Come condividere e seguire i siti di SharePoint

È facile seguire un sito di SharePoint e ricevere aggiornamenti su ciò che accade in quel sito. Con l'ultima versione di SharePoint, l'opzione è semplice come fare clic su un'icona a forma di stella nella pagina principale di un sito Web di SharePoint, come mostrato.

Fare clic sulla stella in un sito di SharePoint per seguire il sito.

Se stai utilizzando l'app SharePoint Mobile, la stella è a portata di tocco, come mostrato nella figura seguente.

Toccare la stella nell'app SharePoint Mobile per seguire un sito.

Una volta seguito, un sito di SharePoint verrà visualizzato nel dashboard principale di SharePoint, il dashboard principale che vedi quando accedi a Microsoft Office 365 e fai clic sull'app SharePoint. Puoi sempre tornare alla dashboard facendo clic sul menu dell'app (l'icona waffle nell'angolo in alto a sinistra dello schermo) e facendo clic su SharePoint.

Quando segui un sito, riceverai tutte le notizie, gli aggiornamenti e le attività sulla dashboard principale di SharePoint. Nella figura seguente, puoi vedere che stiamo seguendo il sito SharePoint For LuckyTemplates e in "Notizie dai siti" è stato pubblicato un nuovo articolo.

Le notizie e le attività dei siti che segui vengono visualizzate nella dashboard di SharePoint.

Se stai utilizzando l'app SharePoint Mobile, vedrai una scheda Notizie nella schermata principale. Questa scheda mostra tutte le notizie e le attività dei siti che stai seguendo. La scheda Notizie è mostrata qui.

Le notizie e le attività dei siti seguiti vengono visualizzate nella scheda Notizie nell'app SharePoint Mobile.

Lo stesso articolo di notizie mostrato in precedenza nel browser Web viene visualizzato anche qui nell'app SharePoint Mobile. Questo è un tema ricorrente. L'app SharePoint Mobile mostra lo stesso contenuto che troverai quando utilizzi SharePoint nel tuo browser web. È solo una versione mobile progettata per essere più facile da usare su piccoli dispositivi.

Il dashboard di SharePoint di Office 365 sarà disponibile solo se utilizzi SharePoint come parte di Office 365. Se utilizzi SharePoint in locale, verifica con il tuo reparto IT se esiste un sito consolidato per le notifiche e l'attività.

Come impostare gli avvisi per SharePoint

Oltre a seguire un sito, puoi anche impostare avvisi per altre aree di SharePoint. Ad esempio, i documenti vengono archiviati in una speciale app contenitore di SharePoint denominata Libreria. L'app Documenti che viene visualizzata nella barra di navigazione a sinistra del sito del team predefinito è un esempio. Gli avvisi sono un ottimo modo per tenere traccia delle modifiche che i tuoi compagni di squadra apportano a documenti ed elementi.

Devi avere un indirizzo e-mail configurato nel tuo profilo SharePoint per ricevere avvisi. Se il tuo server SharePoint si trova nella tua rete, di solito non è un problema. Tuttavia, Office 365 potrebbe non essere integrato con la rete e le informazioni di posta elettronica. In tali situazioni, l'amministratore può configurare manualmente il tuo indirizzo e-mail o concederti l'autorizzazione a farlo.

Per impostare un avviso per il contenuto nell'app Documenti, procedi nel seguente modo:

Aprire il browser Web e accedere al sito Web di Microsoft Office .

Accedi se ti viene richiesto.

Seleziona il tuo sito di SharePoint per aprire il sito.

Seleziona l'app Documenti che appare nel riquadro di navigazione a sinistra.

Nella parte superiore dell'app Documenti, fai clic sui puntini di sospensione e quindi fai clic su Avvisami, come mostrato.
Viene visualizzata la finestra di dialogo Avvisami quando cambiano gli elementi.

Selezione dell'opzione Avvisami in un'app Documenti di SharePoint.

Se si utilizza SharePoint locale e non viene visualizzato il pulsante Avvisami, è probabile che l'amministratore non abbia configurato le impostazioni della posta in uscita. Se le impostazioni della posta in uscita non sono configurate in Amministrazione centrale, il pulsante Avvisami semplicemente non verrà visualizzato dagli utenti. Se stai utilizzando SharePoint Online, tuttavia, la posta in uscita è già stata configurata da Microsoft e sei a posto.

Nella casella di testo Titolo avviso, immettere un nome per l'avviso.
Ti suggeriamo di inserire il nome in qualcosa di significativo nella tua casella di posta, ad esempio Documenti modificati oggi - Sito del team di budget. Altrimenti, non hai un modo significativo per distinguere un avviso dall'altro.

Nella casella di testo Invia avvisi a, inserisci i nomi delle persone oltre a te che dovrebbero ricevere l'avviso.
Esatto, puoi iscrivere altre persone a un avviso! È necessario disporre dell'autorizzazione Gestisci avvisi, concessa per impostazione predefinita ai proprietari del sito.

Le organizzazioni e i proprietari di siti potrebbero voler iscrivere più utenti a un avviso per assicurarsi che ricevano aggiornamenti importanti e incoraggiarli a contribuire a un forum di discussione, blog o wiki. Gli utenti possono comunque rinunciare modificando le impostazioni nelle impostazioni degli avvisi.

Nella sezione Modalità di consegna, seleziona se ricevere gli avvisi tramite e-mail o SMS sul tuo telefono cellulare.
La messaggistica di testo richiede che l'amministratore di SharePoint configuri questo servizio tramite una terza parte, quindi potresti non essere in grado di inviare avvisi al telefono.

Nella sezione Tipo di modifica, seleziona l'opzione che corrisponde al tipo di notifiche che desideri ricevere: tutte le modifiche, vengono aggiunti nuovi elementi, gli elementi esistenti vengono modificati o gli elementi vengono eliminati.
Se sei responsabile della gestione di un'app, ti consigliamo di ricevere un avviso ogni volta che gli elementi vengono eliminati.

Nella sezione Invia avvisi per queste modifiche, scegli quando ricevere avvisi.
Le opzioni che vedi qui variano in base al tipo di app con cui stai lavorando. Ad esempio, un'app Tasks consente di ricevere un avviso quando un'attività è contrassegnata come Completata o ogni volta che cambia lo stato di un'attività ad alta priorità.

Nella sezione Quando inviare avvisi, scegli la frequenza di consegna degli avvisi.
Puoi riceverli immediatamente, una volta al giorno o una volta alla settimana. Ci piace ricevere un riepilogo giornaliero; altrimenti riceviamo troppe email.

Fare clic su OK per creare l'avviso, come mostrato.

Creazione di un nuovo avviso per un'app Documenti di SharePoint.

È necessaria l'autorizzazione Crea avvisi per creare avvisi. Questa autorizzazione viene generalmente concessa con la configurazione predefinita del gruppo SharePoint Membri del sito.

Ogni volta che gli utenti affermano di aver bisogno di un flusso di lavoro per ricevere la notifica delle modifiche apportate ai file di progetto, prova prima un avviso. Saresti sorpreso dalla frequenza con cui gli avvisi forniscono le opzioni necessarie.

Se la tua app ha una visualizzazione personale o pubblica che include un filtro, puoi iscriverti alle modifiche solo a quella visualizzazione. Ad esempio, supponiamo di voler essere avvisati tramite SMS quando un elemento in un'app di monitoraggio dei problemi ha la priorità impostata su Alta. Creeresti una vista che filtri l'app per i problemi ad alta priorità. Seleziona la visualizzazione filtrata nella sezione Invia avvisi per queste modifiche quando crei l'avviso e riceverai avvisi quando gli elementi soddisfano i criteri di filtro.

Come gestire gli avvisi per i siti di SharePoint

Puoi sempre tornare indietro e modificare gli avvisi. Quando si fa clic sui puntini di sospensione (mostrati in precedenza nella Figura 10-5) è possibile scegliere Gestisci avvisi e modificare gli avvisi già creati. Questo pulsante ti porta a una singola pagina invece di navigare a ciascuna app in cui hai impostato un avviso. La figura seguente mostra la pagina I miei avvisi.

Gestione degli avvisi per un intero sito di SharePoint.

Per gestire tutti gli avvisi che hai su un determinato sito e modificarli o eliminarli, segui questi passaggi:

Naviga fino a un'app in cui sei attualmente abbonato a un avviso.

Nel menu a discesa con i puntini di sospensione scegli Gestisci i miei avvisi.
Viene visualizzata la pagina I miei avvisi su questo sito.

Selezionare il collegamento al nome dell'avviso appropriato.
Viene visualizzata la pagina Modifica avviso su questo sito con tutte le opzioni visualizzate quando è stato creato l'avviso per la prima volta. Modificare le impostazioni come desiderato.
Non hai impostato l'avviso per cominciare? È ancora possibile leggere le impostazioni e modificare le scelte (vedere i passaggi precedenti). Le tue modifiche non influiscono sulle impostazioni degli avvisi per gli altri se l'avviso è stato creato per più utenti contemporaneamente.

Fare clic su OK per modificare l'avviso con le nuove impostazioni o Elimina per eliminare l'avviso.
L'eliminazione di un avviso creato per te non elimina l'avviso di altri utenti che fanno parte del gruppo per cui è stato creato l'avviso.

Se sei l'amministratore del sito, puoi gestire gli avvisi di tutti gli utenti del sito facendo clic sul collegamento Avvisi utente nella sezione Amministrazione sito della pagina Impostazioni sito.

Quando si verifica l'evento che corrisponde al tuo avviso, ad esempio l'ora o il luogo di una modifica dell'evento del calendario, ricevi un'e-mail nella tua casella di posta. La notifica e-mail che ricevi si basa su un modello. Questi modelli possono essere modificati dall'amministratore, in modo che possano fornire maggiori dettagli.