Come cercare e filtrare un database di Access 2019

Un database cartaceo è utile per archiviare informazioni, ma non altrettanto utile per ritrovarle. Con Access 2019, cercare e trovare informazioni è facile. Se hai mille biglietti da visita archiviati in un file Rolodex, quanto tempo vuoi perdere cercando di trovare il numero di telefono di una singola persona? Con Access 2019, questo non è più un problema.

La ricerca in un database è fondamentale per rendere utili i dati, quindi Access fornisce due modi per cercare in un database:

• Cerca un record specifico.
• Utilizza un filtro per mostrare uno o più record che soddisfano un criterio specifico.

Ricerca di MS Access per un record specifico

Il tipo di ricerca più semplice cerca un record specifico. Per cercare un record, è necessario conoscere i dati memorizzati in almeno uno dei suoi campi, come un numero di telefono o un indirizzo email.

Più informazioni conosci già, più è probabile che Access trovi il record che desideri. Se cerchi tutti i record che contengono il nome Bill, Access potrebbe trovare dozzine di record. Se cerchi solo tutti i record che contengono il nome Bill, il cognome Johnson e un indirizzo statale dell'Alaska, Access troverà probabilmente solo il record che desideri.

Per cercare un record specifico in una tabella di database di Access, attenersi alla seguente procedura:

Nel riquadro All Access Objects a sinistra dello schermo, fare doppio clic sul nome della tabella del database che si desidera cercare.

Access visualizza la visualizzazione Foglio dati del database.

Fare clic sulla scheda Home.

Nel gruppo Trova, fare clic sull'icona Trova.

Viene visualizzata la finestra di dialogo Trova e sostituisci.

Cerca un record specifico in una tabella di database.

Fare clic nella casella di testo Trova e digitare i dati che si sa sono memorizzati nel record che si desidera trovare.

Ad esempio, se si desidera trovare il numero di telefono di una persona ma si conosce solo il cognome della persona, digitare il cognome nella casella di testo Trova.

Fare clic sulla casella di riepilogo Cerca in e scegliere Campo corrente o Documento corrente (cerca in tutti i campi).

(Facoltativo) Fare clic nella casella di riepilogo Corrispondenza e scegliere una delle seguenti opzioni:

• Qualsiasi parte del campo: il testo Trova cosa può apparire in qualsiasi parte di un campo.
• Campo intero: il testo Trova quale è l'unico testo memorizzato in un campo.
• Inizio campo: il testo Trova cosa può trovarsi solo all'inizio di un campo.

(Facoltativo) Fare clic sulla casella di riepilogo Cerca e scegliere una delle seguenti opzioni:

• Su: Ricerca dal record in cui appare il cursore, fino all'inizio della tabella del database
• Giù: ricerca dal record in cui appare il cursore, fino alla fine della tabella del database
• Tutto: cerca l'intera tabella del database

Fare clic su Trova successivo.

Access evidenzia il campo in cui trova il testo digitato nel passaggio 4.

Ripetere il passaggio 8 per cercare più record che potrebbero contenere il testo digitato nel passaggio 4.

Fare clic su Annulla o sul pulsante Chiudi.

Filtraggio di un database di Access

La ricerca in un database è facile ma alquanto limitata perché è possibile recuperare solo un singolo record alla volta che corrisponde a qualsiasi testo che si desidera trovare. Se vuoi trovare più record, puoi utilizzare un filtro.

Un filtro ti consente di indicare ad Access di visualizzare solo i record che soddisfano determinati criteri, ad esempio tutti i record che contengono persone che guadagnano più di $ 200.000 all'anno, sono attualmente sposate, vivono a Las Vegas, in Nevada, e possiedono due o più gatti.

Per filtrare una tabella di database, è necessario indicare ad Access quale campo o campi utilizzare come filtro, quindi è necessario definire i criteri per quel filtro. Ad esempio, se si desidera filtrare la tabella del database per visualizzare solo i record che elencano i nomi delle persone che hanno almeno 65 anni, si filtra il campo Età e si imposta il criterio su Maggiore o uguale a 65.

Il filtraggio nasconde semplicemente tutti i record in una tabella di database che non corrispondono ai tuoi criteri. Il filtraggio non elimina né cancella alcun record.

Utilizzo di una corrispondenza esatta per un filtro in Access 2019

Il criterio di filtro più semplice cerca una corrispondenza esatta. Quando filtri un campo in base a una corrispondenza esatta, stai dicendo ad Access "Voglio vedere solo quei record che contengono questo blocco specifico di dati in questo particolare campo". Utilizzando un filtro di corrispondenza esatta, è possibile visualizzare, ad esempio, solo i record che contengono CA nel campo Stato.

Per filtrare una tabella di database, attenersi alla seguente procedura:

Nel riquadro All Access Objects a sinistra dello schermo, fare doppio clic sul nome della tabella del database che si desidera filtrare.

Access visualizza la visualizzazione Foglio dati del database.

Fare clic sulla scheda Home.

Fare clic nel campo (colonna) che si desidera utilizzare come filtro.

Nel gruppo Ordina e filtra, fai clic sull'icona Filtro.

Viene visualizzato un menu a comparsa. Puoi anche

• Seleziona o deseleziona le caselle di controllo da questo menu.
• Continua con i passaggi da 5 a 7 per una maggiore flessibilità.

Scegli Filtri di testo.

Viene visualizzato un sottomenu.

Il menu a comparsa Filtro consente di specificare i criteri per un campo specifico.

Scegli un'opzione di filtro, ad esempio Uguale a, Inizia con o Contiene.

Viene visualizzata una finestra di dialogo Filtro personalizzato.

La finestra di dialogo Filtro personalizzato consente di perfezionare ulteriormente i criteri di filtro.

Digita i dati che desideri trovare e fai clic su OK.

Access visualizza i dati filtrati e nell'intestazione della colonna viene visualizzata un'icona di filtro. L'accesso ricorda le impostazioni del filtro. Se desideri eliminare il filtro, fai clic sull'icona del filtro nell'intestazione della colonna; quando viene visualizzato un menu a comparsa, scegli Cancella filtro.

Puoi cancellare un filtro da un'intestazione di colonna.

Per visualizzare tutti i dati nella tabella del database, fare clic sulla scheda Home. Quindi, nel gruppo Ordina e filtra, fai clic sull'icona Attiva/disattiva filtro.

Filtraggio dei database di Access per modulo

One problem with defining filters in Datasheet view is that you have all your database table records cluttering the screen. To avoid this problem, Access lets you define filters by using a form, which basically displays an empty record so you can click the fields that you want to use to filter your database table.

To define a filter by form, follow these steps:

In the All Access Objects pane on the left of the screen, double-click the name of the database table that you want to filter.

Access displays the Datasheet view of your database.

Click the Home tab.

In the Sort & Filter group, click the Advanced icon.

A pull-down menu appears.

Choose Filter by Form.

The Advanced pop-up menu lets you specify the criteria for a specific field.

Access displays a blank record.

Click in any field, then type the data you want to filter such as a last name.

In the Sort & Filter group, click the Advanced icon and then click Apply Filter/Sort.

Access displays a filtered view of your database table.

You can click the Toggle Filter icon again to view all the data in your database table.

Using a filter criteria in Access 2019

Searching for an exact match in a field can be handy, but sometimes you may want to see records that meet certain criteria, such as finding the names of everyone whose salary is greater than $50,000 a year. Instead of filtering by an exact match, you have to define the filter criteria.

The type of data stored in each field determines the type of criteria you can create. Three common types of data stored in fields are text, numbers, and dates, which you can filter in different ways.

Common Criteria for Filtering Text Data

Common Criteria for Filtering Numeric Data

Criteri comuni per il filtraggio delle date

Per creare i criteri di filtro, attenersi alla seguente procedura:

Nel riquadro All Access Objects a sinistra dello schermo, fare doppio clic sul nome della tabella del database che si desidera filtrare.

Access visualizza la visualizzazione Foglio dati del database.

Fare clic sulla scheda Home.

Fare clic nel campo (colonna) che si desidera utilizzare come filtro.

Nel gruppo Ordina e filtra, fai clic sull'icona Filtro.
Viene visualizzato un menu a comparsa.

Seleziona l'opzione Filtri, come Filtri di testo o Filtri numerici.

Viene visualizzato un sottomenu di opzioni di filtro.

Il menu a comparsa Filtro consente di specificare i criteri per un campo specifico.

Fare clic su un'opzione di filtro, ad esempio Tra o Minore di.
Viene visualizzata la finestra di dialogo Filtro personalizzato. La finestra di dialogo Filtro personalizzato contiene il nome dell'opzione di filtro, ad esempio Tra numeri o Minore di.

Digita un valore per i criteri di filtro.

Digitare uno o più valori in ogni casella di testo nella finestra di dialogo Filtro personalizzato e quindi fare clic su OK.
Access filtra la tabella del database in base ai tuoi criteri.

Ripeti i passaggi da 5 a 7 per ogni filtro aggiuntivo che desideri aggiungere.

Puoi fare nuovamente clic sull'icona Attiva/disattiva filtro per visualizzare tutti i dati nella tabella del database.

Cancellare un filtro in Access 2019

Quando si applica un filtro a una tabella di database, vengono visualizzati solo i record che corrispondono a quel filtro. Access visualizza un messaggio Filtrato nella parte inferiore dello schermo per informarti quando stai guardando una tabella di database filtrata.

Per rimuovere un filtro in modo da poter visualizzare tutti i record, scegli una delle seguenti opzioni:

• Fare clic sull'icona Attiva/disattiva filtro nel gruppo Ordina e filtra.
• Fare clic sul pulsante Filtrato o Non filtrato nella barra di stato nella parte inferiore dello schermo.

Access disattiva temporaneamente tutti i filtri in modo da poter visualizzare tutte le informazioni memorizzate nella tabella del database.

Quando scegli il comando Salva (Ctrl+S) per salvare una tabella di database, Access salva anche l'ultimo filtro. La prossima volta che aprirai quella tabella del database, sarai in grado di utilizzare l'ultimo filtro che hai creato. Se desideri salvare più filtri, dovrai salvarli come query.

Consulta queste utili scorciatoie da tastiera di Access per ulteriori informazioni.