Come gestire le risorse in Microsoft Project 2019

Prima di creare risorse in Microsoft Project 2019 volenti o nolenti, devi capire come influiscono sul tuo progetto. Prima di tutto, una risorsa è una risorsa che aiuta a realizzare un progetto, sia che si tratti di una persona, di un'attrezzatura, di un materiale o di una fornitura. Un aspetto dell'utilizzo efficace delle risorse consiste nel gestire il flusso di lavoro di qualsiasi risorsa con disponibilità di tempo limitata per il progetto. Quando crei risorse, indichi la loro disponibilità in base alle ore del giorno o dei giorni della settimana.

Ad esempio, una persona può essere disponibile il 50% del tempo, o 20 ore nella settimana lavorativa standard di 40 ore, mentre un'altra può essere disponibile a tempo pieno (40 ore). Quando assegni questo tipo di risorse al tuo progetto, puoi utilizzare varie visualizzazioni, rapporti e strumenti per vedere se una risorsa è in overbooking in qualsiasi momento durante il progetto. Puoi anche vedere quando le persone sono sedute, girando i pollici o quando potrebbero essere disponibili per aiutare in un'altra attività. Puoi anche tenere conto delle risorse che lavorano su più progetti all'interno della tua organizzazione e assicurarti che vengano utilizzate in modo efficiente.

Un altro aspetto dell'utilizzo efficace delle risorse è comprendere come il numero di risorse assegnate per lavorare su un'attività influisca sulla durata di tale attività. In altre parole, se hai una certa quantità di lavoro da eseguire ma poche persone per farlo, un'attività tipica richiede più tempo per essere completata rispetto a quando sono disponibili molte persone.

Il tipo di attività determina se la durata di un'attività cambia in base al numero di risorse ad essa assegnate. Ricorda: il tipo di attività può essere unità fisse, durata fissa o lavoro fisso.

Infine, le risorse aggiungono costi a un progetto. Per tenere conto dei costi nel tuo progetto, ad esempio una persona che lavora molte ore su un'attività, computer che devi acquistare o servizi che richiedono commissioni, devi creare risorse e assegnarle a una o più attività.

Tipi di risorse: lavoro, materiale e costo

Ai fini della pianificazione delle risorse, Project riconosce solo questi tre tipi di risorse:

• Lavoro: questa persona, come un programmatore o un idraulico, può essere riassegnata ma non esaurita. Le risorse di lavoro sono assegnate alle attività per eseguire il lavoro.
• Materiale: Il materiale ha un costo unitario e non consuma ore di lavoro, ma può esaurirsi. Esempi di costi dei materiali sono acciaio, legno e libri.
• Costo: l' utilizzo di una risorsa di costo offre la flessibilità di specificare il costo applicabile, ad esempio viaggio o spedizione, ogni volta che si utilizza la risorsa.

Decidere quale tipo di risorsa utilizzare quando si aggiunge un fornitore esterno o una risorsa attrezzatura al progetto può essere complicato. Se vuoi evitare di aggiungere ore di lavoro al progetto quando quella risorsa viene utilizzata, non impostare la risorsa come risorsa di lavoro. Utilizzare invece una risorsa di costo o un approccio a costo fisso.

In che modo le risorse influenzano i tempi delle attività

Nelle impostazioni predefinite di Project 2019, la pianificazione basata sul lavoro è disattivata per le attività pianificate manualmente e automaticamente. Quindi, indipendentemente dal numero di risorse di lavoro assegnate, la durata dell'attività rimane la stessa e Project accumula più ore di lavoro per l'attività, per riflettere un maggiore impegno.

Tuttavia, in alcuni casi di un tipo di attività a unità fissa oa lavoro fisso, l'aggiunta o la rimozione di risorse assegnate all'attività dovrebbe avere un impatto sul tempo necessario per completare l'attività. In sostanza, la vecchia massima "Due teste sono meglio di una" può essere modificata in "Due teste sono più veloci di una".

L'assegnazione di altre persone alle attività non sempre riduce il tempo di lavoro in modo proporzionale, anche se Project lo calcola così. Quando hai più persone, hai anche più riunioni, promemoria, sforzi duplicati e conflitti, per esempio. Se si aggiungono più risorse a un'attività, considerare anche l'aumento della quantità di impegno richiesto per completare tale attività per tenere conto delle inevitabili inefficienze del gruppo di lavoro.

Come stimare i requisiti delle risorse

Di solito sai quante risorse materiali sono necessarie per completare un'attività: nella maggior parte dei casi, puoi utilizzare una formula standard per calcolare il numero di libbre, tonnellate, iarde o un'altra quantità. Ma come fai a sapere quanto impegno devono investire le tue risorse lavorative per completare le attività del progetto?

Includi una certa quantità di risorse materiali extra se pensi di averne bisogno per rilavorazioni o scarti.

Come per molti aspetti delle informazioni che inserisci in una pianificazione del progetto, la determinazione del livello di impegno dipende in larga misura dalla tua esperienza con attività e risorse simili. Tuttavia, ricorda questi avvertimenti:

• L'abilità conta. È probabile che una risorsa meno qualificata o con meno esperienza impiegherà più tempo per completare un'attività. Esperimento: aumenta la durata del 20% per una risorsa meno qualificata, ad esempio, o riducila del 20% per una risorsa più qualificata.
• La storia si ripete. Guarda i progetti e le attività precedentemente completati. Se hai monitorato il tempo delle persone, puoi probabilmente vedere quanto sforzo è stato richiesto per completare vari tipi di attività su altri progetti e tracciare parallelismi con il tuo progetto. Questa tecnica per stimare la durata dello sforzo è simile alla stima analoga. Scopri Apprendimento continuo dai progetti di Microsoft Project 2019 .
• Chiedi e ti sarà dato. Chiedi alle risorse stesse di stimare quanto tempo pensano che richiederà un'attività. Dopotutto, le persone che svolgono il lavoro dovrebbero sapere meglio quanto tempo ci vuole.

Consentire tempo di riserva in un progetto per tenere conto di circostanze impreviste, ad esempio risorse meno qualificate di quanto previsto. Per garantire che le date dei cardini vengano rispettate, molte persone aggiungono un'attività chiamata Riserva per imprevisti o Buffer alle loro pianificazioni immediatamente prima della consegna di un traguardo o della fine di una fase.

Come creare risorse Microsoft Project

Proprio come qualcuno compila il certificato di nascita ogni volta che nasce un bambino, viene compilato un modulo ogni volta che nasce (ovvero, viene creata ) una risorsa in Project . Nel modulo Informazioni sulla risorsa si immettono informazioni quali il nome della risorsa, la disponibilità e la tariffa oraria o il costo per utilizzo. È inoltre possibile immettere informazioni facoltative, come il gruppo (gruppo di lavoro aziendale) a cui appartiene la risorsa o l'indirizzo e-mail della risorsa.

Puoi creare una risorsa come una singola persona o entità, una risorsa generica (come un set di abilità senza persona assegnata, come Assistente o Ingegnere) o anche un gruppo di più risorse che lavorano insieme. Molte volte, nelle prime fasi della pianificazione del progetto, si conosce solo l'abilità delle risorse di cui si ha bisogno, per essere sostituiti in seguito da una persona nominata che ha sia il tempo che le qualifiche per completare l'attività.

Al livello più semplice, una risorsa viene creata come una singola entità: una determinata persona o una sala riunioni o un'attrezzatura. La risorsa viene creata immettendo le informazioni nella finestra di dialogo Informazioni sulla risorsa.

Quando crei una risorsa, devi digitare almeno il nome della risorsa, ma puoi anche aggiungere tutte le informazioni che desideri. Alcune persone preferiscono creare prima tutte le risorse e aggiungere successivamente le informazioni sui contatti e sui costi.

Per creare una risorsa utilizzando la finestra di dialogo Informazioni sulla risorsa, attenersi alla seguente procedura:

Fare clic sulla parte inferiore del pulsante Diagramma di Gantt nella scheda Attività nel gruppo Visualizza della barra multifunzione e fare clic su Foglio risorse.
A quel punto la vista cambia in Vista foglio risorse.

Fare doppio clic su una cella vuota nella colonna Nome risorsa.
Viene visualizzata la finestra di dialogo Informazioni sulla risorsa, come mostrato.

Digitare un nome nella casella di testo Nome risorsa.

Fare clic sulla freccia giù nella casella Tipo (a destra) per scegliere Lavoro, Materiale o Costo.
Le impostazioni disponibili sono leggermente diverse, a seconda dell'opzione scelta. Ad esempio, una risorsa materiale non dispone dell'opzione E-mail o Account di accesso e una risorsa lavoro o una risorsa di costo non dispone dell'opzione Etichetta materiale.

For a material resource, enter a description of the units in the Material Label field.
For example, you might enter pounds for a Flour resource or tons for a Steel resource.

In the Initials field, type an abbreviation or initials for the resource.
If you don’t enter anything, the first letter of the resource name is inserted when you save the resource.

Continue to enter any information you want to include about the resource.
This information may include an email address, the group type (a department, division, or workgroup, for example), booking type (proposed or committed), or code (such as a cost-center code).
If you enter information in the Group field, you can then use the Filter, Sort, and Group By features to look at sets of resources.

Click the OK button to save the new resource.

These four tabs can hold a wealth of information about any resource.

To enter information about several resources at a time, display Resource Sheet view and enter information in the columns. You can even paste resources copied from another source (such as an Excel spreadsheet) into this view.

How to identify Microsoft Project resources

In the planning stages of a project, you often find that not all resources are assembled. Even well into the project, sometimes you don’t know what resource you’ll be using; you know only that you need a resource with a certain skill set to complete upcoming tasks. In this case, consider creating certain resources as generic resources.

To create a generic resource, give it a name that describes its skill, such as Engineer, Security Personnel, or even Meeting Space (rather than a specific resource named Conference Room B). Then, in the Resource Information dialog box, be sure to select the Generic check box, as shown here. No formula exists for using the Generic setting to recalculate your schedule based on resource availability. However, many people find this setting useful when they use rolling wave planning or when they aren’t responsible for specific resource assignments (for example, assigning a temporary worker to a task when a temporary-hiring agency will choose the specific worker).

Consolidated resource.

You can replace a generic resource name with the name of the resource that’s added to your project. For example, if you enter Security Personnel as a resource, you can replace it with Jim Taylor, the name of the security professional who will do the work. To make the switch, go to Resource Sheet view and, in the Resource Name column, click the cell for the resource, type the new name, and press Enter. Don’t worry if you’ve already assigned the generic resource to tasks in the project. Project updates all assignments with the new name.

How to manage Microsoft Project resource availability

Lots of Project 2019 features handle resources — in particular by helping you spot resource overallocation. Overallocation is a calculation, based on the resource’s calendar and availability, indicating that too much work has been assigned based on availability.

Consider Monica Mendez, an engineer who works a standard eight-hour day based on her calendar. Monica is assigned to the Write Final Report task at 50 percent of her availability and to the Create Design Specs task — which occurs at the same time as the report task — at 100 percent of her availability. Monica is now working at 150 percent of her availability, or 12 hours per day. Poor Monica is overbooked. Be careful — she might even quit the project.

A resource is assigned to a task at 100 percent availability (or units) by default, but you can modify that setting if you know that a resource will be assigned to several tasks and can only spend a limited amount of time working each one.

Estimating and setting availability

Availability is easier to estimate for some resources than for others. A manager is unlikely to devote an entire day to any single task, because he has to deal with all the employees who report to him and also sign authorizations, attend meetings concerning various projects, and develop budgets, for example. A production worker’s availability may be simpler to pin down to a single task: If one manufacturing job spends three days on the line and one person is working on the line the entire time, it’s more accurate to say that she is working on that task full time.

One mistake made by Project beginners is to overthink availability. Of course, no one spends eight hours every day on a single task in a project. Employees spend part of their workdays reading email, chatting with coworkers, and answering phone calls about issues unrelated to their projects. A resource may spend seven hours on a task one day and only three hours the next. Don’t get hung up on a day-by-day resource schedule when estimating availability. If, over the life of a task, the employee focuses on it, 100 percent availability is an appropriate setting. If that person works only five days on a ten-day task, however, that’s 50 percent availability, whether she works four hours per day for ten days or five full days at any point.

L'impostazione Unità (disponibilità) ti aiuta a individuare l'overbooking di una risorsa che potrebbe lavorare su più attività contemporaneamente in una pianificazione del progetto.

Per impostare le unità di risorse predefinite per specificare la disponibilità, attenersi alla seguente procedura:

Visualizza la visualizzazione Elenco risorse.

Fare clic sulla colonna Max per la risorsa.

Digitare un numero che rappresenta la percentuale di tempo in cui la risorsa è disponibile per lavorare sul progetto.
Ad esempio, digitare 33 per una risorsa disponibile un terzo del tempo o 400 per una risorsa che può fornire quattro lavoratori a tempo pieno. (Le voci maggiori del 100% rappresentano risorse che forniscono un gruppo o un team per gestire le assegnazioni.) La voce più comune (impostazione predefinita) è 100 per una singola risorsa che lavora a tempo pieno sulle assegnazioni nel progetto.

Premi Invio o Tab.
L'inserimento è completato.

Nota che questo funziona solo per le risorse il cui tipo è impostato su Lavoro.

Quando una risorsa di Microsoft Project va e viene

Oltre ad essere disponibile per un progetto solo una certa percentuale del tempo (diciamo, il 50 percento dell'intera durata del progetto), una risorsa può essere disponibile solo per un certo periodo di tempo (forse aprile-giugno) durante la vita del progetto - comunemente, quando si utilizza una risorsa presa in prestito da un altro dipartimento o quando si lavora con un libero professionista che sta mettendo a frutto il proprio progetto con altri. Un'altra possibile risorsa è quella che è disponibile a metà tempo per i primi giorni del progetto e poi a tempo pieno per il resto. In questo caso, si immette un intervallo di date nelle colonne Disponibile da e Disponibile a dell'area Disponibilità risorsa nella finestra di dialogo Informazioni risorsa, come mostrato, per specificare la disponibilità variabile.

Periodi di tempo e unità di disponibilità.

Per specificare un periodo limitato durante il quale una risorsa è disponibile per lavorare sul tuo progetto, segui questi passaggi:

Visualizza la visualizzazione Elenco risorse.

Fare doppio clic su una risorsa.
Viene visualizzata la scheda Generale della finestra di dialogo Informazioni sulla risorsa.

Utilizzare le colonne Disponibile da e Disponibile a (nell'area Disponibilità risorsa) per specificare il periodo di disponibilità.

Nella colonna Unità nella stessa riga, fare clic sulle frecce per aumentare o diminuire la disponibilità con incrementi del 50 percento oppure digitare un numero.
Premi Invio per completare l'inserimento.

Ripetere i passaggi 3 e 4 per specificare ulteriori periodi di disponibilità nelle righe successive nell'area Disponibilità risorse.

Fare clic sul pulsante OK per salvare le modifiche.