Come utilizzare la convalida dei dati per mantenere puliti i dati di Excel

Un comando utile relativo a questa attività di pulizia dei dati di Excel è il comando Convalida dati. Utilizzare questo comando per descrivere quali informazioni possono essere immesse in una cella. Il comando consente inoltre di fornire messaggi che forniscono informazioni sull'immissione di dati e messaggi di errore che tentano di aiutare qualcuno a correggere gli errori di immissione dei dati.

Per utilizzare la convalida dei dati, attenersi alla seguente procedura:

1Selezionare l'intervallo del foglio di lavoro in cui verranno inseriti i dati da convalidare.

Puoi farlo trascinando il mouse o utilizzando i tasti di navigazione.

2Scegli il comando Convalida dati della scheda Dati per indicare a Excel che desideri impostare la convalida dei dati per l'intervallo selezionato.

Excel visualizza la finestra di dialogo Convalida dati.

3Nella scheda Impostazioni della finestra di dialogo Convalida dati, utilizzare le caselle di testo Criteri di convalida per descrivere quali sono i dati validi.

Utilizzare le scelte dalla casella di riepilogo a discesa Consenti, ad esempio, per fornire quali tipi di informazioni possono essere inseriti nell'intervallo: numeri interi, numeri decimali, valori dall'elenco, date valide, orari validi, testo di una particolare lunghezza e presto.

Utilizzare le scelte dalla casella di riepilogo a discesa Dati per definire ulteriormente i criteri di convalida. La casella di riepilogo a discesa Dati fornisce diversi confronti che possono essere effettuati come parte della convalida: tra, non tra, uguale a, non uguale a, maggiore di e così via.

Se necessario, perfezionare i criteri di convalida utilizzando una delle altre caselle di riepilogo a discesa disponibili. Nota: le altre opzioni dei criteri di convalida dipendono da ciò che si immette nelle caselle di riepilogo a discesa Consenti e Dati. Se si indica che si desidera consentire solo numeri interi tra un particolare intervallo di valori minimo e massimo, Excel fornisce le caselle di testo Minimo e Massimo per inserire o definire l'intervallo.

Tuttavia, se si selezionano altre voci dalle caselle di riepilogo a discesa Consenti o Dati, nella scheda Impostazioni vengono visualizzate altre caselle di testo. In altre parole, Excel personalizza la scheda Impostazioni in base al tipo di criteri di convalida definiti.

4Perfeziona la convalida.

Dopo aver descritto i criteri di convalida, selezionare o deselezionare (deselezionare) la casella di controllo Ignora spazi vuoti per indicare se sono consentite celle vuote.

5Considerare l'ampliamento dell'ambito della convalida dei dati.

Selezionare la casella di controllo Applica queste modifiche a tutte le altre celle con le stesse impostazioni per indicare se i criteri di convalida devono essere estesi ad altre celle simili.

Fare clic sul pulsante Cancella tutto ed Excel cancella (rimuove) i criteri di convalida.

6Fornire un messaggio di input dalla scheda Messaggio di input della finestra di dialogo Convalida dati.

La scheda Messaggio di input consente di indicare a Excel di visualizzare un piccolo messaggio quando viene selezionata una cella con la convalida dei dati specificata. Per creare il messaggio di input, inserisci un titolo per il messaggio nella casella di testo Titolo e il testo del messaggio nella casella di testo Input Message. Assicurati che la casella di controllo Mostra messaggio di input quando la cella è selezionata sia selezionata.

7Fornire un messaggio di errore dalla scheda Avviso di errore della finestra di dialogo Convalida dati.

Puoi anche fornire un messaggio di errore che Excel visualizza quando qualcuno tenta di inserire dati non validi.

Per creare un messaggio di errore, verificare innanzitutto che la casella di controllo Mostra avviso di errore dopo l'immissione di dati non validi sia selezionata. Quindi utilizzare la casella di riepilogo a discesa Stile per selezionare cosa deve fare Excel quando rileva dati non validi: interrompere l'immissione dei dati sull'utente senza l'immissione di dati errati o semplicemente visualizzare un messaggio informativo dopo che i dati sono stati immessi.

8Proprio come creare un messaggio di input, inserisci il titolo del messaggio di errore nella casella di testo Titolo. Quindi inserisci il testo completo del messaggio di errore nella casella di testo Messaggio di errore.

Curioso delle opzioni nella casella di riepilogo a discesa Stile? Lo stile dell'avviso di errore determina quali pulsanti di comando presenta il messaggio di errore quando qualcuno tenta di immettere dati errati. Se lo stile di errore è Arresta, la finestra del messaggio di errore visualizza i pulsanti di comando Riprova e Annulla.

Se lo stile di errore è Avviso, la finestra del messaggio di errore visualizza i pulsanti di comando Sì, No e Annulla. Se lo stile di errore è Informativo, la finestra del messaggio di errore visualizza i pulsanti di comando OK e Annulla.