Che cosè Microsoft Access e per cosa lo usi?

Access 2019, l'ultima versione dell'applicazione database Microsoft Office, è sempre stato un programma potente e questa versione non è diversa. Tutta questa potenza rende Access un'applicazione che non è così facile da imparare da soli.

Non è necessario utilizzare tutte le funzionalità e gli strumenti e spingere i bordi della busta di Access. In effetti, puoi utilizzare pochissimo di tutto ciò che Access ha da offrire e creare comunque una soluzione piuttosto significativa per le tue esigenze di archiviazione e accesso ai dati - tutto perché Access può davvero "fare tutto" - consentendoti di configurare rapidamente un database, creare record in quel database e quindi utilizzare quei dati in diversi modi utili. Più tardi, chi lo sa? Potresti diventare un guru di Access.

A cosa serve Access? Questa è una buona domanda. Bene, l'elenco di ciò che puoi fare con esso è molto più lungo dell'elenco di ciò che non puoi fare con esso - ovviamente, specialmente se lasci cose come "lava la macchina" e "metti via i piatti" fuori. l'elenco dei "non si può fare". Quando si tratta di organizzazione, archiviazione e recupero dei dati, Access è al primo posto.

Costruire grandi database con Alexa

Ok, cosa intendo per grande database? Qualsiasi database con molti record, e per molti intendo centinaia. Almeno. E sicuramente se hai migliaia di record, hai bisogno di uno strumento come Access per gestirli. Sebbene sia possibile utilizzare Microsoft Excel per archiviare elenchi di record, ne limita il numero che è possibile archiviare (non più del numero di righe in un singolo foglio di lavoro). Inoltre, non puoi utilizzare Excel per impostare qualcosa oltre a un semplice elenco che può essere ordinato e filtrato. Quindi qualsiasi cosa con molti record e dati complessi è meglio farlo in Access.

Alcuni motivi per cui Access gestisce bene i database di grandi dimensioni sono:

• In genere, un grande database ha grandi esigenze di immissione di dati. Access offre non solo moduli, ma anche funzionalità che possono creare un modulo rapido attraverso il quale qualcuno può inserire tutti quei record. Ciò può rendere l'immissione dei dati più semplice e veloce e può ridurre significativamente il margine di errore.
• Quando si dispone di moltissimi record, si hanno anche molte opportunità di insinuarsi di errori. Ciò include record duplicati, record con errori di ortografia e record con informazioni mancanti, e questo è solo per gli apripista. Quindi hai bisogno di un'applicazione come Access per scovare quegli errori e risolverli.
• Grandi database significano grandi esigenze di report accurati e approfonditi. Access dispone di potenti strumenti di reportistica che puoi utilizzare per creare report stampati e su schermo, e questi possono includere il numero di dati di cui hai bisogno, ricavato da più di una tabella, se necessario. Puoi personalizzare i tuoi rapporti in base al tuo pubblico, da ciò che viene mostrato nelle pagine dei rapporti ai colori e ai caratteri utilizzati.
• I grandi database sono difficili da guadare quando vuoi trovare qualcosa. Access fornisce diversi strumenti per l'ordinamento, la ricerca e la creazione di strumenti specializzati (noti come query ) per trovare il singolo record sfuggente o il gruppo di record di cui hai bisogno.
• L'accesso consente di risparmiare tempo semplificando l'importazione e il riciclaggio dei dati. Potresti aver utilizzato determinati strumenti per importare dati da altre fonti, come fogli di lavoro Excel (se hai iniziato in Excel e hai sfruttato al massimo la sua utilità come dispositivo di archiviazione dati) e tabelle di Word. Access ti evita di reinserire tutti i tuoi dati e ti consente di mantenere più origini dati coerenti.

Creazione di database con più tabelle

Sia che il tuo database contenga 100 record o 100.000 record (o più), se hai bisogno di mantenere tabelle separate e metterle in relazione per il massimo utilizzo delle informazioni, hai bisogno di un database relazionale , e questo è Access. Come fai a sapere se i tuoi dati devono essere in tabelle separate? Pensa ai tuoi dati: sono molto compartimentati? Si spegne per le tangenti? Considera il seguente esempio e applica i concetti ai tuoi dati e vedi se hai bisogno di più tabelle per il tuo database.

Il database della Grande Organizzazione

Immagina di lavorare per un'azienda molto grande e l'azienda dispone di dati relativi ai suoi clienti e ai loro ordini, ai prodotti che l'azienda vende, ai suoi fornitori e ai suoi dipendenti. Per un database complesso come questo, sono necessarie più tabelle, come segue:

• Una tabella ospita i dati del cliente: nomi, indirizzi, numeri di telefono e indirizzi e-mail.
• Una seconda tabella contiene gli ordini dei clienti, incluso il nome del cliente che ha effettuato l'ordine, il venditore che ha gestito la vendita, le informazioni sulla spedizione e la data dell'ordine.
• Una terza tabella contiene informazioni sui prodotti venduti dall'azienda, inclusi i numeri dei prodotti, i nomi dei fornitori, i prezzi e il numero di articoli in magazzino.
• Una quarta tabella contiene i dati dei fornitori: le società da cui l'organizzazione principale ottiene il proprio inventario di prodotti da rivendere ai clienti. La tabella contiene i nomi delle società, la loro persona di contatto e l'indirizzo, l'e-mail e le informazioni sul numero di telefono per raggiungerli.
• Una quinta tabella contiene i dati dei dipendenti - dalla data in cui sono stati assunti alle informazioni di contatto fino al titolo lavorativo - e contiene anche note su di loro, una sorta di riepilogo dei loro curriculum per riferimento.

Esistono anche altre tabelle: per mantenere un elenco delle compagnie di navigazione e le loro informazioni di contatto (per la spedizione degli ordini dei clienti), una tabella delle spese (per le spese sostenute per la gestione dell'attività) e altre tabelle utilizzate con le quattro tabelle principali.

Perché non devi compilare tutti i campi per ogni record, in nessuna tabella del database, se non hai un numero di telefono o non conosci un indirizzo e-mail, ad esempio, va bene lasciare quei campi vuoti finché non avrai ottenuto quell'informazione.

Non riesci a pianificare? Pianifica di fallire

Se rifletti attentamente sul tuo database, su come utilizzi i tuoi dati e su ciò che devi sapere sui tuoi dipendenti, clienti, volontari, donatori, prodotti o progetti, qualunque cosa tu stia memorizzando informazioni, puoi pianificare:

• Di quanti tavoli avrai bisogno
• Quali dati andranno in quale tabella
• Come utilizzerai le tabelle insieme per ottenere i rapporti di cui hai bisogno

Naturalmente, tutti dimenticano qualcosa e i piani cambiano dopo che un sistema è già stato implementato. Ma non preoccuparti: l'accesso non è così rigido da provocare il caos se inizi a costruire le tue tabelle e dimentichi qualcosa (un campo o due, un'intera tabella). Puoi sempre aggiungere un campo che hai dimenticato (o che ti ha appena detto che è necessaria una scintilla luminosa) o aggiungere una nuova tabella dopo il fatto. Ma pianificare in anticipo il più accuratamente possibile è ancora essenziale.

Come parte di una pianificazione approfondita, disegna su carta il tuo database pianificato, disegnando una sorta di diagramma di flusso con caselle per ogni tabella ed elenchi di campi che avrai in ognuna. Disegna le frecce per mostrare come potrebbero essere correlate - è un po' come disegnare un semplice albero genealogico - e sei sulla buona strada per un database utile e ben pianificato.

Ecco una pratica procedura da seguire se sei nuovo nel processo di pianificazione di un database:

1. Su carta o in un documento di elaborazione testi, a seconda di quale sia più comodo, digita quanto segue:

• Un nome provvisorio per il tuo database
• Un elenco delle informazioni che prevedi di ottenere da quel database su base giornaliera o regolare

2. Ora, in base a tali informazioni, crea un nuovo elenco dei dettagli effettivi che potresti memorizzare:

List every piece of information you can possibly think of about your customers, products, ideas, cases, books, works of art, students — whatever your database pertains to. Don’t be afraid to go overboard — you can always skip some of the items in the list if they don’t turn out to be things you really need to know (or can possibly find out) about each item in your database.

3. Take the list of fields — that’s what all those pieces of information are — and start breaking them up into logical groups.

How? Think about the fields and how they work together:

• For example, if the database keeps track of a library of books, perhaps the title, publication date, publisher, ISBN (International Standard Book Number, which is unique for each book), price, and page count can be stored in one group, whereas author information, reviews, and lists of other titles by the same author or books on the same topic can be stored in another group. These groups become individual tables, creating your relational database of books.
• Figure out what’s unique about each record. As stated in the previous point, you need a field that’s unique for each record. Although Access can create a unique value for you if no unique data exists for each record in your database, it’s often best to have such a field already in place, or to create such a field yourself. Customer numbers, student numbers, Social Security numbers, book ISBNs, catalog numbers, serial numbers — anything that isn’t the same for any two records will do.

With a big list of fields and some tentative groupings of those fields at the ready, and with an idea of which field is unique for each record, you can begin figuring out how to use the data.

4. Make a list of ways you might use the data, including:

• Reports you’d like to create, including a list of which fields should be included for each report
• Other ways you can use the data — labels for mailings, product labels, catalogue data, price lists, contact lists, and so on

5. List all the places your data currently resides. This might be on slips of paper in your pocket, on cards in a box, in another program (such as Excel), or maybe through a company that sells data for marketing purposes.

With this planning done, you’re ready to start building your database.

Access databases with user forms

When you’re planning your database, consider how the data will be entered:

• If you’ll be doing the data entry yourself, perhaps you’re comfortable working in a spreadsheet-like environment (known in Access as Datasheet view), where the table is a big grid. You fill it in row by row, and each row is a record.

The figure shows a table of volunteers in progress in Datasheet view. You decide: Is it easy to use, or can you picture yourself forgetting to move down a row and entering the wrong stuff in the wrong columns as you enter each record? As you can see, there are more fields than show in the window, so you’d be doing a lot of scrolling to the left and right to use this view.

Datasheet view can be an easy environment for data entry. Or not.

• You may want to use a form (shown in the following figure) instead. A form is a specialized interface for data entry, editing, and viewing your database one record at a time, if:
• Someone else will be handling data entry
• Typing row after row of data into a big grid seems mind-numbing

Here’s a simple form for entering new records or reviewing existing ones.

The mind-numbing effect (and inherent increased margin for error) is especially likely when you have lots of fields in a database, and the user, if working in Datasheet view, has to move horizontally through the fields. A form like the one shown puts the fields in a more pleasing format, making it easier to enter data into the fields and to see all the fields simultaneously (or only those you want data entered into).

If your database is large enough that you require help doing the data entry, or if it’s going to grow over time, making an ongoing data-entry process likely, Access is the tool for you. The fact that it offers simple forms of data entry/editing is reason enough to make it your database application of choice.

Databases that require special reporting

Yet another reason to use Access is the ability it gives you to create customized reports quickly and easily. Some database programs, especially those designed for single-table databases (known as flat-file databases), have some canned reports built in, and that’s all you can do — just select a report from the list and run the same report that every other user of that software runs.

If you’re an Excel user, your reporting capabilities are far from easy or simple, and they’re not designed for use with large databases — they’re meant for spreadsheets and small, one-table lists. Furthermore, you have to dig much deeper into Excel’s tools to get at these reports. Access, on the other hand, is a database application, so reporting is a major, up-front feature.

An example? In Excel, to get a report that groups your data by one or more of the fields in your list, you have to sort the rows in the worksheet first, using the field(s) to sort the data, and then you can create what’s known as a subtotal report. To create it, you use a dialog box that asks you about calculations you want to perform, where to place the results, and whether you’re basing a sort and/or a subtotal on more than one field. The resulting report is not designed for printing, and you have to tinker with your spreadsheet pagination (through a specialized view of the spreadsheet) to control how the report prints out.

In accesso? Basta avviare la Creazione guidata report e puoi ordinare i tuoi dati, scegliere come raggrupparli, decidere quali dati includere nel report e scegliere un layout visivo e una combinazione di colori, tutto in un processo semplice e semplificato. Senza che tu faccia nulla, il rapporto è pronto per la stampa. Access è progettato per la creazione di report, dopotutto è un'applicazione di database e i report sono uno dei modi più (se non il più) importanti per utilizzare e condividere i dati.

Poiché i report sono una parte così importante di Access, puoi non solo crearli con il minimo sforzo, ma anche personalizzarli per creare una potente documentazione dei tuoi dati più importanti:

• Crea un rapporto rapido e semplice che sputa tutto ciò che è nella tua tabella in un formato ordinato e di facile lettura.

Ah, semplicità. Un rapido rapporto è a portata di clic.

• Crea un report personalizzato da progettare passo dopo passo con l'aiuto della Creazione guidata report. Il rapporto mostrato nella figura ha i volontari ordinati per cognome. Queste opzioni sono state facilmente messe al lavoro con pochi clic.

La Creazione guidata report crea report più elaborati (ma semplici), come questo.

• Puoi davvero rimboccarti le maniche e progettare un nuovo report, o giocare con uno esistente, aggiungendo tutti i tipi di campane e fischietti. La figura seguente mostra ciò che accade in visualizzazione Progettazione. Nota che il titolo del rapporto (Elenco volontari per stato) è selezionato: ha una casella intorno e piccole maniglie agli angoli e ai lati della casella, il che significa che puoi riformattare il titolo, cambiare il carattere, la dimensione o il colore del testo o anche modificare le parole se è necessario un nuovo titolo.

La visualizzazione del design potrebbe sembrare un po' intimidatoria, ma per personalizzare davvero le cose, ne avrai bisogno e potresti persino divertirti!

Quindi, puoi creare qualsiasi tipo di rapporto personalizzato in Access, utilizzando una o tutte le tabelle del database e uno qualsiasi dei campi di quelle tabelle, e puoi raggruppare i campi e posizionarli nell'ordine che preferisci:

• Con la Creazione guidata report, puoi scegliere tra diversi layout preimpostati per il tuo report e puoi personalizzarlo tutto riga per riga, colonna per colonna.
• Puoi facilmente aggiungere e rimuovere campi dopo aver creato il rapporto, se dovessi cambiare idea su ciò che è incluso nel rapporto. Se desideri apporre il tuo timbro personale su ogni aspetto del tuo report, puoi utilizzare la visualizzazione Progettazione per eseguire le seguenti operazioni:
• Aggiungi titoli, caselle di testo didattiche o descrittive e grafica.
• Imposta intestazioni e piè di pagina personalizzati per includere tutte le informazioni che desideri vengano visualizzate su tutte le pagine del rapporto.

Se tutto questo sembra eccitante, o almeno interessante, allora sei davvero sulla strada giusta con Access. La necessità di creare report personalizzati è uno dei motivi principali per utilizzare Access.