Aggiorna e gestisci le connessioni dati esterne PowerPivot

Quando si caricano dati da un'origine dati esterna in PowerPivot, si crea essenzialmente uno snapshot statico di tale origine dati al momento della creazione. PowerPivot usa quello snapshot statico nel suo modello di dati interno.

Con il passare del tempo, l'origine dati esterna può cambiare e crescere con i nuovi record aggiunti. Tuttavia, PowerPivot sta ancora usando il suo snapshot, quindi non può incorporare nessuna delle modifiche nell'origine dati finché non si acquisisce un altro snapshot.

L'azione di aggiornamento del modello di dati di PowerPivot eseguendo un'altra istantanea dell'origine dati è denominata aggiornamento dei dati. Puoi aggiornare manualmente oppure puoi impostare un aggiornamento automatico.

Aggiornamento manuale dei dati PowerPivot

Nella scheda Home della finestra di PowerPivot viene visualizzato il comando Aggiorna. Fare clic sulla freccia a discesa sotto di essa per visualizzare due opzioni: Aggiorna e Aggiorna tutto.

PowerPivot consente di aggiornare una tabella o tutte le tabelle.

Usare l'opzione Aggiorna per aggiornare la tabella PowerPivot attiva. Vale a dire, se ci si trova nella scheda Dim_Products in PowerPivot, facendo clic su Aggiorna si raggiunge l'SQL Server esterno e si richiede un aggiornamento solo per la tabella Dim_Products. Funziona bene quando è necessario aggiornare strategicamente solo determinate origini dati.

Usare l'opzione Aggiorna tutto per aggiornare tutte le tabelle nel modello di dati di PowerPivot.

Configurazione dell'aggiornamento automatico

È possibile configurare le origini dati per estrarre automaticamente i dati più recenti e aggiornare PowerPivot.

Vai alla scheda Dati sulla barra multifunzione di Excel e seleziona il comando Connessioni. Viene visualizzata la finestra di dialogo Connessioni cartella di lavoro. Selezionare la connessione dati con cui si desidera lavorare e quindi fare clic sul pulsante Proprietà.

Selezionare una connessione e fare clic sul pulsante Proprietà.

Con la finestra di dialogo Proprietà aperta, seleziona la scheda Utilizzo. Qui troverai un'opzione per aggiornare la connessione dati scelta ogni X minuti e un'opzione per aggiornare la connessione dati quando viene aperto il lavoro Excel:

• Aggiorna ogni X minuti: mettendo un segno di spunta accanto a questa opzione si indica a Excel di aggiornare automaticamente la connessione dati scelta per un numero specificato di minuti. Questo aggiorna tutte le tabelle associate a quella connessione.
• Aggiorna dati all'apertura del file: mettendo un segno di spunta accanto a questa opzione si indica a Excel di aggiornare automaticamente la connessione dati scelta dopo l'apertura della cartella di lavoro. Ciò aggiorna tutte le tabelle associate a quella connessione non appena viene aperta la cartella di lavoro.

La finestra di dialogo Proprietà consente di configurare la connessione dati scelta per l'aggiornamento automatico.

Prevenire Aggiorna tutto

È possibile aggiornare tutte le connessioni che alimentano PowerPivot utilizzando il comando Aggiorna tutto. Bene, ci sono in realtà altre due posizioni in cui puoi fare clic su Aggiorna tutto in Excel: nella scheda Dati nella barra multifunzione di Excel e nella scheda Analizza che vedi quando lavori in una tabella pivot.

In Excel 2010, questi due pulsanti hanno aggiornato solo le tabelle pivot standard e le connessioni dati della cartella di lavoro e i pulsanti di aggiornamento di PowerPivot hanno interessato solo PowerPivot. Ora attivano tutti la stessa operazione. Quindi, facendo clic su qualsiasi pulsante Aggiorna tutto in qualsiasi punto di Excel, si ricarica essenzialmente completamente PowerPivot, aggiorna tutte le tabelle pivot e aggiorna tutte le connessioni dati della cartella di lavoro. Se il modello di dati di PowerPivot importa milioni di righe di dati da un'origine dati esterna, potresti voler evitare di usare la funzionalità Aggiorna tutto.

Fortunatamente, hai un modo per impedire l'aggiornamento di determinate connessioni dati quando Aggiorna tutto è selezionato. Vai alla scheda Dati sulla barra multifunzione di Excel e seleziona il comando Connessioni. Verrà aperta la finestra di dialogo Connessioni cartella di lavoro, in cui si seleziona la connessione dati che si desidera configurare, quindi si fa clic sul pulsante Proprietà.

Quando si apre la finestra di dialogo Proprietà, selezionare la scheda Utilizzo e quindi rimuovere il segno di spunta accanto a Aggiorna questa connessione su Aggiorna tutto (come mostrato).

La finestra di dialogo Proprietà consente di configurare la connessione dati scelta per ignorare il comando Aggiorna tutto.

Modifica della connessione dati

In alcuni casi, potrebbe essere necessario modificare la connessione dati di origine dopo averla già creata. A differenza dell'aggiornamento, in cui si acquisisce semplicemente un'altra istantanea della stessa origine dati, la modifica della connessione dati di origine consente di tornare indietro e riconfigurare la connessione stessa. Di seguito sono riportati alcuni motivi per cui potrebbe essere necessario modificare la connessione dati:

• La posizione o il file del server o dell'origine dati è cambiato.
• Il nome del server o del file dell'origine dati è cambiato.
• Devi modificare le tue credenziali di accesso o la modalità di autenticazione.
• Devi aggiungere le tabelle che hai omesso durante l'importazione iniziale.

Nella finestra PowerPivot, vai alla scheda Home e fai clic sul pulsante di comando Connessioni esistenti. Si apre la finestra di dialogo Connessioni esistenti. Le tue connessioni PowerPivot sono sotto il sottotitolo Connessioni dati PowerPivot. Scegli la connessione dati che deve essere modificata.

Usare la finestra di dialogo Connessioni esistenti per riconfigurare le connessioni dati di origine di PowerPivot.

Dopo aver selezionato la connessione dati di destinazione, guarda i pulsanti Modifica e Apri. Il pulsante su cui fai clic dipende da ciò che devi modificare:

• Pulsante Modifica: consente di riconfigurare l'indirizzo del server, il percorso del file e le impostazioni di autenticazione.
• Pulsante Apri: consente di importare una nuova tabella dalla connessione esistente, utile quando si è perso inavvertitamente una tabella durante il caricamento iniziale dei dati.