Gestire i contenuti con i set di documenti di SharePoint Online

In SharePoint Online, una delle suite di prodotti Microsoft Office 365, un set di documenti consente di raggruppare i documenti in base ad alcuni criteri e quindi di lavorare con il gruppo di documenti come un'unica entità.

Ad esempio, potresti avere un progetto a cui stai lavorando per il marketing e un progetto a cui stai lavorando per la contabilità. Puoi raggruppare i tuoi documenti di marketing e raggruppare i tuoi documenti contabili. È quindi possibile interagire con i documenti contabili o di marketing come un unico gruppo anziché individualmente.

Utilizzando i set di documenti, puoi inviare tutti i tuoi documenti di marketing attraverso un flusso di lavoro in un batch contemporaneamente o visualizzare il controllo delle versioni per tutti i documenti come un set in un determinato momento.

Per iniziare a utilizzare i set di documenti, devi prima attivare la funzione per la tua raccolta siti. Per farlo, segui questi passaggi:

Fare clic sul pulsante Azioni sito e quindi su Impostazioni sito.

Viene visualizzata la pagina Impostazioni sito che mostra tutte le impostazioni per questo particolare sito di SharePoint.

Passare al gruppo Amministrazione raccolta siti e fare clic sul collegamento Funzionalità raccolta siti.

Viene visualizzata la pagina delle funzionalità per questa raccolta siti specifica.

Fare clic sul pulsante Attiva accanto alla funzione Set di documenti.

Dopo l'attivazione della funzione Set di documenti, è possibile aggiungere la funzionalità a qualsiasi libreria. Il set di documenti assume la forma di un tipo di contenuto in SharePoint. Un tipo di contenuto è il raggruppamento di campi di metadati in un singolo gruppo. Ad esempio, potresti avere una ricetta con un tipo di contenuto che include metadati, come ingredienti, tempi di cottura e condimenti richiesti.

Il tipo di contenuto Set di documenti di SharePoint include tutte le funzionalità necessarie per raggruppare più documenti in un'unica entità.

Una raccolta documenti comune in SharePoint è la raccolta documenti condivisi. È possibile aggiungere la funzionalità Set di documenti alla libreria Documenti condivisi seguendo questi passaggi:

Passare alla libreria in cui si desidera aggiungere la funzionalità Document Sets.

Fare clic sul pulsante Impostazioni libreria situato nella scheda Libreria.

Per aggiungere un tipo di contenuto a questa libreria, devi prima abilitare la modifica.

Nella pagina Impostazioni libreria, fare clic sul collegamento Impostazioni avanzate.

Viene visualizzata la pagina Impostazioni avanzate che consente di eseguire la configurazione avanzata per questa libreria.

Nella sezione Tipo di contenuto selezionare Sì per consentire la modifica dei tipi di contenuto.

Fare clic su OK per tornare alla pagina Impostazioni libreria.

Notare che nella pagina viene visualizzata una nuova sezione denominata Tipi di contenuto.

Fare clic sul collegamento Aggiungi da tipi di contenuto del sito esistenti per aggiungere un tipo di contenuto del sito esistente.

Selezionare il tipo di contenuto Set di documenti, fare clic sul pulsante Aggiungi, quindi su OK.

Ora che la funzionalità Set di documenti è stata aggiunta alla libreria, puoi creare un nuovo set di documenti. Per creare un nuovo set di documenti, fare clic sulla scheda Documenti della barra multifunzione e quindi nel menu a discesa Nuovo documento, selezionare Set di documenti.

Un set di documenti viene visualizzato nella libreria Documenti condivisi proprio come un altro documento. Puoi interagire con un set di documenti proprio come interagisci con un singolo documento nella libreria. La differenza, tuttavia, è che quando si fa clic su un set di documenti, si apre il raggruppamento di documenti anziché un singolo documento.

Quando viene aperto il Set di documenti, sulla barra multifunzione viene visualizzata una nuova scheda Set di documenti. Questa scheda consente di gestire il set di documenti con funzionalità, come la modifica delle proprietà, la modifica delle autorizzazioni di sicurezza, la condivisione dei documenti, l'acquisizione delle versioni o l'invio di tutti i documenti attraverso il flusso di lavoro in batch.