Come creare attività di riepilogo e sottoattività in Project 2016

Quando si osserva una struttura di suddivisione del lavoro di progetto in Project 2016, nota anche come WBS, o un elenco di attività di progetto, come quello mostrato nella figura seguente, si vede che organizza le attività in livelli. I livelli superiori provengono dalla WBS. Il livello inferiore è costituito da attività che sono state scomposte dalla WBS.

Un'attività che ha altre attività rientrate sotto di essa in questa struttura è un'attività di riepilogo o un'attività padre. Le attività rientrate sotto l'attività di riepilogo sono attività secondarie o attività figlio. Le attività di riepilogo sono indicate in grassetto nella struttura del progetto.

Puoi sapere quando un'attività di riepilogo ha una famiglia di attività secondarie attaccate alle sue gonne: Quando un'attività secondaria è nascosta, viene visualizzato un piccolo triangolo chiaro a sinistra dell'attività di riepilogo. Quando fai clic sul triangolo con la punta del puntatore, l'attività si espande per mostrare l'intero clan di attività secondarie e l'attività di riepilogo aggiunge un triangolo nero alla sua sinistra.

Struttura del progetto, che mostra le attività di riepilogo e le sottoattività.

Nella figura puoi vedere che le attività di riepilogo del database e dell'interfaccia utente hanno attività secondarie nascoste. Le attività di riepilogo Pagamento e Conferma mostrano tutte le relative attività secondarie.

Tutte le informazioni su una famiglia di attività vengono raggruppate nell'attività di riepilogo di livello più alto. Pertanto, qualsiasi attività con attività secondarie non ha informazioni sui tempi o sui costi: raccoglie la durata totale e il costo dalla somma delle sue parti.

Questa funzionalità di rollup è cumulativa: l'attività di livello più basso viene riportata all'attività padre, che potrebbe essere inclusa in un'altra attività di riepilogo, che (ad esempio) in un'attività di riepilogo del progetto. Qualsiasi attività con attività al di sotto di essa ottiene la sua durata e le informazioni sui costi da un elenco delle sue attività secondarie, indipendentemente da quanto profondamente nidificata possa essere nella gerarchia.

La struttura delle famiglie in una struttura è utile anche quando è necessario riorganizzare una struttura: quando si sposta un'attività di riepilogo, tutte le sue attività secondarie vengono subito dopo, indipendentemente dal fatto che sia espansa!

Se un'attività di riepilogo viene pianificata manualmente, la funzionalità di rollup non funziona e Project visualizza avvisi che lo informano. La barra di Gantt per l'attività di riepilogo ha una barra di avviso rossa che mostra la durata calcolata delle attività secondarie quando non corrispondono alla durata dell'attività di riepilogo. Anche la voce del campo Fine dell'attività di riepilogo presenta una sottolineatura ondulata rossa per indicare un potenziale problema di pianificazione.

Per gestire questa situazione, è possibile modificare l'attività di riepilogo per utilizzare la pianificazione automatica, nel qual caso calcola correttamente i dati di rollup. Se si desidera che l'attività di riepilogo continui a essere pianificata manualmente, è possibile modificarne la data di fine o utilizzare Controllo attività per correggere la pianificazione dell'attività di riepilogo.

Quanti livelli puoi andare nella WBS?

Non hai limiti pratici su quanti livelli di attività puoi creare in una struttura. Project ti consente di indentare a più livelli di dettaglio di quelli necessari per tutti tranne che per le pianificazioni più complesse.

Ricorda, però: a un certo punto, devi occuparti dell'assegnazione di tempi e risorse a ciascuna di queste attività e quindi monitorare i loro progressi. Troppi dettagli possono rendere difficile la gestione del piano di progetto. Ad esempio, se il tuo progetto dura pochi mesi, non vuoi tenere traccia di un livello in cui le attività durano solo poche ore. Le migliori pratiche suggeriscono di impostare sempre la pianificazione al livello a cui si desidera gestire il team, in genere giorni o settimane lavorativi (lavorativi).

Per i progetti più lunghi, puoi pianificare utilizzando la pianificazione a ondate rotanti, un metodo per elaborare progressivamente la quantità di dettagli per il lavoro a breve termine e mantenere a un livello più alto qualsiasi lavoro che è più lontano. Ad esempio, se hai un progetto di due anni, potresti avere i primi tre mesi pianificati in dettaglio, i tre mesi successivi a un livello più alto e il resto della pianificazione del progetto che mostra solo le pietre miliari e i risultati principali. Man mano che avanzi nel progetto, inizi ad aggiungere ulteriori dettagli per sei mesi e oltre. Una buona regola è mantenere una buona quantità di dettagli per 90 giorni.

La pianificazione delle onde rotanti non è una scusa per aggiungere portata; è solo l'elaborazione dell'ambito esistente.

Il compito di riepilogo del progetto

Proprio come una nave ha un solo capitano, solo un'attività riassume tutte le altre attività in un progetto. Visualizza l' attività di riepilogo del progetto, che rappresenta il livello di informazioni più elevato (meno dettagliato) e spesso è semplicemente il titolo del progetto, ad esempio Implementazione nuovo prodotto. Quando dici a Project di visualizzare l'attività di riepilogo del progetto, ogni attività nel progetto rientra nella struttura, come mostrato qui.

L'attività di riepilogo del progetto.

Mentre crei il tuo progetto, puoi facilmente creare tu stesso un'attività di riepilogo del progetto (indentare altre attività sotto di essa) o utilizzare una funzione Progetto per generarne una automaticamente in qualsiasi momento, anche dopo aver creato tutte le fasi del progetto. Per fare in modo che Project visualizzi automaticamente un'attività di riepilogo del progetto, segui questi passaggi:

Nella visualizzazione Diagramma di Gantt selezionare la scheda di contesto Formato strumenti diagramma di Gantt.

Nel gruppo Mostra/Nascondi selezionare la casella di controllo Attività di riepilogo progetto.

Come puoi vedere, l'attività 0, corsa/camminata 10 km del centro giovanile, è l'attività di riepilogo del progetto. Notare che la barra per l'attività di riepilogo del progetto sul grafico è grigia e che le barre per altre attività di riepilogo sono nere.

Se ci pensi, un titolo di livello superiore in una struttura è la somma delle sue parti: il titolo riflette l'argomento generale per tutti gli elementi sottostanti. L'attività di riepilogo del progetto fa avanzare ulteriormente questo concetto: questa attività raggruppa tutti i dati effettivi di altre attività in un unico elemento. Pertanto, la durata dell'attività di riepilogo del progetto riflette la durata dell'intero progetto. Da un punto di vista monetario, il costo totale dell'attività di riepilogo del progetto riflette i costi totali per l'intero progetto. Figure come queste possono essere utili da avere a portata di mano - e questo è un valore di un'attività di riepilogo.

Se sei confuso sulla lunghezza dell'attività di riepilogo, ricorda che la durata dell'attività di riepilogo è la differenza tra la prima data di inizio dell'attività e l'ultima data di fine dell'attività. Tuttavia, i giorni non lavorativi non vengono conteggiati nella durata dell'attività di riepilogo. La lunghezza dell'attività di riepilogo, pertanto, è uguale al numero di giorni di lavoro nel corso delle sottoattività, non al numero di giorni di calendario tra l'inizio della prima attività e la fine dell'ultima.

Non tutti utilizzano le attività di riepilogo del progetto. Puoi semplicemente creare, al livello più alto della tua struttura, attività che rappresentano i principali risultati finali o fasi del progetto, con sottofasi e sottoattività sottostanti, e non creare un'attività che è più in alto nell'ordine rispetto a tutte le altre. Tuttavia, avere un'attività di riepilogo del progetto presenta alcuni vantaggi:

• Puoi visualizzare rapidamente i totali per il progetto a colpo d'occhio nelle colonne di dati nella visualizzazione Diagramma di Gantt e in altre visualizzazioni.
• È possibile inserire un collegamento all'attività di riepilogo del progetto in un altro progetto in modo che tutti i dati di un progetto si riflettano in un altro. Ad esempio, se si creano cinque pianificazioni per il lancio di nuovi prodotti nella propria azienda, è possibile creare facilmente una pianificazione principale per tutti i lanci di prodotti aziendali collegandosi alle attività di riepilogo del progetto in ciascuno dei progetti.