Come condividere le risorse di Microsoft Project

Molte organizzazioni che utilizzano Microsoft Project 2019 gestiscono molti progetti contemporaneamente. A volte, un progetto è l'unico progetto di questo tipo in un'azienda, come l'organizzazione di un trasloco. Altri progetti, come un progetto di progettazione di edifici in uno studio di architettura, avvengono contemporaneamente a molti altri progetti simili e attingono a molte delle stesse risorse, come architetti e disegnatori.

Quando un'organizzazione si impegna contemporaneamente in progetti di natura simile, attingere a un pool di risorse centralizzato può farle risparmiare tempo perché non deve creare risorse già esistenti. Anche il monitoraggio delle risorse tra i progetti può essere utile.

È possibile utilizzare un'altra funzionalità di progetto per risparmiare tempo per estrarre risorse esistenti da una rubrica aziendale o dalla propria rubrica in Outlook.

Come creare file di condivisione

Sia le risorse individuali che le risorse generiche possono essere create in un progetto vuoto come pool di risorse e salvate in una posizione accessibile sulla rete aziendale. Quindi qualsiasi project manager può assegnare quelle risorse ai propri progetti. Questi progetti vengono quindi denominati file di condivisioneperché condividono le risorse del pool di risorse. Ad esempio, se si dispone di un pool di addetti alla manutenzione che tutti nella società di produzione assegna ai progetti, creare un file di progetto denominato Pool di risorse e immettere tutte le risorse da condividere nella visualizzazione Elenco risorse. Oppure crea il file del pool di risorse denominato CEO e consenti a tutti coloro che gestiscono progetti che richiedono il coinvolgimento del CEO di assegnarlo da quella posizione centrale. Quindi usa gli strumenti di condivisione delle risorse in Project per assegnare queste risorse alle attività all'interno del tuo piano.

Quando qualcuno utilizza le assegnazioni di risorse da un file condivisore, anche tali informazioni vengono salvate nel file del pool di risorse. Quindi chiunque può utilizzare quel file per esaminare le allocazioni delle risorse in tutti i progetti dell'organizzazione.

Come scremare dai pool di risorse di gestione del progetto

Se utilizzi Project in tutta la tua azienda, potresti avere un pool di risorse, un repository centralizzato di risorse comuni che consente ai project manager di assegnare tali risorse ai loro vari progetti. Utilizzando un pool di risorse, puoi farti un'idea più realistica di quanto siano impegnate le risorse in tutti i progetti in qualsiasi momento.

Non confondere i pool di risorse con le risorse aziendali, che richiedono la configurazione di Project Professional, Project Server e Microsoft Office Project Web App. Un pool di risorse è semplicemente un file di progetto che contiene solo un elenco di risorse nella visualizzazione Elenco risorse e viene salvato su un'unità di rete condivisa per il tuo gruppo di lavoro o sul server della tua azienda. Chiunque abbia accesso al file del pool di risorse può assegnare le risorse in esso contenute ai progetti. Un pool di risorse evita a tutti la fatica di dover creare ripetutamente queste risorse nei propri progetti individuali.

Per accedere a una risorsa disponibile per l'intera organizzazione, segui questa procedura:

Aprire il file del pool di risorse e quindi aprire il file che sarà il file di condivisione.

Lavorando nel file condivisore, scegli Risorsa → Pool di risorse → Condividi risorse.
Viene visualizzata la finestra di dialogo Condividi risorse.

Specificare le risorse per il progetto.
Se si desidera specificare che un progetto utilizzerà solo le proprie risorse (impostazione predefinita), selezionare l'opzione Usa risorse proprie. Se desideri condividere risorse, seleziona l'opzione Usa risorse e poi scegli un progetto dall'elenco Da.

Specificare cosa deve fare Project quando esiste un'impostazione di risorse in conflitto, ad esempio il calendario di base delle risorse.
Se l'impostazione del progetto avrà la precedenza, seleziona l'opzione Il condivisore ha la precedenza. Se vuoi che l'impostazione del pool venga regolata, seleziona Il pool ha la precedenza.

Fare clic sul pulsante OK per completare il processo.
Tutte le risorse nel pool di risorse specificato vengono aggiunte all'elenco delle risorse del progetto, pronte per essere assegnate alle attività.

Dopo aver aggiunto una risorsa condivisa al progetto, è possibile aggiornare le informazioni sulla risorsa condivisa, nel caso in cui la persona che gestisce tali risorse condivise abbia apportato una modifica, ad esempio aumentando la tariffa oraria della risorsa. Per fare ciò, scegli Risorsa → Condivisione risorse → Aggiorna pool di risorse.

Se combini progetti separati in un progetto principale in qualsiasi momento, Project ti consente di avere risorse duplicate. Se colleghi i progetti combinati e poi elimini una risorsa duplicata nel progetto principale, viene eliminata anche nel sottoprogetto. Una procedura migliore consiste nel fare in modo che tutti i progetti separati condividano le risorse da un pool di risorse in modo che non esistano risorse duplicate quando si crea il file di progetto principale.

L'estrazione di risorse dai pool di risorse consente di risparmiare tempo perché non è necessario ricreare ripetutamente tali risorse. Tuttavia, potresti chiederti se dovresti tenere traccia del tempo della tua risorsa nel file del pool di risorse per vedere se la risorsa è in overbooking. La maggior parte dei progetti nel mondo reale utilizza risorse che non sono dedicate esclusivamente a un singolo progetto. I nuovi utenti di Project sono spesso confusi perché quasi tutte le persone che lavorano ai loro progetti dedicano tempo ad altri lavori, dalla comunicazione generale con colleghi e clienti agli sforzi investiti in altri progetti. Questi principianti dovrebbero creare pool di risorse per tenere conto del tempo condiviso tra più progetti contemporaneamente?

In generale, cercare di tenere traccia di ogni minuto della giornata di ogni risorsa per vedere se le risorse stanno lavorando al 100 percento o al 50 percento sulle tue attività o se sono condivise tra più progetti equivale al caos. Poniti questa domanda: quando questa risorsa lavora su un'attività nel tuo progetto, si concentrerà completamente su quell'attività in quel momento? In tal caso, potrebbe non essere necessario scherzare con il monitoraggio delle risorse condivise in molti progetti. Soprattutto su compiti più brevi, resistere alla tentazione di microgestire gli sforzi delle tue risorse al di fuori del tuo progetto di solito funziona bene. Se, d'altra parte, hai risorse che lavorano solo la metà del tempo o che dividono il tempo tra due progetti regolarmente, considera l'utilizzo di strumenti di risorse condivise per tenere traccia di tali risorse tra i progetti.

Come importare risorse da Outlook

Project ti consente di risparmiare il tempo impiegato per inserire le informazioni sulle risorse consentendoti di estrarre risorse da Outlook.

Per estrarre risorse da Outlook, devi averlo specificato come programma di posta elettronica predefinito: apri Outlook e quando ti viene chiesto se desideri che sia il programma predefinito, rispondi di sì.

Quando inserisci una o più risorse di Outlook nel tuo progetto, queste vengono aggiunte all'elenco dei tuoi progetti, utilizzando il nome della risorsa e l'indirizzo di posta elettronica così come sono presenti nella Rubrica di Outlook. Anche l'iniziale della prima lettera predefinita e il tipo di lavoro sono preassegnati. Puoi quindi aggiungere alla risorsa tutti i dettagli che desideri.

Per inserire risorse dalla Rubrica di Outlook, visualizzare la visualizzazione Elenco risorse e seguire questi passaggi:

Vai alla scheda Risorse sulla barra multifunzione. Nel gruppo Inserisci fare clic su Aggiungi risorse e quindi su Rubrica.
Viene visualizzata la finestra di dialogo Seleziona risorse.

Fare clic sul nome di una risorsa nell'elenco Nome.

Fare clic su Aggiungi per inserire il nome selezionato nell'elenco Risorse.

Ripeti i passaggi 2 e 3 per aggiungere al tuo progetto tutti i nomi delle risorse che desideri importare.

Al termine, fai clic sul pulsante OK.

I nomi ora vengono visualizzati nell'elenco delle risorse del progetto, pronti per essere assegnati alle attività.

Per ulteriori informazioni sulla gestione delle risorse di Microsoft Project, vedere Come gestire le risorse in Microsoft Project 2019 .