Lavorare con le liste di distribuzione in Outlook

Puoi creare una lista di distribuzione nel modulo Contatti di Outlook che includa il nome di più di una persona per quelle volte in cui invii un messaggio a più persone contemporaneamente. Puoi anche assegnare categorie alle tue liste di distribuzione (proprio come puoi con i singoli contatti) e puoi inviare una lista di distribuzione ad altre persone come allegato a un messaggio di posta elettronica in modo che possano utilizzare la stessa lista che usi tu se sono anche utilizzando Outlook.

Creazione di una lista di distribuzione

La creazione di una lista di distribuzione è una semplice questione di creare un nome per la tua lista e scegliere dalla raccolta di nomi che hai memorizzato sul tuo sistema. Una lista di distribuzione non tiene traccia dei numeri di telefono e degli indirizzi postali, ma solo degli indirizzi e-mail.

Per creare una lista di distribuzione nel modulo Contatti, segui questi passaggi:

1. Scegliere File -> Nuovo -> Elenco di distribuzione (o premere Ctrl+Maiusc+L).

Viene visualizzata la finestra di dialogo Elenco di distribuzione.

2. Digitare il nome che si desidera assegnare alla propria lista di distribuzione.

Il nome digitato viene visualizzato nella casella di testo Nome.

3. Fare clic sul pulsante Seleziona membri.

Viene visualizzata la finestra di dialogo Seleziona membri, che mostra un elenco di nomi disponibili sul lato sinistro e una casella vuota sul lato destro.

4. Fare doppio clic sul nome di ogni persona che si desidera aggiungere alla propria lista di distribuzione.

Ciascun nome su cui si fa doppio clic viene visualizzato nella colonna Aggiungi alla lista di distribuzione sul lato destro della finestra di dialogo.

5. Al termine della selezione dei nomi, fare clic su OK.

La finestra di dialogo Seleziona membri si chiude.

6. Fare clic su Salva e chiudi (o premere Alt+S).

La finestra di dialogo Elenco di distribuzione si chiude e l'elenco di distribuzione viene visualizzato nell'elenco dei contatti.

Quando crei una lista di distribuzione, potresti anche voler includere gli indirizzi e-mail delle persone che non sono incluse nell'elenco dei contatti o in una delle tue altre rubriche di Outlook. Per aggiungere un tale estraneo alla tua lista di distribuzione, fai clic su Aggiungi nuovo (invece di Seleziona membri) nel passaggio 4, sopra. Immettere il nome e l'indirizzo e-mail della persona che si desidera aggiungere nella finestra di dialogo Aggiungi nuovi membri, fare clic su OK e seguire il resto dei passaggi esattamente allo stesso modo.

Modifica di una lista di distribuzione

Le persone vanno e vengono nelle liste di distribuzione, proprio come fanno ovunque. Fortunatamente, puoi modificare gli elenchi. Basta fare clic sull'icona Contatti nel riquadro di spostamento e fare doppio clic sul nome di una delle tue liste di distribuzione (le voci che mostrano una piccola icona a due teste a destra dei loro nomi). Quando apri una voce dell'elenco di distribuzione, viene visualizzata la stessa schermata che hai visto quando hai creato l'elenco per la prima volta. Qui hai alcune opzioni utili:

• Per rimuovere un membro dell'elenco: Fare clic su quel nome e fare clic sul pulsante Rimuovi.

• Per selezionare un nuovo membro dai nomi già presenti nell'elenco dei contatti o nell'elenco indirizzi globale: fare clic su Seleziona membri e seguire la stessa procedura utilizzata quando si crea un elenco.

• Per aggiungere una persona il cui indirizzo e-mail non è elencato in nessuna delle tue rubriche: fai clic sul pulsante Aggiungi nuovo, inserisci il nome e l'indirizzo e-mail della persona e fai clic su OK.

Utilizzo di una lista di distribuzione

Gli elenchi di distribuzione vengono visualizzati come elementi nell'elenco dei contatti insieme ai nomi delle persone, quindi (come probabilmente puoi immaginare) puoi utilizzare un elenco di distribuzione per indirizzare un messaggio di posta elettronica proprio come faresti con qualsiasi contatto. Ecco come:

• Puoi trascinare la scheda per una lista di distribuzione nella tua Posta in arrivo per creare un nuovo messaggio di posta elettronica in quella lista.

• È possibile digitare il nome della lista di distribuzione nella riga A: di un messaggio di posta elettronica e fare clic sul pulsante Controlla nomi nella barra degli strumenti.

Quando Outlook aggiunge una sottolineatura al nome nella casella A:, sai che il tuo messaggio andrà alle persone nella tua lista di distribuzione.