Tabelle intelligenti che si espandono con i dati nei modelli di dati di Excel

Una delle sfide che puoi incontrare quando crei modelli di dati in Excel è una tabella di dati che si espande nel tempo. Vale a dire, la tabella cresce nel numero di record che contiene a causa dell'aggiunta di nuovi dati. Per avere una comprensione di base di questa sfida, dai un'occhiata alla figura seguente.

La data sia nella tabella che nel grafico termina a giugno.

In questa figura viene visualizzata una semplice tabella che funge da origine per il grafico. Notare che la tabella elenca i dati da gennaio a giugno.

Immagina che il mese prossimo questa tabella si espanda per includere i dati di luglio. Dovrai aggiornare manualmente il tuo grafico per includere i dati di luglio. Ora immagina di avere lo stesso problema nel tuo modello di dati, con più tabelle di dati che si collegano a più tabelle di staging e componenti del dashboard. Puoi immaginare che sarebbe un compito estremamente doloroso stare al passo con i cambiamenti ogni mese.

Per risolvere questo problema, puoi utilizzare la funzione Tabella di Excel (puoi dire che hanno trascorso tutta la notte a inventare quel nome). La funzionalità Tabella consente di convertire un intervallo di dati in una tabella definita che viene trattata indipendentemente dalle altre righe e colonne del foglio di lavoro. Dopo che un intervallo è stato convertito in una tabella, Excel visualizza le singole celle della tabella come un singolo oggetto con funzionalità che un tipico intervallo di dati non ha.

Ad esempio, le tabelle di Excel offrono le seguenti funzionalità:

• Sono abilitati automaticamente con le intestazioni a discesa Filtro in modo da poter filtrare e ordinare facilmente.

• Sono dotati della possibilità di aggiungere rapidamente una riga Totale con varie funzioni aggregate.

• Puoi applicare una formattazione speciale alle tabelle di Excel indipendentemente dal resto del foglio di calcolo.

• Più importanti ai fini della modellazione dei dati, si espandono automaticamente per consentire nuovi dati.

La funzione Tabella esiste in Excel 2003 con un nome diverso: la funzione Elenco (disponibile nel menu Dati di Excel). Il vantaggio di questo fatto è che le tabelle di Excel sono completamente compatibili con gli elenchi di Excel 2003.

Conversione di un intervallo in una tabella Excel

Per convertire un intervallo di dati in una tabella Excel, attenersi alla seguente procedura:

Evidenzia l'intervallo di celle che contengono i dati che desideri includere nella tabella di Excel.

Nella scheda Inserisci della barra multifunzione, fare clic sul pulsante Tabella.

Questo passaggio apre la finestra di dialogo Crea tabella.

Nella finestra di dialogo Crea tabella, verificare l'intervallo per la tabella e specificare se la prima riga dell'intervallo selezionato è una riga di intestazione.

Fare clic su OK per applicare le modifiche.

Conversione di un intervallo di dati in una tabella Excel.

Dopo la conversione, nota alcune piccole modifiche. Excel ha inserito i menu a discesa del filtro automatico nelle righe di intestazione, le righe nella tabella ora hanno un'ombreggiatura alternativa e qualsiasi intestazione che non aveva un valore è stata nominata da Excel.

Puoi utilizzare le tabelle di Excel come origine per grafici, tabelle pivot, caselle di riepilogo o qualsiasi altra cosa per la quale in genere utilizzeresti un intervallo di dati. Nella figura seguente, un grafico è stato collegato alla tabella Excel.

Le tabelle di Excel possono essere utilizzate come origine per grafici, tabelle pivot, intervalli denominati e così via.

Ecco il pezzo impressionante. Quando i dati vengono aggiunti alla tabella, Excel espande automaticamente l'intervallo della tabella e incorpora il nuovo intervallo in qualsiasi oggetto collegato. Questo è solo un modo elegante per dire che qualsiasi grafico o tabella pivot collegata a una tabella di Excel acquisisce automaticamente nuovi dati senza intervento manuale.

Ad esempio, se aggiungi i dati di luglio e agosto alla fine della tabella Excel, il grafico si aggiorna automaticamente per acquisire i nuovi dati. Nella figura seguente, luglio viene aggiunto senza dati e agosto con dati per mostrare che il grafico acquisisce tutti i nuovi record e traccia automaticamente i dati forniti.

Le tabelle di Excel si espandono automaticamente quando vengono aggiunti nuovi dati.

Prenditi un momento per pensare a cosa significano le tabelle di Excel per un modello di dati. Significano tabelle pivot che non devono mai essere riconfigurate, grafici che acquisiscono automaticamente nuovi dati e intervalli che tengono automaticamente il passo con le modifiche.

Conversione di una tabella Excel in un intervallo

Se desideri riconvertire una tabella Excel in un intervallo, puoi seguire questi passaggi:

Posiziona il cursore in qualsiasi cella all'interno della tabella di Excel e seleziona le sottoschede Progettazione di Strumenti tabella sulla barra multifunzione.

Fare clic sul pulsante Converti in intervallo, come mostrato.

Quando ti viene chiesto se sei sicuro (tramite una finestra di messaggio), fai clic sul pulsante Sì.

Per rimuovere la funzionalità della tabella di Excel, riconvertire la tabella in un intervallo.