Che cosè Microsoft SharePoint: un breve tour

SharePoint nella soluzione basata su cloud di Microsoft per la collaborazione. Microsoft SharePoint è un ottimo esempio di quanto siamo arrivati ​​lontano utilizzando la tecnologia per migliorare il lavoro di squadra e le comunicazioni. Nel 1971, l'ingegnere informatico Ray Tomlinson inviò la prima e-mail tra due computer affiancati. Alla domanda su cosa lo abbia spinto a sviluppare una tecnologia così rivoluzionaria, la risposta di Tomlinson è stata "principalmente perché sembrava un'idea chiara".

Più di 40 anni dopo, e oltre 269 miliardi di e-mail inviate e ricevute al giorno solo nel 2017, questa bella idea è dovuta per un aggiornamento. Nel mondo di oggi, in cui i lavoratori dell'informazione non sono più seduti uno accanto all'altro ma sono sparsi in più aree geografiche e fusi orari, l'e-mail semplicemente non è sufficiente per garantire la collaborazione in tempo reale, la raccolta di informazioni self-service e una solida soluzione di gestione della conoscenza.

Mentre la posta elettronica continuerà a soddisfare le esigenze di comunicazione e calendario one-to-one, SharePoint Online funge da piattaforma per le esigenze di collaborazione incentrate sul team e sul progetto . Le funzionalità intranet di SharePoint offrono funzionalità di collaborazione in modo da sfruttare la conoscenza collettiva delle persone nell'organizzazione non solo per informare e coinvolgere i dipendenti, ma anche per trasformare i processi aziendali.

Visitare il panorama di SharePoint

SharePoint Online mette in contatto le persone sul posto di lavoro con una soluzione di gestione dei contenuti intelligente che aumenta la produttività mantenendo i dati al sicuro. È una soluzione basata su cloud che è uno dei servizi di Office 365. Anche sotto l'ombrello di SharePoint c'è SharePoint Server, che è una soluzione simile a SharePoint Online, ma richiede l'acquisto e la manutenzione dell'hardware del server, l'installazione del software, la conservazione del software o sistema operativo aggiornato e assumendo persone per gestire la tecnologia e risolvere i problemi. In SharePoint Online, queste attività sono gestite da Microsoft.

Conoscere i personaggi di SharePoint

Sebbene SharePoint fornisca una piattaforma per consentire a tutti gli utenti dell'organizzazione di condividere e collaborare, esistono quattro tipi di persone che utilizzano, interagiscono e traggono vantaggio da SharePoint.

• Utenti finali: se accedi al portale o all'intranet della tua organizzazione su SharePoint per leggere annunci o qualsiasi tipo di comunicazione, sei un utente finale. Lo stesso vale se il tuo team di progetto utilizza SharePoint per la collaborazione.
• Amministratori: quando acquisisci familiarità con le caratteristiche e le funzionalità di SharePoint, potresti diventare un super utente finale e assumere responsabilità amministrative, come le seguenti:
  • Amministratore raccolta siti: questo ruolo è responsabile di un'intera raccolta siti, che può avere molti siti di SharePoint. Un amministratore della raccolta siti può controllare quali funzionalità sono disponibili per la raccolta siti, inclusi flussi di lavoro, personalizzazione del marchio e impostazioni di ricerca.
  • Proprietario del sito: quando crei un nuovo sito dalla pagina Siti, diventi automaticamente il proprietario del sito. In qualità di proprietario di un sito, puoi eseguire il provisioning di siti secondari, gestire le autorizzazioni per il sito, modificare l'aspetto e l'aspetto e abilitare o disabilitare le funzionalità del sito in base a ciò che è disponibile dalla raccolta siti e altro ancora.

• Professionisti IT: SharePoint dispone di funzionalità integrate che si rivolgono ai professionisti di un dipartimento IT o ai consulenti IT che soddisfano le esigenze dei loro clienti. In genere, questi professionisti IT amministrano SharePoint Online per garantire che la tecnologia soddisfi le esigenze aziendali. Possono agire come sistema o amministratore di SharePoint con accesso all'interfaccia di amministrazione di SharePoint in Office 365 dove configurano le impostazioni di SharePoint, come
  • Abilitazione/disabilitazione di Yammer come soluzione di collaborazione sociale aziendale
  • Consentire la condivisione esterna di siti SharePoint
  • Configurazione delle policy di conformità e prevenzione della perdita di dati
  • Ripristino dei siti eliminati

• Sviluppatori: sono i tecnici che creano applicazioni e personalizzazioni per estendere le funzionalità di SharePoint oltre ciò che offre Microsoft. SharePoint ha funzionalità avanzate per le centinaia di migliaia di sviluppatori focalizzati su questa piattaforma. Esiste persino un marketplace in cui questi sviluppatori possono pubblicare e vendere le proprie app e soluzioni: SharePoint Store.

Arrivo alla home page di SharePoint Online

SharePoint Online ti consente di condividere conoscenze , contenuti, app e notizie ricche e interattive con un vasto pubblico all'interno della tua organizzazione. Al centro della capacità di informare e coinvolgere i dipendenti c'è la tecnologia fondamentale che offre siti e pagine belli, moderni e compatibili con i dispositivi mobili.

La home page di SharePoint Online offre un rapido elenco di tutti i siti a cui appartieni e che segui nel riquadro di sinistra. Il riquadro centrale visualizza un elenco a forma di scheda delle ultime notizie nella tua organizzazione selezionati da tutti i siti a cui hai accesso, nonché un elenco dei siti che visiti di frequente.

La home page di SharePoint Online.

Per accedere alla home page di SharePoint Online, attenersi alla seguente procedura:

Accedi a Office 365 .

Fai clic su Avvio applicazioni (l'icona che assomiglia a un waffle nell'angolo in alto a sinistra).

Fare clic su SharePoint dall'elenco dei riquadri.

Fai attenzione a ciò che condividi su SharePoint!

I siti di SharePoint e il relativo contenuto possono essere condivisi con utenti esterni all'organizzazione tramite una funzionalità denominata condivisione esterna. Per impostazione predefinita, la condivisione esterna è abilitata in SharePoint Online. Ciò significa che tutti i siti creati dalla pagina Siti possono essere condivisi con utenti esterni. L'amministratore globale di Office 365 può disabilitare questa funzionalità a livello globale per l'intero ambiente SharePoint Online o abilitare/disabilitare qualsiasi singola raccolta siti.

La condivisione esterna è utile quando vuoi che le persone con cui lavori che non dispongono di una licenza di Office 365 (indicati come utenti esterni ) nella tua organizzazione collaborino con te. Ad esempio, se stai eseguendo una campagna di marketing e stai lavorando con un'agenzia pubblicitaria, potresti voler concedere ai tuoi contatti nell'agenzia pubblicitaria l'accesso al sito del tuo progetto in SharePoint in modo da poter creare documenti insieme.

La condivisione esterna può anche rappresentare un potenziale rischio di perdita di dati, quindi fai attenzione a ciò che condividi!