Come creare avvisi e-mail per un gruppo di SharePoint

Se RSS non fa per te, puoi scegliere di ricevere notifiche e-mail quando le app di SharePoint cambiano creando un avviso. Gli avvisi sono un ottimo modo per tenere traccia delle modifiche che i tuoi compagni di squadra apportano a documenti ed elementi.

È necessaria l'autorizzazione Crea avvisi per creare avvisi. Questa autorizzazione viene generalmente concessa con la configurazione predefinita del gruppo SharePoint Membri del sito .

Per creare un avviso per un'app, procedi nel seguente modo:

Individua l'app in cui desideri iscriverti a un avviso, quindi fai clic sul pulsante a discesa Avvisami nella sezione Condividi e traccia della scheda Libreria della barra multifunzione (per un'app basata su libreria) o sulla scheda Elenco della barra multifunzione (per un'app basata su elenchi).
Se non vedi il pulsante Avvisami, è probabile che il tuo amministratore non abbia configurato le impostazioni della posta in uscita. Se le impostazioni della posta in uscita non sono configurate in Amministrazione centrale, il pulsante Avvisami semplicemente non verrà visualizzato dagli utenti. Se stai utilizzando SharePoint Online, tuttavia, la posta in uscita è già stata configurata da Microsoft e sei a posto.

Scegli Imposta avviso su questa libreria dall'elenco a discesa.
Viene visualizzata la finestra Nuovo avviso.
È possibile sottoscrivere un avviso per un elemento o un documento selezionando l'elemento o il documento e scegliendo Avvisami nella scheda Elementi della barra multifunzione.

Nella casella di testo Titolo avviso, immettere un nome per l'avviso.
Rendi il nome qualcosa di significativo per te nella tua casella di posta, ad esempio Documenti modificati oggi - Sito del team di budget . Altrimenti, non hai un modo significativo per distinguere un avviso dall'altro.

Nella casella di testo Invia avvisi a, inserisci i nomi delle persone oltre a te che dovrebbero ricevere l'avviso.
Esatto, puoi iscrivere altre persone a un avviso! È necessario disporre dell'autorizzazione Gestisci avvisi, concessa per impostazione predefinita ai proprietari del sito.
Le organizzazioni e i proprietari di siti potrebbero voler iscrivere più utenti a un avviso per assicurarsi che ricevano aggiornamenti importanti e incoraggiarli a contribuire a un forum di discussione, blog o wiki. Gli utenti possono comunque rinunciare modificando le impostazioni nelle impostazioni degli avvisi.

Nella sezione Modalità di consegna, seleziona se ricevere gli avvisi tramite e-mail o SMS sul tuo telefono cellulare.
La messaggistica di testo richiede che l'amministratore di SharePoint configuri questo servizio tramite una terza parte, quindi potresti non essere in grado di inviare avvisi al telefono.

Nella sezione Tipo di modifica, seleziona l'opzione che corrisponde al tipo di notifiche che desideri ricevere: tutte le modifiche, vengono aggiunti nuovi elementi, gli elementi esistenti vengono modificati o gli elementi vengono eliminati.
Se sei responsabile della gestione di un'app, dovresti ricevere un avviso ogni volta che gli elementi vengono eliminati.

Nella sezione Invia avvisi per queste modifiche, scegli quando ricevere avvisi.
Le opzioni che vedi qui variano in base al tipo di app con cui stai lavorando. Ad esempio, un'app Attività consente di ricevere un avviso quando un'attività è contrassegnata come Completata o ogni volta che cambia un'attività ad alta priorità.

Nella sezione Quando inviare avvisi, scegli la frequenza di consegna degli avvisi.
Puoi riceverli immediatamente, una volta al giorno o una volta alla settimana. I riassunti giornalieri sono belli; altrimenti, probabilmente riceverai troppe email.

Fare clic su OK per creare l'avviso.

Dai un'occhiata a questo esempio di configurazione di un avviso.

Ricevi un'email quando un elenco o una raccolta cambia.

Ogni volta che gli utenti affermano di aver bisogno di un flusso di lavoro per ricevere una notifica, prova prima un avviso. Saresti sorpreso dalla frequenza con cui gli avvisi forniscono le opzioni necessarie.

Se la tua app ha una visualizzazione personale o pubblica che include un filtro, puoi iscriverti alle modifiche solo a quella visualizzazione. Ad esempio, supponiamo di voler essere avvisati tramite messaggio di testo quando un elemento in un'app Issue Tracking ha la priorità impostata su Alta. Creeresti una vista che filtri l'app per i problemi ad alta priorità. Seleziona la visualizzazione filtrata nella sezione Invia avvisi per queste modifiche quando crei l'avviso e riceverai avvisi quando gli elementi soddisfano i criteri di filtro.

Devi avere un indirizzo e-mail configurato nel tuo profilo SharePoint per ricevere avvisi. Se il tuo server SharePoint si trova nella tua rete, di solito non è un problema. Tuttavia, Office 365 potrebbe non essere integrato con la rete e le informazioni di posta elettronica. In tali situazioni, l'amministratore può configurare manualmente il tuo indirizzo e-mail o concederti l'autorizzazione a farlo.

Puoi gestire tutti i tuoi avvisi da un'unica pagina invece di navigare in ogni elenco. Per gestire tutti gli avvisi che hai su un determinato sito e modificarli o eliminarli, segui questi passaggi:

Naviga fino a un'app in cui sei attualmente abbonato a un avviso.

Nella scheda Elenco della barra multifunzione, nella sezione Condividi e traccia, scegli Avvisami → Gestisci i miei avvisi.

Selezionare il collegamento al nome dell'avviso appropriato.
Viene visualizzata la pagina Gestisci i miei avvisi su questo sito con tutte le opzioni visualizzate quando hai creato l'avviso per la prima volta. Modificare le impostazioni come desiderato.
Non hai impostato l'avviso per cominciare? È ancora possibile leggere le impostazioni e modificare le scelte (vedere l'elenco dei passaggi precedenti). Le modifiche non influiscono sulle impostazioni degli avvisi per gli altri se l'avviso è stato creato per più utenti contemporaneamente.

Fare clic su OK per modificare l'avviso con le nuove impostazioni o Elimina per eliminare l'avviso.
L'eliminazione di un avviso creato per te non elimina l'avviso di altri utenti che fanno parte del gruppo per il quale è stato creato l'avviso.

Se sei l'amministratore del sito, puoi gestire gli avvisi di tutti gli utenti del sito facendo clic sul collegamento Avvisi utente nella sezione Amministrazione sito della pagina Impostazioni sito.