Come creare un indice in Word 2013

Creare un indice sarebbe un po' scoraggiante senza strumenti che ti aiutino. Con gli strumenti di indicizzazione di Word 2013, devi contrassegnare le parole importanti da includere nel tuo indice, ma Word può alfabetizzare le voci per te e tenere traccia dei numeri di pagina su cui appaiono quelle parole.

In altre parole, la creazione di un indice è un processo in due fasi:

Contrassegna le voci dell'indice nel documento.

Compila l'indice.

Quando si contrassegnano le voci, ciascuna voce può essere di tre tipi:

• Una voce principale viene visualizzata in ordine alfabetico nell'indice. Queste sono le parole importanti che i tuoi lettori potrebbero cercare.

• Una voce secondaria appare subordinata a una voce principale. Le voci secondarie sono appropriate quando un termine ha senso solo nel contesto di un termine principale. Ad esempio, se la voce principale è Guerra civile , potresti avere una sottovoce Impatto economico .

• Un riferimento incrociato è un riferimento a una voce principale. Un riferimento incrociato è utile quando un termine è l'abbreviazione di un altro. Ad esempio, la voce principale potrebbe essere Stati Uniti d'America e il riferimento incrociato potrebbe essere USA .

• I riferimenti incrociati sono utili anche quando una determinata parola che un utente potrebbe cercare non è la stessa parola utilizzata per quell'argomento nel libro. Ad esempio, supponi di scrivere sulla funzione Trova in Word; potresti elencare Cerca come riferimento incrociato a Trova, nel caso in cui il lettore non conoscesse il nome ufficiale della funzione.

Come contrassegnare le voci dell'indice

Per contrassegnare le voci per un indice, utilizzare lo strumento Segna voce nella scheda Riferimenti. Quando contrassegni una voce di indice, Word inserisce un codice nascosto nel documento subito dopo la parola o la frase.

Contrassegnare le voci dell'indice può essere un'attività che richiede tempo. Sebbene lo strumento Segna voce disponga di un'opzione Segna tutto, che contrassegna tutte le occorrenze di una parola contemporaneamente, l'opzione Segna tutto tende a sovramarcare. Ciò significa che il tuo indice includerà usi accidentali di una parola piuttosto che solo gli usi importanti, e quindi renderà il tuo indice meno utile per i tuoi lettori.

Per generare un indice che citi solo usi significativi dei termini indicizzati, contrassegna singolarmente ogni voce dell'indice. Evita l'opzione Segna tutto tranne in casi speciali in cui si desidera contrassegnare ogni singola istanza di un termine.

Gli indici di qualità professionale sono contrassegnati da indicizzatori professionisti e un documento di grandi dimensioni, come un libro, può richiedere molti giorni per essere contrassegnato.

Nel primo paragrafo del documento, seleziona il testo di una voce principale, in questo esempio la prima guerra mondiale , quindi scegli Riferimenti→Segna voce.

Viene visualizzata la finestra di dialogo Contrassegna voce indice.

Fare clic sul pulsante Segna tutto.

Nel documento viene inserito un codice di voce di indice. Word visualizza i caratteri nascosti se non sono già visualizzati in modo che il codice dell'indice sia visibile. Sono contrassegnati anche tutti gli altri casi della prima guerra mondiale . La finestra di dialogo rimane aperta.

Puoi contrassegnare le istanze singolarmente o contrassegnarle tutte in una volta, a seconda che tu voglia che ogni istanza venga indicizzata. Tra le voci, puoi chiudere la finestra di dialogo o lasciarla aperta. Se lo chiudi e poi selezioni del testo, il testo selezionato appare automaticamente nella casella di testo Voce principale.

Fare clic sul pulsante Chiudi per chiudere la finestra di dialogo, quindi utilizzare la stessa procedura dei passaggi 1 e 2 per contrassegnare tutte le istanze di altre voci principali, come la Royal Australian Air Force , per questo esempio.

Mark All dovrebbe essere usato con parsimonia a causa dei problemi discussi in precedenza, ma Mark All è appropriato nei casi in cui il lettore potrebbe essere interessato a trovare ogni menzione di un termine.

Lascia aperta la finestra di dialogo al termine.

Nel primo paragrafo, seleziona il testo di una voce principale, ad esempio RAAF. Quindi, nella finestra di dialogo Contrassegna voce indice, modificare il testo nella casella Voce principale in RAAF.

Selezionare l'opzione Riferimento incrociato e quindi fare clic su Visualizza e digitare Royal Australian Air Force, per questo esempio.

Fare clic sul pulsante Segna. Quindi chiudere la finestra di dialogo.

Salva il documento e chiudilo.

Come generare un indice

Dopo che il documento è stato completamente contrassegnato per l'indicizzazione, puoi generare l'indice. Rispetto alla marcatura, la generazione dell'indice è semplice e veloce, richiedendo solo pochi passaggi.

Apri il tuo documento bio indicizzato.

Sposta il punto di inserimento alla fine del documento, premi Ctrl+Invio per iniziare una nuova pagina e scegli Riferimenti→Inserisci indice.

Si apre la finestra di dialogo Indice.

Dall'elenco a discesa Formati, scegli Classico e fai clic su OK.

L'indice viene visualizzato nel documento.

Se vengono visualizzati caratteri non stampabili, scegli Home→Mostra/Nascondi per nascondere tutti i codici indice e altri caratteri non stampabili.

Salva e chiudi il documento.