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Come tenere un diario in Outlook
Per utilizzare bene il Journal in Outlook, devi usarlo (dettagli, dettagli . . .). Puoi impostare Outlook in modo che inserisca voci del diario per quasi tutto ciò che fai oppure puoi chiudere completamente il diario e non inserire voci al suo interno. Se non metti nulla nel Journal, non ottieni nulla.
Nelle versioni precedenti di Outlook, potevi registrare tutto automaticamente, ma questa funzionalità non è più supportata in Outlook 2016. Devi inserire manualmente gli elementi selezionati:
-
Crea una voce di diario.
-
Trascina un elemento nella cartella Diario.
Ad esempio, potresti non voler registrare ogni transazione con un potenziale cliente finché non sei certo di fare affari con quel cliente. Puoi trascinare i messaggi e-mail rilevanti nel Journal per un record di richieste serie. Quando inizi effettivamente a fare affari con un nuovo cliente, puoi impostare la registrazione automatica.
Per registrare manualmente gli elementi nel Journal, attenersi alla seguente procedura:
Fare clic su Cartelle nel riquadro di navigazione (o premere Ctrl+6).
L'elenco delle cartelle, che ha una piccola icona per il diario, viene visualizzato nel riquadro di navigazione.
Trascina l'elemento che desideri registrare (come un messaggio di posta elettronica o un'attività) sull'icona Diario nell'elenco delle cartelle.
Il modulo Registrazione diario mostra un'icona che rappresenta l'elemento che stai registrando, insieme al nome dell'elemento.
Inserisci le informazioni che desideri registrare.
Non devi registrare nulla. La casella di testo nella parte inferiore dello schermo ti offre lo spazio per prendere nota di te stesso se desideri utilizzarla.
Fare clic sul pulsante Salva e chiudi.
L'elemento che hai registrato viene inserito nel Diario. Puoi vedere la tua nuova voce quando visualizzi il tuo diario.
A volte, quando vuoi trovare un documento o la registrazione di una conversazione, non ricordi come hai chiamato il documento o dove lo hai archiviato, ma ricordi quando hai creato o ricevuto l'elemento. In questo caso, puoi andare sul Journal e controllare la data.
Tieni traccia delle azioni nel diario
Il diario registra automaticamente le azioni scelte da te relative a contatti specifici e inserisce le azioni in una visualizzazione sequenza temporale. È possibile utilizzare il Diario per tenere traccia degli elementi di Microsoft Outlook, ad esempio messaggi di posta elettronica o riunioni. Può anche tenere traccia di altri file di Microsoft Office, come documenti Word o cartelle di lavoro Excel.
Journal conserva un registro di qualsiasi interazione che desideri ricordare, anche qualcosa che non si trova sul tuo computer, come una conversazione telefonica o una lettera cartacea che hai spedito o ricevuto.
Come trovare il diario.
Nella barra di navigazione, fai clic su 
> Cartelle > Diario.
Puoi lavorare con le voci del diario esistenti o crearne di nuove dal riquadro Cartella.
Registra elementi e file nel diario
Nel riquadro delle cartelle, fai clic sulla cartella Diario .
Fai clic su Home.
Nel gruppo Nuovo , fai clic su Voce diario.
Nella casella Oggetto , digita una descrizione.
Nella casella Tipo di voce , fai clic sul tipo di voce di diario che stai registrando.
Seleziona le altre opzioni che desideri.
Nota: le versioni precedenti di Outlook includevano una funzionalità di journal automatico che teneva traccia dei documenti aperti in altre applicazioni Microsoft Office e Windows. Questa funzionalità non è disponibile in Outlook 2013 o versioni successive.
Modifica automaticamente gli orari di inizio e fine per tutte le voci
Nel Diario, nella visualizzazione Cronologia, fai clic su Visualizza.
Nel gruppo Vista corrente , fai clic su Impostazioni visualizzazione , quindi fai clic su Colonne.
Nella casella Seleziona i campi disponibili da , fai clic sull'insieme di campi desiderato. Normalmente si tratta dei campi utilizzati frequentemente o tutti i campi del diario.
Nella casella Campi data/ora disponibili , fai clic sul campo che contiene l'ora che desideri utilizzare come ora di inizio per elemento, quindi fare clic su Avvia.
Nella casella Campi data/ora disponibili , fai clic sul campo che contiene l'ora che desideri utilizzare come ora di fine elemento, quindi fai clic su Fine.
Suggerimento: la visualizzazione Cronologia mostra quando ciascun elemento e documento è stato creato, salvato, inviato, ricevuto, aperto e modificato. Quando modifichi i campi temporali utilizzati per visualizzare gli elementi sulla sequenza temporale, la posizione e la durata degli elementi potrebbero cambiare sulla sequenza temporale.
Modificare l'ora di inizio e di fine per una voce del diario
Apri la voce del diario.
Inserisci una nuova data e ora di inizio. Per modificare l'ora di fine, modifica il numero nella casella Durata .
Nota: la modifica degli orari associati a una voce del diario non modifica l'ora di inizio dell'elemento, del documento o del contatto a cui fa riferimento.
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