Tipi di campo e usi nei database di Access 2019

Un campo in Access 2019, come ricorderete, è dove risiedono i vostri dati. Ogni campo contiene un dato, come il cognome o la media battuta. Poiché ci sono così tanti diversi tipi di informazioni nel mondo, Access offre una varietà di tipi di campi per memorizzarle . Infatti, Access mette a tua disposizione i seguenti tipi di campi:

• Testo breve
• Testo lungo
• Numero
• Moneta
• Contatore automatico (questo tipo di dati viene applicato, per impostazione predefinita, al campo ID iniziale in qualsiasi nuova tabella)
• Appuntamento
• Si No
• Ricerca e relazione
• Testo ricco
• allegato
• collegamento ipertestuale
• Oggetto OLE
• Calcolato
• Ricerca guidata

I tipi appena elencati sono quelli disponibili per i campi che crei in aggiunta a quel primo campo, quelli che conterranno i tuoi dati.

Per ora, basti dire che il suddetto campo Contatore è un campo che contiene un numero generato automaticamente in modo che ogni record sia unico in quanto ha un numero automatico o ID univoco.

Per ora, non preoccuparti di capire qual è ogni tipo di campo o cosa fa in base al suo nome: esamino brevemente ciascuno di essi. Come puoi vedere, tuttavia, l'elenco copre praticamente qualsiasi tipo di dati che puoi immaginare. E ricorda, ognuno può essere ampiamente personalizzato, risultando in campi che soddisfano esattamente le tue esigenze.

Il prossimo elenco puntato introduce i tipi di campo disponibili e come vengono utilizzati. Scoprirai anche un po' come puoi modificarli per soddisfare le tue esigenze specifiche:

• Testo breve: memorizza fino a 255 caratteri di testo: lettere, numeri, punteggiatura e qualsiasi combinazione di questi.
• Testo lungo: sostituisce il tipo di campo Memo presente nelle versioni 2010 e precedenti. Un campo di testo lungo contiene fino a 64.000 caratteri di informazioni, ovvero quasi 18 pagine di testo. Questo è un campo di testo davvero grande . È ottimo per note generali, descrizioni dettagliate e qualsiasi altra cosa che richieda molto spazio.

I numeri in un campo di testo non sono numeri con cui calcolare; sono solo un mucchio di cifre che stanno insieme in un campo. Fai attenzione a questo fatto quando progetti le tabelle nel tuo database: non vuoi inserire, ad esempio, un valore che intendi utilizzare in un campo Calcolato o estrarre qualche altro tipo di informazione da un report e avere quel valore memorizzato come testo, rendendolo inutilizzabile come numero. Se i dati sono numerici, memorizzali in questo modo.

I campi di testo hanno un'impostazione che devi conoscere: la dimensione. Quando crei un campo di testo, Access vuole sapere quanti caratteri contiene il campo. Questa è la dimensione del campo . Se crei un campo chiamato Nome e ne imposti la dimensione 6, Joseph si adatta al campo, ma non Jennifer. Questa restrizione può essere un problema. Una buona regola generale è rendere il campo un po' più grande di quanto si pensi di aver bisogno. È facile ampliare ulteriormente il campo in un secondo momento, se necessario, ma è potenzialmente pericoloso ridurlo.

• Numero: contiene numeri reali e sicuri. Puoi aggiungere, sottrarre e calcolare la tua strada verso la fama e la fortuna con i campi numerici. Ma se stai lavorando con dollari e centesimi (o sterline e pence), usa invece un campo Valuta.
• Valuta: tiene traccia di denaro, prezzi, importi delle fatture e così via. In un database di Access, il dollaro si ferma qui. Del resto, anche la lira, il marco e lo yen. Se sei dell'umore giusto per qualche altro tipo di numero, controlla il campo Numero.
• Data/Ora: memorizza l'ora, la data o una combinazione delle due, a seconda del formato utilizzato. Usa un campo Data/Ora per tenere traccia dei quando della vita. Abbastanza versatile, eh?
• Sì/No: mantiene Sì/No, Vero/Falso e On/Off, a seconda del formato scelto. Quando hai bisogno di un semplice sì o no, questo è il campo da usare.
• Ricerca e relazione: se desideri che un campo all'interno di una tabella visualizzi effettivamente il contenuto di un campo in un'altra tabella, scegli questo come tipo di campo. Non appena viene scelto questo tipo di campo, si apre una semplice procedura guidata di ricerca, attraverso la quale si seleziona la tabella e il campo da cercare attraverso questo nuovo campo nella tabella.
• Rich Text: è necessario che il contenuto di un particolare campo sia formattato in questo modo? Scegli questo tipo di campo e la formattazione applicata ai dati nel campo (usando gli strumenti di formattazione del testo nella scheda Home) sarà come apparirà sullo schermo e nei rapporti.
• Oggetto OLE: è possibile utilizzare il tipo di dati Oggetto OLE per collegare o incorporare un oggetto, ad esempio un foglio di lavoro Excel o un documento Word, in una tabella di Access.
• Allegato: utilizzare questo tipo di campo per allegare file: documenti Word, fogli di lavoro Excel, presentazioni PowerPoint o qualsiasi altro tipo di file, inclusa la grafica (una foto del volontario, del prodotto o del luogo, forse?) - al record.
• Collegamento ipertestuale: grazie a questo tipo di campo, Access comprende e memorizza lo speciale linguaggio di collegamento che rende Internet un luogo così potente. Se utilizzi Access sulla rete della tua azienda o utilizzi Internet in modo estensivo, questo tipo di campo fa per te.
• Calcolato: utilizzare questo tipo di campo quando si desidera riempire il campo in questione con il risultato di una formula che utilizza uno o più altri campi della stessa tabella. Ad esempio, in una tabella che contiene un elenco dei tuoi prodotti, altri campi potrebbero includere Prezzo e Sconto. Se vuoi avere anche un campo che calcola il nuovo prezzo (il Prezzo, meno lo Sconto), lo rendi un campo Calcolato. Quando si sceglie questo come tipo di campo, si utilizza un sottomenu per scegliere il tipo di dati che ospiterà il risultato, quindi viene visualizzata una finestra di dialogo Generatore di espressioni, attraverso la quale impostare la formula.

Per aiutarti a iniziare a pensare al tuo database e ai tuoi dati e per iniziare a immaginare i campi che potresti usare per alcuni tipi comuni di dati, questa tabella presenta una suddivisione dei tipi di campo e dei modi in cui potresti usarli.

Common Fields for Everyday Tables

Tutti i tipi di campo elencati come esempi in questa tabella sono in realtà campi di testo , anche quelli per i numeri di telefono. Questo perché Access vede il loro contenuto come testo piuttosto che come un numero che potrebbe essere usato in un calcolo. (Controlla la seguente tabella per i no-no di denominazione dei campi.)

Simboli proibiti

Ovviamente, un altro tipo di campo (elencato nella colonna Tipo) non è né un campo di testo breve né un campo di testo lungo: vedi anche il campo Collegamento ipertestuale. Anche questo tipo di dati è considerato testo, ma il tipo di dati Collegamento ipertestuale memorizza gli URL, come URL, non solo come una stringa di testo e punteggiatura.

Se tutto questo testo contro i numeri ti confonde, ricorda che i computer pensano che ci sia una differenza tra un numero (che useresti in un calcolo) e una stringa di cifre, come le cifre che compongono un numero di telefono. Quando si tratta di diversi tipi di campi di testo, è una questione di quanto testo verrà memorizzato nel campo e se ha bisogno di una formattazione speciale per funzionare correttamente nel database.