Smartsheet 9.1.1
Smartsheet è una piattaforma di lavoro dinamica che ti consente di gestire progetti, creare flussi di lavoro e collaborare con il tuo team.
Come taggare in SharePoint
I tag sono parole chiave che assegni al contenuto. L'etichettatura delle pagine da condividere con altri è social bookmarking ed è molto popolare sul Web ed è facile in SharePoint. Se hai mai utilizzato un sito come Delicious , sai già come funziona il social bookmarking.
Man mano che più persone assegnano gli stessi tag, i tag diventano un modo per navigare verso contenuti simili. Il gruppo Tag e note sulla barra multifunzione ti consente di digitare le tue parole chiave di tag, in modo da poter contrassegnare il contenuto con termini significativi per te. Questo pulsante ti consente anche di accedere alla Bacheca note , che puoi utilizzare per lasciare commenti visibili pubblicamente su un documento o una pagina.
L'enfasi è sulla parola chiave nell'etichettatura. SharePoint non ti impedisce di digitare tag più lunghi, ma è meglio usare parole singole o frasi molto brevi come tag. In caso contrario, si vanifica lo scopo nell'utilizzo della codifica come un modo rapido e conciso per classificare le informazioni. Se hai bisogno di fare commenti più lunghi, usa la Bacheca degli Appunti.
Per taggare il contenuto in SharePoint, attenersi alla seguente procedura:
Naviga fino alla pagina che vuoi taggare.
Per taggare singoli elementi o documenti, devi accedere all'app e fare clic sulla riga che desideri taggare. I tag e le note per i singoli elementi o documenti si trovano nella scheda Elementi della barra multifunzione.
Individua il gruppo Tag e note nella scheda Elenco o Libreria della barra multifunzione per visualizzare le opzioni di etichettatura.
Fare clic sul pulsante Tag e note.
La finestra Tag e note board appare popolata con i tag recenti che hai applicato.
Nell'area di testo I miei tag, fare clic su un tag esistente e/o digitare i tag che si desidera applicare al contenuto.
Usa un punto e virgola per separare i tag.
(Facoltativo) Per contrassegnare i tag come privati in modo che altri non possano vederli, seleziona la casella di controllo Privato.
Fare clic sul pulsante Salva per salvare i tag.
Quando salvi i tag, vengono visualizzati nella sezione Tag suggeriti della pagina. Puoi fare clic su uno qualsiasi dei tag in questa sezione per visualizzare la pagina Profilo tag.
Per aggiungere una nota a un elemento, procedi nel seguente modo:
Fare clic sulla scheda Bacheca degli appunti e digitare la nota nella casella di testo.
A differenza dei tag, le note inserite con la Bacheca note non possono essere contrassegnate come private e quindi sono visualizzabili da chiunque altro con lo stesso accesso. Scegli con cura le tue parole.
Fare clic sul pulsante Pubblica per pubblicare la nota.
La nota viene visualizzata nella finestra, insieme a qualsiasi altra nota inserita. Puoi scorrere tutti i post inseriti per questo contenuto utilizzando i pulsanti Successivo e Precedente.
Per chiudere la finestra, fai clic sulla X nell'angolo in alto a destra della finestra.
Vantaggi del tagging attivo
Il tagging attivo migliora significativamente la velocità e la precisione della ricerca, rendendolo ottimo anche per il sistema di gestione dei documenti.
Ecco qui alcuni di loro:
| Categoria | Beneficio | Descrizione |
| Ricerca e recupero migliorati | Ricerche più veloci | La codifica attiva migliora notevolmente la velocità e la precisione dei risultati di ricerca. |
| Precisione nei risultati di ricerca | I tag fungono da indicazioni specifiche, indirizzando gli utenti direttamente al contenuto di cui hanno bisogno, riducendo i tempi di ricerca. | |
| Gestione dei contenuti migliorata | Organizzazione più semplice | Il tagging attivo rende l'organizzazione dei contenuti più gestibile classificando gli elementi. |
| Recupero semplificato dei documenti | I documenti contrassegnati correttamente sono facili da recuperare per riferimento, reporting o audit. | |
| Collaborazione rafforzata | Facilita il lavoro di squadra | I tag aiutano i membri del team a trovare rapidamente documenti per progetti collaborativi, soprattutto in team di grandi dimensioni. |
| Coerenza nei flussi di lavoro | Il tagging attivo garantisce una classificazione coerente dei contenuti, semplificando i flussi di lavoro. | |
| Migliore conformità e governance | Aiuta a conformarsi | I tag classificano i documenti in conformità con i requisiti legali e normativi per una migliore gestione. |
| Governance migliorata | Il tagging attivo applica le politiche di governance dei contenuti e standardizza l'accesso ai contenuti categorizzati. | |
| Esperienza utente personalizzata | Viste personalizzate | Gli utenti possono creare visualizzazioni personalizzate basate su tag per un rapido accesso ai contenuti pertinenti. |
| Adattabilità alle esigenze degli utenti | Il tagging attivo si adatta alle mutevoli esigenze organizzative, consentendo la creazione di nuovi tag secondo necessità. |
Convenzioni di denominazione
Convenzioni di denominazione efficaci sono importanti per un tagging intuitivo ed efficiente in SharePoint.
Convenzioni di denominazione adeguate migliorano la reperibilità dei contenuti e contribuiscono all'organizzazione complessiva del sistema.
Ecco alcune linee guida essenziali da considerare quando si creano convenzioni di denominazione:
- Sii descrittivo ma conciso: i nomi devono essere autoesplicativi e fornire informazioni sufficienti per comprendere il file o l'elemento a colpo d'occhio. Evita tuttavia nomi troppo lunghi che potrebbero risultare scomodi da leggere o gestire.
- Utilizza formati standard: stabilisci un formato standard per i nomi, ad esempio iniziando con la data (in un formato coerente come AAAA-MM-GG per i file che richiedono l'ordinamento per data), seguito da una chiara descrizione. La coerenza semplifica l'ordinamento e l'individuazione dei file.
- Incorpora elementi di categorizzazione: includi elementi nel nome che classificano il file o l'elemento, come nomi di progetto, numeri di versione o codici di dipartimento. Questa pratica è particolarmente utile in ambienti collaborativi.
- Evita caratteri speciali e spazi: utilizza caratteri di sottolineatura (_) o trattini (-) invece di spazi nei nomi dei file, poiché alcuni sistemi potrebbero non gestire bene gli spazi. Evita di utilizzare caratteri speciali come /, , ?, %, *, :, |, “, <, > e ., che possono causare problemi in molti sistemi operativi.
- Utilizza CamelCase o Snake_case: per la codifica e le risorse digitali, CamelCase (dove la prima lettera di ogni parola è in maiuscolo, ad es. ProjectReport) o Snake_case (parole separate da trattini bassi, ad es. , project_report) può essere utilizzato per la leggibilità e la compatibilità del sistema.
- Mantienilo scalabile e flessibile: la convenzione di denominazione dovrebbe essere sufficientemente scalabile e flessibile da consentire aggiunte o modifiche future senza diventare obsoleta.
- Documentare e comunicare la convenzione: documenta chiaramente la convenzione di denominazione e assicurati che sia comunicata a tutti i membri del team. L'applicazione coerente è fondamentale per la sua efficacia.
- Rivedi e modifica secondo necessità: rivedi periodicamente la convenzione di denominazione per assicurarti che soddisfi ancora le esigenze del tuo team o progetto. Sii aperto ad apportare modifiche man mano che la tua organizzazione o il tuo progetto si evolve.
Errori comuni di etichettatura
Quando si implementa e si gestisce un sistema di tagging in SharePoint, gli errori comuni possono comprometterne l'efficacia.
Identificare e comprendere questi errori è importante per mantenere una strategia di tagging funzionale ed efficiente.
Ecco alcuni degli errori di codifica più comuni e suggerimenti su come evitarli:
| Errore | Problema | Strategia |
| Etichettatura eccessiva | L'aggiunta di troppi tag causa disordine e confusione. | Stabilisci linee guida per il numero ottimale di tag e addestra gli utenti a essere selettivi. |
| Etichettatura incoerente | Mancanza di uniformità nell'utilizzo dei tag, che porta a inefficienza. | Sviluppare e applicare un protocollo di tagging standardizzato a livello di organizzazione. La formazione e gli audit regolari aiutano a mantenere la coerenza. |
| Utilizzo di tag non descrittivi o ambigui | Tag vaghi o generici che non aggiungono valore nella categorizzazione o nella ricerca di contenuti. | Incoraggia tag chiari, specifici e descrittivi. Fornire esempi di tag efficaci nella formazione. |
| Trascurare la struttura gerarchica | Non utilizzare un approccio strutturato nel tagging, fondamentale per insiemi di informazioni complessi. | Implementa il tagging gerarchico e informa gli utenti sui suoi vantaggi. |
| Ignorare il feedback e la partecipazione degli utenti | Non coinvolgere gli utenti nello sviluppo e nel perfezionamento del sistema di tagging. | Stabilisci canali di feedback e coinvolgi gli utenti nello sviluppo continuo del sistema di tagging. |
| Impossibile rivedere e aggiornare regolarmente i tag | Tag obsoleti o irrilevanti nel tempo, con conseguente inefficienza. | Pianifica revisioni regolari del sistema di tagging e aggiorna i tag per allinearli alle esigenze attuali. |
| Mancanza di integrazione con altre funzionalità di SharePoint | Non utilizzare tutte le funzionalità di SharePoint, come tipi di contenuto e flussi di lavoro. | Spiega agli utenti come il tagging interagisce con altre funzionalità di SharePoint e i relativi vantaggi. |
SharePoint
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