Come filtrare i dati in Access 2016

A volte è necessario visualizzare un gruppo di record che condivide un valore comune in un campo in Access. Forse elencano tutti una città in particolare, un determinato titolo di lavoro o sono tutti prodotti che hanno lo stesso costo. Sempre pronto ad aiutare, Access include uno strumento speciale proprio per questo scopo: il comando Filtro.

Il filtro utilizza i tuoi criteri e visualizza tutti i record corrispondenti, creando una mini-tabella dei soli record che soddisfano i tuoi requisiti. È come una query istantanea senza tutto il lavoro e la pianificazione. Certo, non è flessibile o potente come una query, ma è tutto ciò di cui hai bisogno quando cerchi una risposta abbastanza semplice.

Lo strumento Filtro viene visualizzato nella sezione Ordina e filtra della scheda Home della barra multifunzione e sono disponibili le seguenti scelte per un semplice filtro:

• Filtro

• Selezione

• Filtro avanzato per modulo

• Filtro/ordinamento avanzato

• Attiva/disattiva filtro

Ogni tipo di filtro svolge la stessa funzione di base, ma in modo leggermente diverso. L'opzione Filtro/ordinamento avanzato, che si trova facendo clic sul pulsante Avanzate, apre una finestra che in realtà ti fa costruire una query, selezionando tabelle e campi da filtrare, impostando criteri per il filtro da utilizzare mentre trova record specifici, quel genere di cose.

I filtri funzionano in tabelle, moduli e query. Sebbene sia possibile applicare un filtro a un report, filtrare i report può essere un compito arduo. Naturalmente, ciò che leggi qui può essere applicato a quel processo, se vuoi provarlo da solo. E ciò che impari ad applicare a una tabella può essere applicato anche quando lavori con query e moduli.

Filtraggio in base al contenuto di un campo

Il comando Filtro principale consente di filtrare i record in modo da visualizzare solo i record che soddisfano criteri specifici. Supponiamo, ad esempio, di voler visualizzare tutti i record relativi alle persone che vivono in una determinata città. Ecco come farlo:

Nella tabella di interesse, fai clic sul piccolo triangolo sul nome del campo che desideri filtrare (Città in questo caso).

Access visualizza un menu a comparsa.

Non fare clic con il pulsante destro del mouse sull'intestazione nella parte superiore della colonna (dove dice Città). Facendo clic con il pulsante destro del mouse viene visualizzato un menu a comparsa diverso pieno di cose meravigliose che puoi fare su quella colonna della tua tabella.

Filtraggio di un singolo campo in base alle voci di quel campo.

Se desideri omettere alcune voci dal filtro, rimuovi i segni di spunta nel menu a comparsa.

Puoi anche

• Rimuovere i segni di spunta dalle singole voci.

  o

• Rimuovere il segno di spunta Seleziona tutto per deselezionare tutti gli elementi.

Deseleziona tutto in modo da poter controllare facilmente solo le voci di cui desideri vedere i record corrispondenti. Con tutte le voci selezionate, vedrai tutti i record.

Metti i segni di spunta accanto alle voci che desideri utilizzare nella creazione del filtro per il campo.

Access esegue la ricerca nel campo selezionato e visualizza solo i record che soddisfano i criteri del filtro.

Fare clic su OK.

Vengono visualizzati tutti i record che soddisfano i criteri impostati (in virtù degli elementi selezionati). Potrebbero essere diversi record, molti record o solo uno.

Per tornare indietro e vedere tutti i record originali (non filtrati), puoi farlo

• Fare clic sul pulsante Attiva/disattiva filtro nella sezione Ordina e filtra della barra multifunzione per rimuovere l'ultimo filtro applicato.

  o

• Fare nuovamente clic sul minuscolo triangolo del nome del campo e scegliere Cancella filtro dal nome del campo.

  Se non ricordi quali campi hai filtrato, puoi riconoscerli dal piccolo simbolo dell'imbuto che appare accanto al nome del campo nella visualizzazione Foglio dati.

L'intera tabella, piena di record, torna a visualizzare.

Filtra per selezione

Il comando Selezione è il più semplice dei comandi Ordina e filtra da utilizzare. Si presume che tu abbia trovato un record che corrisponde ai tuoi criteri. Usare il filtro di selezione è un po' come afferrare qualcuno in mezzo alla folla e gridare: "Okay, tutti quelli che sono come questo ragazzo qui, mettiti in fila laggiù".

Ad esempio, immagina di voler trovare tutti i volontari che vivono a Landisville. Puoi usare il filtro di selezione in questo modo:

Fare clic sul campo che contiene le informazioni che si desidera abbinare.

In questo caso, è il campo Città.

Scorri l'elenco fino a trovare la voce del campo che fungerà da esempio appropriato per il tuo filtro.

Fare clic per selezionare il valore che si sta cercando, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cella contenente la selezione, quindi scegliere Uguale a qualunque . (In questo caso, sarebbe Equals Landisville.) Puoi anche selezionare la cella e quindi fare clic sul pulsante Selezione nella scheda Home (nella sezione Ordina e filtra) per accedere allo stesso elenco di scelte.

Access visualizza immediatamente una tabella contenente solo i record che corrispondono alla selezione.

Access mostra solo i record che corrispondono al criterio Filtra per selezione.

Fare clic sul pulsante Attiva/disattiva filtro sulla barra degli strumenti dopo aver terminato di utilizzare il filtro.

La tabella o il modulo torna alla visualizzazione normale.

At this stage of the game, you may want to save a list of everything that matches your filter. Unfortunately, the Filter’s simplicity and ease of use now come back to haunt you. To permanently record your filtered search, you have to create a query.

You can also use the Filter menu that shows sorting options and the list of checked field values. When you display the pop-up menu, unclick Select All and then check the value you want to look for. Then choose Text Filters from that same pop-up menu. The same list of options (Equals, Does Not Equal, Begins With, and so on) appears as a fly-out menu, and you can make your choice there.

Filter by Form

You can tighten a search by using additional filters to weed out undesirable matches, but that takes a ton of extra effort. For an easier way to isolate a group of records according to the values in more than one field, try Filter by Form.

Filter by Form uses more than one criterion to sift through records. In some ways, it’s like a simple query. It’s so similar to a query that you can even save your Filter by Form criteria as a full-fledged query!

Suppose, for example, that you need a list of all the employees at your company who work in a certain department and have a particular title. You can perform two Selection filters (on the Department and Job Title fields, using the employee database as an example) and write down the results of each to get your list, or you can do just one search with Filter by Form and see all the records that meet your criteria (based on their entries in multiple tables) in a single step.

To use Filter by Form, follow these steps:

On the Ribbon’s Home tab, click the Advanced button in the Sort & Filter section.

A menu appears.

Choose Filter by Form from the menu.

The table is replaced by a single row of cells, one under each field header in your table.

Click in the empty cell beneath field name for the first column that you want to filter.

Use the scroll bars to bring the column onscreen if it’s off to the right and can’t be seen.

The down arrow jumps to the column you click.

• Normally, Access shows a down-arrow button next to the first field in the table.

• If you previously used a Filter command with the table, Access puts the down-arrow button in the last field you filtered.

  

  Filter by Form offers a grid and drop-down lists to set criteria for each field.

Click the down arrow to see a list of values that the field contains.

The drop-down list shows all unique values in a field.

In the list of values, click the value that you want to use in this filter.

Ad esempio, se selezioni Landisville dall'elenco a discesa nel campo Città, "Landisville" si sposta nella colonna Città. Access aggiunge automaticamente le virgolette: un dettaglio in meno da ricordare!

Per aggiungere un'altra opzione di filtro per il campo scelto, fai clic sulla scheda O nell'angolo inferiore sinistro della tabella.

Viene visualizzata una nuova finestra Filtra per modulo, che consente di aggiungere una condizione di ricerca alternativa. Access offre anche una scheda Or nell'angolo inferiore sinistro del display.

Al comando Filtra per modulo piace rispondere a domande semplici, come "Mostrami tutti i volontari che vivono a Lancaster". Fornisce anche risposte a domande più complesse come "Mostrami tutti i record contenenti Th nel campo AvailableDays e che hanno Landisville nel campo City" ed esegue facilmente entrambe le attività.

Fare una domanda più complessa (come "Mostrami tutti i volontari di Lancaster a cui piace la raccolta fondi") richiede una domanda.

Fare clic sulla scheda O per definire ulteriormente i criteri.

Per ogni campo aggiuntivo che desideri filtrare, fai clic sulla scheda O e ripeti i passaggi da 3 a 6.

In questo esempio, il secondo campo da filtrare è VolunteerInfo e Fundraising è stato digitato nella casella del campo.

Dopo aver immesso tutti i criteri per il filtro, fare clic sul pulsante Attiva/disattiva filtro.

L'accesso trova tutti i volontari a cui piace la raccolta fondi in base al filtraggio di due dei campi della tabella.

Un pensiero finale su Filtra per modulo:

Sebbene tu possa essere fantasioso aggiungendo le ricerche Or a tuo piacimento, tenere traccia della tua creazione diventa difficile in un batter d'occhio. Prima di esagerare , ricorda a te stesso che le query funzionano meglio dei filtri quando le domande diventano complesse.

Quando hai finito di armeggiare con il filtro, fai clic sul pulsante Attiva/disattiva filtro. A quel punto, la tua tabella torna alla normalità (o almeno normale come le tabelle di dati non hanno mai ottenuto).

Non filtrare in un modulo

Cosa fai quando inserisci i criteri per errore? O quando decidi che non vuoi davvero includere Lancaster nel tuo filtro subito dopo aver fatto clic su Lancaster? Nessun problema: il comando Clear Grid viene in soccorso!

Quando fai clic sul comando Cancella griglia (che si trova nel menu Avanzate della sezione Ordina e filtra), Access cancella tutte le voci nella griglia Filtra per modulo e ti offre un posto carino e pulito per ricominciare.

Filtra escludendo la selezione

Il filtro di selezione può essere utilizzato anche per escludere determinati record. Funziona benissimo quando vuoi nascondere brevemente un gruppo di record che condividono tutti un attributo univoco (un particolare stato, città o codice postale).

Ecco come fare in modo che il filtro di selezione escluda i record per te:

Scorri la tabella fino a trovare il valore che vuoi escludere.

Fai clic con il pulsante destro del mouse sul campo contenente il valore, quindi scegli Non uguale a ______ (dove lo spazio vuoto rappresenta il valore su cui hai fatto clic con il pulsante destro del mouse) dal menu visualizzato.

Quei record che corrispondono al valore che hai scelto si tolgono di mezzo in modo che tu possa concentrarti sui record che ti interessano davvero.

Con un clic, Access nasconde tutti i volontari il cui valore del campo Stato è Prospettivo.

Puoi anche fare clic sul pulsante Selezione (nella sezione Ordina e filtra della scheda Home) e scegliere Non uguale dal menu lì. Noterai anche i comandi Contiene e Non contiene. Questi sono utili per selezionare i record che hanno qualcosa in comune, come una particolare parola o numero al loro interno. Puoi anche combinare i filtri, escludendo non solo (ad esempio) i potenziali volontari che sono potenziali, ma i potenziali volontari che vivono in una determinata città o stato.