Come creare lettere unite per posta di Word 2013

Le lettere sono uno dei tipi di documenti Word 2013 uniti per posta più comuni. In genere i campi di unione vengono utilizzati per generare l'indirizzo postale. In alcune lettere, i campi vengono utilizzati anche per personalizzare la lettera stessa.

Word 2013 fornisce due blocchi di codice per risparmiare tempo, > e >. Trovi i pulsanti per questi codici nella scheda Lettere.

Il > codice imposta un indirizzo di posta standard per te, oppure puoi inserire codici individuali per creare tu stesso il blocco di indirizzi di posta. Ad esempio, sono equivalenti:

L'esercizio seguente non utilizza il codice della riga di saluto perché il file di dati non ha campi separati per nome e cognome e il codice > funziona meglio quando questi nomi sono separati.

Apri un documento per con una lettera all'interno.

Scegli Lettere → Inizia stampa unione → Lettere.

Scegli Mailing→Seleziona destinatari→Utilizza un elenco esistente.

Viene visualizzata la finestra di dialogo Seleziona origine dati.

Passare alla cartella contenente i file di dati per la stampa unione. Seleziona il file di stampa unione e fai clic su Apri.

Viene visualizzata la finestra di dialogo Seleziona tabella, che richiede di scegliere quale foglio di lavoro si desidera utilizzare.

Nella finestra di dialogo Seleziona tabella, assicurati che Sheet1$ sia selezionato e fai clic su OK.

Il simbolo del dollaro dopo il nome del foglio è il modo di Excel per dire che il nome è assoluto, ovvero non cambia quando ci si fa riferimento in una formula. Non è significativo per i nostri scopi in questo esercizio.

Sposta il punto di inserimento sulla riga immediatamente sotto la data, quindi scegli Lettere → Blocco indirizzi.

Viene visualizzata la finestra di dialogo Inserisci blocco di indirizzi.

Se l'esempio nell'area di anteprima non è corretto, fare clic sul pulsante Abbina campi e specificare quali campi devono essere associati a quali parti del blocco di indirizzi.

Confermare che l'indirizzo nell'area di anteprima appaia formato correttamente e quindi fare clic su OK per accettare le impostazioni predefinite.

Nel documento viene visualizzato un codice >.

Premi Invio per iniziare una nuova riga dopo il > codice, quindi digita Dear e premi la barra spaziatrice una volta.

Nella scheda Lettere, fare clic sulla freccia in basso sotto Inserisci campo unione e nel menu visualizzato fare clic su Nome.

Viene inserito un codice >.

Digitare una virgola dopo il codice e quindi fare clic per spostare il punto di inserimento immediatamente prima dell'archivio parole nel primo paragrafo.

Fare nuovamente clic sulla freccia giù sotto il pulsante Inserisci campo unione e fare clic su Città.

Viene inserito un codice > nel punto di inserimento.

Premi la barra spaziatrice una volta per aggiungere uno spazio dopo il codice.

La lettera è simile al seguente esempio.

Scegli Mailing→Anteprima risultati.

La prima lettera appare come verrà stampata. Notare che c'è spazio extra tra le righe del blocco di indirizzi.

Seleziona tutte le righe del blocco di indirizzi sulla lettera in anteprima, quindi scegli Home → Interlinea e spaziatura paragrafo → Rimuovi spazio dopo il paragrafo. Fare clic fuori dalla selezione per deselezionarla al termine.

Questo risolve il problema della spaziatura per tutte le lettere nel file di unione.

Fare clic alla fine dell'ultima riga del blocco dell'indirizzo e premere Invio una volta, creando un'ulteriore riga di spazio tra l'indirizzo e il messaggio di saluto.

Scegli Lettere→Registro successivo per visualizzare un'anteprima della lettera successiva.

Per migliorare l'aspetto delle lettere, puoi centrarle verticalmente sulla pagina.

Continua a fare clic su Successivo record finché non hai visto tutti i record, quindi scegli Lettere → Termina e unisci → Modifica singoli documenti.

Viene visualizzata la finestra di dialogo Unisci in nuovo documento.

Fare clic su OK per unire tutte le copie in un unico documento.

Si apre un nuovo documento, Letters1.

Scorri il nuovo documento per controllare le lettere; quindi chiuderlo senza salvare le modifiche.

Salva le modifiche nel file Main Merge e poi chiudilo.