Importa una nuova tassonomia personalizzata nellarchivio termini di SharePoint Online

Come sistema di gestione dei contenuti, SharePoint Online offre ottime funzionalità di gestione dei metadati pronte all'uso tramite l'Archivio termini. Se la tua organizzazione utilizza la tassonomia per organizzare i dati, puoi semplicemente utilizzare ciò che hai importando la tua tassonomia personalizzata nell'archivio termini.

Se sei una piccola impresa, l'utilizzo della tassonomia per taggare i contenuti potrebbe significare una migliore governance di come vengono descritte le cose nella tua azienda, oltre a contribuire a costruire il tessuto sociale o la tua organizzazione.

Ad esempio, supponiamo che tu richieda agli utenti di SharePoint di inserire determinate informazioni sui file che caricano nella raccolta documenti. Devono inserire il titolo, l'autore, la business unit, il pubblico e l'oggetto per ogni file. Puoi sfruttare la tassonomia in modo che quando un utente immette i metadati nel campo Pubblico, possa scegliere tra le parole chiave già presenti nell'archivio termini, come Interno o Esterno.

Se l'utente seleziona Interno, vengono visualizzate opzioni aggiuntive tra cui scegliere, a seconda che il pubblico interno sia per dirigenti o manager. In Oggetto, gli utenti possono selezionare parole chiave come Risorse umane, Legale o IT. Puoi anche consentire agli utenti di inserire le proprie parole chiave per descrivere l'argomento.

Quando si vede un modello emergente di parole chiave utilizzate di frequente, potrebbe segnalare all'amministratore di SharePoint Online di spostare tali parole chiave nel set di termini principale. Non solo, ma potrebbe indurre la tua organizzazione a iniziare a pensare di creare un nuovo nome per un prodotto in base a quali parole lo descrivono meglio alle tue persone e cosa significano quelle parole per loro.

Per importare una tassonomia personalizzata nell'archivio termini, procedi nel seguente modo:

Fare clic su Archivio termini dalla navigazione a sinistra nell'Interfaccia di amministrazione di SharePoint Online.

Assicurati che il tuo nome sia elencato in Amministratori archivio termini.

In Importazione campione nel riquadro di destra, fare clic su Visualizza file di importazione di esempio.

Scarica il file dei valori separati da virgole (.csv) e apporta le modifiche in Excel per adattarlo alla tua tassonomia.

In Excel, organizza i termini in gerarchie fino a sette livelli di profondità.

Salva il file nel suo formato .csv originale.

Tornando all'Archivio termini dall'Interfaccia di amministrazione di SharePoint Online, passa il mouse sopra il gruppo in cui desideri caricare il set di termini, quindi fai clic sulla freccia visualizzata a destra per visualizzare i comandi aggiuntivi.

Seleziona Importa nuovo set di termini.

Dalla finestra Importa set di termini, fare clic su Sfoglia.

Passa al file .csv che hai salvato nel passaggio 5, seleziona il file, quindi fai clic su Apri.

Si torna alla finestra di importazione del set di termini.

Fare clic su OK.

Verrai reindirizzato al portale dell'Interfaccia di amministrazione di SharePoint Online, dove vedrai il set di termini appena importato elencato nel gruppo selezionato nel passaggio 6.