Come visualizzare i contatti in Microsoft Outlook 2019

Dopo aver inserito le informazioni di contatto, Microsoft Outlook 2019 ti consente di vedere le informazioni organizzate in molti modi diversi e utili, chiamati visualizzazioni . La visualizzazione delle informazioni di contatto e l'ordinamento delle visualizzazioni sono modi rapidi per ottenere un quadro generale dei dati inseriti. Outlook viene fornito con diverse visualizzazioni predefinite in ogni modulo. Puoi facilmente modificare qualsiasi vista predefinita, nominare e salvare la vista modificata e usarla proprio come faresti con le viste predefinite.

Per modificare la visualizzazione dell'elenco dei contatti, procedi nel seguente modo:

Nel modulo Persone, fai clic sulla scheda Home sulla barra multifunzione.

Fare clic sulla vista desiderata nel gruppo Vista corrente.

Il display cambia per utilizzare quella vista. Se scegli la visualizzazione Biglietti da visita, ottieni qualcosa di simile a quello mostrato qui. Puoi anche scegliere Visualizzazione scheda, Visualizzazione telefono, Visualizzazione elenco o qualsiasi altra visualizzazione elencata.

Vista Biglietti da visita.

Puoi cambiare visualizzazione proprio come puoi cambiare canale televisivo, quindi non preoccuparti di cambiare avanti e indietro. Quando cambi visualizzazione, vedi solo modi diversi per organizzare le stesse informazioni.

Come ordinare una vista in Microsoft Outlook 2019

Alcune viste sono organizzate come semplici elenchi, come la vista Telefono del modulo Persone. Questa figura mostra la vista Telefono: una colonna di nomi a sinistra, seguita da una colonna di nomi di società e così via.

Vista telefono.

Se non riesci a trovare un determinato contatto in una vista organizzata in colonne, fai clic una volta sul titolo della colonna per ordinare in base a quella colonna. Ad esempio, supponiamo di voler vedere i nomi delle persone che lavorano per IBM che sono immesse nell'elenco dei contatti. Un modo semplice per vedere tutti i loro nomi contemporaneamente è ordinare la colonna AZIENDA.

Per ordinare in base al nome della colonna, procedi nel seguente modo:

Nel modulo Persone, scegli Visualizzazione telefono dal gruppo Visualizzazione corrente sulla barra multifunzione. L'elenco dei contatti viene visualizzato nella vista Telefono.

Fare clic sull'intestazione nella parte superiore della colonna AZIENDA. I tuoi contatti vengono visualizzati in ordine alfabetico dalla A alla Z (ovvero in ordine crescente) in base al nome nella colonna AZIENDA. Ora è più facile trovare qualcuno: scorri verso il basso fino a quella parte dell'alfabeto. Se ordini per azienda, tutti i contatti vengono allineati in base al nome dell'azienda. Se fai clic sull'intestazione una seconda volta, i tuoi contatti vengono visualizzati in ordine alfabetico inverso (ovvero in ordine decrescente).

Come riorganizzare le visualizzazioni in Outlook 2019

Puoi riorganizzare l'aspetto di una vista semplicemente trascinando il titolo della colonna e rilasciando il titolo dove vuoi. Ecco un esempio che sposta la colonna PAESE/REGIONE a sinistra della colonna FILE AS:

Se l'elenco dei contatti non è già visualizzato nella vista Telefono, fare clic sul pulsante Telefono dal gruppo Vista corrente nella scheda Home. Potrebbe essere già nella vista Telefono dalla serie di passaggi precedente.

Fare clic sull'intestazione PAESE/REGIONE e trascinarla sopra la colonna FILE COME alla sua sinistra. Vedrai una coppia di frecce rosse che puntano al bordo tra le due colonne a sinistra della colonna su cui hai fatto clic. Le frecce rosse indicano dove Outlook rilascerà la colonna quando rilasci il pulsante del mouse.

Rilascia il pulsante del mouse. La colonna che hai trascinato si trova ora a sinistra dell'altra colonna. Puoi utilizzare lo stesso processo per spostare qualsiasi colonna in qualsiasi vista di Outlook.

Poiché lo schermo non è ampio quanto l'elenco, potrebbe essere necessario scorrere verso destra per visualizzare colonne aggiuntive. Puoi riordinare le colonne come desideri in modo che quelle che usi più frequentemente appaiano a sinistra, così non devi scorrere ogni volta che vuoi vederle.

Come utilizzare le visualizzazioni raggruppate in Outlook 2019

A volte, l'ordinamento non è sufficiente. Gli elenchi dei contatti possono diventare piuttosto lunghi dopo un po'; puoi facilmente raccogliere qualche migliaio di contatti in pochi anni. Ordinare un elenco così lungo significa che se stai cercando qualcosa che inizia con la lettera M , ad esempio, l'elemento che vuoi trovare sarà circa tre piedi sotto la parte inferiore del monitor, indipendentemente da ciò che fai.

I gruppi sono la risposta, e non mi riferisco a Outlook Anonymous. Outlook offre già diversi elenchi predefiniti che utilizzano il raggruppamento.

Puoi visualizzare diversi tipi di elenchi in Outlook: un elenco ordinato è come un mazzo di carte da gioco disposte in ordine numerico, a partire dai due, poi dai tre, poi dai quattro e così via, fino alle carte illustrate. Una vista raggruppata è come vedere le carte disposte con tutti i cuori in una riga, poi tutte le picche, poi i quadri e poi i fiori.

La raccolta di elementi di tipo simile in gruppi è utile per attività come trovare tutte le persone nell'elenco che lavorano per una determinata azienda quando si desidera inviare congratulazioni per una nuova attività. Poiché il raggruppamento per società è così spesso utile, la visualizzazione Elenco ordina i contatti per società ed è impostata come visualizzazione predefinita in Outlook.

Per utilizzare la visualizzazione elenco e visualizzare il raggruppamento per società, attenersi alla seguente procedura:

Nel modulo Persone, fai clic sulla scheda Home.

Scegli Elenco dal gruppo Visualizzazione corrente nella scheda Home.

Ogni intestazione ha una Società: prefisso e rappresenta una società diversa. Ogni intestazione indica quanti elementi sono inclusi in quell'intestazione. Nella figura seguente, ad esempio, puoi vedere che due persone lavorano per Schmoe Unlimited.

Il simbolo del triangolo a sinistra dell'intestazione espande o comprime il gruppo di contatti sotto quell'intestazione.

La visualizzazione Elenco applica il raggruppamento per società per impostazione predefinita.

Se le visualizzazioni di gruppo predefinite non soddisfano le tue esigenze, puoi raggruppare gli elementi in base a qualsiasi cosa desideri, supponendo che tu abbia inserito i dati. Per raggruppare in base a un altro campo, procedi nel seguente modo:

Nel modulo Persone, fai clic sulla scheda Visualizza e seleziona Impostazioni visualizzazione. Si apre la finestra di dialogo Impostazioni vista avanzate: elenco. Notare che Raggruppa per è impostato su Società.

Fare clic su Raggruppa per. Si apre la finestra di dialogo Raggruppa per. Si noti che Raggruppa elementi per è impostato su Società. Vedere la figura seguente.

Apri l'elenco Società e seleziona un campo diverso.

Fare clic su Crescente o Decrescente per specificare l'ordinamento. Dalla A alla Z è crescente e dalla Z alla A è decrescente.

Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Raggruppa per.

Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Impostazioni vista avanzate: elenco.

Raggruppa per qualche altro campo se lo desideri.