cella nella colonna formula fa riferimento alla sua vicina nella colonna dati. Ma se tutte le formule fanno riferimento a una cella che non è adiacente, l'intenzione di solito è che tutte le celle della formula facciano riferimento a un riferimento di cella immutabile. Fai in modo che funzioni correttamente utilizzando un riferimento assoluto alla cella.

Per utilizzare un riferimento assoluto a una cella, utilizzare il simbolo del dollaro ($) prima del numero di riga, prima della lettera della colonna o prima di entrambi. Fallo quando scrivi la prima formula, prima di trascinarla su altre celle, altrimenti dovrai aggiornare tutte le formule.

Ad esempio, non scrivere questo:

=A4 x (B4 + A2)

Scrivilo in questo modo invece:

=A4 x (B4 + $A$2)

In questo modo, tutte le formule fanno riferimento ad A2, indipendentemente da dove le copi, invece che quel riferimento si trasformi in A3 e A4 e così via.

Usa il controllo delle formule

Ci sono precedenti e dipendenti. Ci sono riferimenti esterni. C'è interazione ovunque. Come puoi tenere traccia della provenienza e della destinazione dei riferimenti alle formule?

Usa gli strumenti di controllo delle formule, ecco come! Nella scheda Formule si trova la sezione Controllo formule. Nella sezione sono presenti vari pulsanti che controllano la visibilità delle frecce della traccia di controllo.

Formule di revisione.

La barra degli strumenti di controllo delle formule ha diverse funzionalità che ti consentono di sfogliare le tue formule. Oltre a mostrare le frecce di tracciamento, la barra degli strumenti consente anche di controllare gli errori, valutare formule, verificare la presenza di dati non validi e aggiungere commenti ai fogli di lavoro.

Usa la formattazione condizionale

Proprio come la funzione SE restituisce un determinato valore quando la prima condizione dell'argomento è vera e un altro valore quando è falsa, la formattazione condizionale consente di applicare un determinato formato a una cella quando una condizione è vera. Nella scheda Home nella sezione Stili è presente un menu a discesa con molte opzioni di formattazione condizionale.

Questa figura mostra alcuni valori che sono stati trattati con la formattazione condizionale. La formattazione condizionale consente di impostare la condizione e selezionare il formato da applicare quando la condizione è soddisfatta. Ad esempio, è possibile specificare che la cella venga visualizzata in grassetto corsivo quando il valore in essa contenuto è maggiore di 100.

Applicazione di un formato quando viene soddisfatta una condizione.

Le condizioni sono stabilite come regole. I tipi di regole sono

• Formatta tutte le celle in base ai loro valori.

• Formatta solo le celle che contengono. . . .

• Formatta solo i valori classificati in cima o in fondo.

• Formattare solo i valori superiori o inferiori alla media.

• Formatta solo valori univoci o duplicati.

• Usa una formula per determinare quali celle formattare.

Quando la condizione è vera, la formattazione può controllare quanto segue:

• frontiere

• Impostazioni del carattere (stile, colore, grassetto, corsivo e così via)

• Riempi (colore o motivo di sfondo di una cella)

Le celle possono anche essere formattate con combinazioni di colori o immagini di icone posizionate nella cella.

Usa la convalida dei dati

Nella scheda Dati, nella sezione Strumenti dati, è Convalida dati. Convalida dati consente di applicare una regola a una cella (o celle) in modo che l'immissione debba rispettare la regola. Ad esempio, una cella può essere impostata per accettare solo un numero intero compreso tra 50 e 100.

Impostazione della convalida dei dati.

Quando l'immissione non supera la regola, viene visualizzato un messaggio.

Beccato a fare una cattiva entrata.

Il messaggio di errore può essere personalizzato. Ad esempio, se qualcuno inserisce il numero sbagliato, il messaggio di errore visualizzato può dire Noodlehead: impara a contare! Basta non farlo vedere al capo.