Come utilizzare la funzione Documento principale di Word 2019

Il primo romanzo che ho scritto (e mai pubblicato, ovviamente) era lungo diverse centinaia di pagine. È stato salvato come un unico documento. I documenti di Word possono essere di qualsiasi lunghezza, ma mettere tutto in un unico documento può essere poco pratico. Modifica, copia e incolla, ricerca e sostituzione e tutte le altre operazioni di elaborazione testi diventano meno efficienti man mano che il documento cresce.

Una soluzione migliore per i documenti lunghi consiste nel mantenere ogni capitolo, o blocco di grandi dimensioni, come file proprio. Puoi quindi sfruttare la funzione Documento master di Word per raggruppare tutto quando arriva il momento di stampare o pubblicare.

• Il documento principale unisce tutti i singoli documenti o documenti secondari, anche i numeri di pagina continuativi, le intestazioni, i piè di pagina e altri elementi continui. Il risultato è un documento di grandi dimensioni che puoi stampare o pubblicare.
• Cosa si qualifica come un documento di grandi dimensioni? Tutto ciò che supera le 100 pagine si qualifica, per quanto mi riguarda.

Quando scrivi un romanzo, crea ogni capitolo come un proprio documento. Conserva tutti i documenti del capitolo nella propria cartella. Inoltre, usa i nomi dei file dei documenti per aiutare con l'organizzazione. Ad esempio, nomino i capitoli utilizzando i numeri: il primo capitolo è 01, il secondo è 02 e così via.

Come creare un documento master in Microsoft Word

La funzione Documento principale di Word ti aiuta a raccogliere e coordinare singoli documenti, chiamati documenti secondari , e raggrupparli in un unico documento di grandi dimensioni. Quando si dispone di un documento master, è possibile assegnare numeri di pagina continui al proprio lavoro, applicare intestazioni e piè di pagina all'intero progetto e sfruttare il sommario, l'indice e altre funzionalità di generazione di elenchi di Word.

Per creare un documento grande ed enorme da molti documenti più piccoli, per creare un documento principale, segui questi passaggi:

Inizia un nuovo documento vuoto in Word.
Premi Ctrl+N per richiamare rapidamente un nuovo documento vuoto.

Salva il documento.
Sì, lo so, non hai ancora scritto nulla. Non preoccuparti: salvando ora, avanzi nel gioco ed eviti alcuni strani messaggi di errore.

Passa alla vista Struttura.
Fare clic sulla scheda Visualizza, quindi fare clic sul pulsante Struttura.

Nella scheda Struttura nel gruppo Documento master, fare clic sul pulsante Mostra documento.
Il gruppo Documento master viene immediatamente ripopolato con più pulsanti. Uno di questi è il pulsante Inserisci, utilizzato per creare il documento master.

Fare clic sul pulsante Inserisci.

Utilizzare la finestra di dialogo Inserisci documento secondario per cercare il primo documento da inserire nel documento master.
I documenti devono essere inseriti in ordine. Spero che tu abbia usato uno schema intelligente di denominazione dei documenti.

Fare clic sul pulsante Apri per incollare il documento nel documento master.
Il documento appare nella finestra, ma è brutto perché la vista Struttura è attiva. Non preoccuparti: non sarà brutto quando sarà stampato! Se ti viene posta una domanda sugli stili in conflitto, fai clic sul pulsante Sì a tutti. Mantiene tutti gli stili del documento secondario coerenti con il documento principale. (Anche se è meglio quando tutti i documenti utilizzano lo stesso modello di documento.) Word si predispone per inserire il documento successivo:

Ripetere i passaggi 5-7 per creare il documento master.

Salva il documento principale quando hai finito di inserire tutti i documenti secondari.

A questo punto viene creato il documento master. È ciò che usi per stampare o salvare l'intero documento più grande.

Puoi ancora modificare e lavorare sui singoli documenti. Tutte le modifiche apportate si riflettono nel documento master. In effetti, l'unica volta che devi veramente lavorare nel documento master è quando scegli di modificare le intestazioni e i piè di pagina, creare un sommario o lavorare su altri elementi che interessano l'intero documento.

• Quando sei pronto, puoi pubblicare il documento principale proprio come pubblichi un singolo documento.

Utilizzare il pulsante Comprimi documenti secondari per nascondere tutto il testo del documento secondario. Ad esempio, se è necessario creare un sommario o lavorare sulle intestazioni e sui piè di pagina del documento principale, la compressione dei documenti secondari semplifica il processo.

• Purtroppo, il metodo del documento principale non è perfetto. È utile per la stampa, ma per creare un eBook è meglio utilizzare un unico documento di grandi dimensioni anziché più documenti versati in un documento principale.

Come dividere un documento di Microsoft Word

La divisione di un documento non fa parte della creazione di un documento master, ma potrebbe essere il modo in cui inizi. Se scrivi il tuo romanzo come un unico lungo documento, ti consiglio di dividerlo in documenti più piccoli. Non esiste una semplice scorciatoia; invece, devi tagliare e incollare per creare documenti più piccoli da uno enorme.

Ecco come dividere un documento:

Seleziona metà del documento: la parte che vuoi dividere in un nuovo documento.
Oppure, se stai dividendo un documento in più parti, seleziona il primo pezzo che vuoi plop in un nuovo documento. Ad esempio, dividere il documento in corrispondenza delle interruzioni di capitolo o di un'interruzione di intestazione principale.

Taglia il blocco selezionato.
Premi Ctrl+X per tagliare il blocco.

Evoca un nuovo documento vuoto.
Ctrl+N fa il trucco. Oppure, se stai usando un modello (e dovresti esserlo), inizia un nuovo documento con quel modello.

Incolla la parte del documento.
Premi Ctrl+V per incollare. Se il testo non viene incollato con la formattazione corretta, fai clic sulla scheda Home e nel gruppo Appunti fai clic sul pulsante Incolla. Fare clic sul pulsante di comando Mantieni formattazione di origine.

Salva il nuovo documento.

Continua a dividere il documento più grande ripetendo questi passaggi. Dopo aver finito di dividere il documento più grande, puoi eliminarlo in sicurezza.