Utilizzo della funzione SE di Excel: test su una condizione

La funzione SE di Excel è come il coltellino svizzero delle funzioni di Excel. In realtà, è usato in molte situazioni. Spesso è possibile utilizzare la funzione SE di Excel con altre funzioni. IF, strutturalmente, è di facile comprensione. La funzione SE di Excel accetta tre argomenti:

• Un test che dà una risposta vera o falsa. Ad esempio, il test "è il valore nella cella A5 uguale al valore nella cella A8" può avere solo una delle due possibili risposte, sì o no. Nel parlare al computer, questo è vero o falso. Questo non è un calcolo, intendiamoci, ma un confronto.
• I dati che devono essere restituiti dalla funzione SE se il test è vero.
• I dati che devono essere restituiti dalla funzione SE se il test è falso.

Sembra abbastanza facile. Ecco alcuni esempi:

Un aspetto importante da notare sull'uso di IF: lasciare che il secondo o il terzo argomento non restituiscano nulla. Viene restituita una stringa vuota e il modo migliore per farlo è mettere due virgolette insieme senza nulla nel mezzo. Il risultato è che la cella contenente la funzione SE rimane vuota.

IF, quindi, consente di impostare due risultati da restituire: uno per quando il test è vero e un altro per quando il test è falso. Ogni risultato può essere un numero, un testo, una funzione o una formula o anche uno spazio vuoto.

Come si vede nell'esempio precedente, un uso comune di IF è vedere come due valori si confrontano e restituiscono un valore o l'altro, a seconda di come si imposta il test nel primo argomento.

IF viene spesso utilizzato come controllo di convalida per prevenire errori . Supponiamo di avere un foglio di lavoro finanziario che utilizza una percentuale variabile nei suoi calcoli. L'utente deve inserire questa percentuale ogni giorno, ma non deve mai essere maggiore del 10%. Per evitare la possibilità di errori, è possibile utilizzare la funzione SE per visualizzare un messaggio di errore nella cella adiacente se si immette erroneamente un valore al di fuori dell'intervallo consentito. Supponendo che la percentuale sia inserita nella cella A3, ecco la funzione SE richiesta:

=SE(A3>.1, "ERRORE: la % in A3 È TROPPO GRANDE", "")

L'immagine seguente mostra come utilizzare IF in un'applicazione aziendale. Un negozio fittizio - Ken's Guitars (un po' scattante, non credi?) - tiene sotto controllo l'inventario in un foglio di lavoro Excel.

Tenendo d'occhio l'inventario al negozio di chitarre.

La colonna D mostra i livelli di inventario e la colonna E mostra i livelli di riordino. Funziona in questo modo: quando il livello di inventario di un prodotto è uguale o inferiore al livello di riordino, è il momento di ordinare più prodotto. Le celle nella colonna F contengono una formula.

La formula di Excel nella cella F8 è =IF(D8<>. Dice che se il numero di chitarre Stratoblaster 9000 in stock è uguale o inferiore al livello di riordino, restituisci Ordine. Se il numero in stock è maggiore del livello di riordino , non restituire nulla. Non viene restituito nulla perché tre sono in stock e il livello di riordino è 2. Nella riga successiva, il numero di Flying X è uguale al livello di riordino, quindi la cella F9 visualizza Ordine.

Usare la funzione SE di Excel è facile. Segui questi passi:

Inserisci due valori in un foglio di lavoro. Questi valori dovrebbero avere un significato per te, come l'esempio dei livelli di inventario mostrato sopra.

Fare clic sulla cella in cui si desidera visualizzare il risultato.

Digita =SE( per avviare la funzione.

Decidi quale test vuoi eseguire. Puoi vedere se i due valori sono uguali; se uno è più grande dell'altro; se sottraendo l'uno dall'altro è maggiore, uguale o minore di 0; e così via. Ad esempio, per determinare se il primo valore è uguale al secondo valore, fare clic sulla prima cella (o immettere il relativo indirizzo), immettere un segno di uguale (=) e quindi fare clic sulla seconda cella (o immettere il relativo indirizzo).

Digitare una virgola (,).

Immettere il risultato che dovrebbe apparire se il test è vero .

Ad esempio, inserisci "I valori sono uguali". Il testo deve essere racchiuso tra virgolette.

Digitare una virgola (,).

Inserisci il risultato che dovrebbe apparire se il test è falso . Ad esempio, inserisci "I valori non sono uguali" .

Digita a ) e premi Invio.

La funzione SE di Excel può fare molto di più. Le funzioni IF nidificate offrono molta più flessibilità nell'esecuzione di test sui dati del foglio di lavoro. Un po' di perseveranza è necessaria per superare questo. Nidificato significa che puoi inserire una funzione SE all'interno di un'altra funzione SE. Cioè, l'IF interno viene posizionato dove va l'argomento vero o falso nell'IF esterno (o anche utilizzare IF interni per entrambi gli argomenti). Perché dovresti farlo?

Ecco un esempio: l'altra sera stavamo decidendo dove andare a cena. stavamo considerando l'italiano e abbiamo deciso che se fossimo andati in un posto italiano e servisse manicotti, avremmo avuto manicotti. Altrimenti, abbiamo deciso di mangiare la pizza.

Logicamente, questa decisione si presenta così:

Se il ristorante è italiano, allora se il ristorante serve manicotti, allora avremo manicotti altrimenti avremo pizza?

Questo assomiglia molto al codice di programmazione. Le istruzioni End If sono state omesse di proposito per evitare confusione perché la funzione IF non ha un valore equivalente. Questo è tutto! Nota che l'istruzione IF interna ha un risultato sia per le possibilità vero che per quello falso. L'IF esterno no. Ecco la struttura come istruzioni IF di Excel nidificate:

=IF(Ristorante=Italiano, IF(Il ristorante serve manicotti, "manicotti", "pizza"), "")

If the restaurant were not Italian, it wouldn’t matter what the choice was (as indicated by the third argument of the outer IF being empty).

You can nest up to 64 IF statements, although things are likely to get very complicated once you go beyond 4 or 5.

You can apply a nested IF statement to increase the sophistication of the inventory worksheet from above. The following image has an additional column: Hot Item. A Hot Item can take three forms:

• If the inventory level is half or less of the reorder level and the last sale date is within the last 30 days, this is a Hot Item. The point of view is that in 30 days or less the stock sold down to half or less than the reorder level. This means that the inventory is turning over at a fast pace.
• Se il livello delle scorte è pari o inferiore alla metà del livello di riordino e l'ultima data di vendita rientra negli ultimi 31–60 giorni, si tratta di un articolo caldo . Il punto di vista è che in 31-60 giorni lo stock è stato venduto fino a metà o meno del livello di riordino. Ciò significa che l'inventario sta girando a un ritmo medio.
• Se nessuna delle due condizioni precedenti è soddisfatta, all'articolo non viene assegnato alcuno stato speciale.

Alla ricerca di articoli di inventario caldi.

Ci sono articoli caldi e articoli caldi. Entrambi devono soddisfare il criterio comune secondo cui l'inventario è pari o inferiore al 50% del livello di riordino. Solo dopo che questa prima condizione è soddisfatta entra in gioco il secondo criterio, il numero di giorni trascorsi dall'ultimo ordine. Mi sembra un IF annidato! Ecco la formula nella cella G8:

=SE(D8<><><>

Ok, fai un respiro.

L'IF esterno verifica se l'inventario nella colonna D è uguale o inferiore alla metà (50 percento) del livello di riordino. Il pezzo della formula che lo fa è =SE(D8<>. Questo test, ovviamente, produce una risposta vera o falsa. Se è falsa, viene presa la parte falsa della SE esterna (che è solo una stringa vuota che si trova alla fine della formula: ,"")).

Ciò lascia l'intera parte centrale da guadare. Resta con esso!

Se il primo test è vero, viene presa la parte vera dell'IF esterno. Si dà il caso che questa parte vera sia un'altra funzione SE:

SE(ORA()-C8<><>

Il primo argomento di Excel dell'IF interno verifica se il numero di giorni dalla data dell'ultimo ordine (nella colonna C) è inferiore o uguale a 30. Lo fai sottraendo la data dell'ultimo ordine da oggi, come ottenuto dalla funzione ADESSO .

Se il test è vero e la data dell'ultimo ordine è negli ultimi 30 giorni, HOT! viene restituito. Un venditore caldo davvero! Se il test è falso... aspetta, cos'è questo? Un'altra funzione SE! Sì: un IF all'interno di un IF all'interno di un IF. Se il numero di giorni dalla data dell'ultimo ordine è maggiore di 30, l'IF nidificato successivo verifica se il numero di giorni è compreso negli ultimi 60 giorni:

SE(ORA()-C8<>

Se questo test è vero, Warm! viene restituito. Se il test è falso, non viene restituito nulla.

Alcuni punti chiave su questa dichiarazione IF a tre livelli:

• L'IF che verifica se il numero di giorni trascorsi è 30 o meno ha un valore da restituire se vero (HOT!) e un valore da restituire per falso (qualunque cosa venga restituito dal successivo IF nidificato).
• L'IF esterno e l'IF più interno non restituiscono nulla quando il loro test è falso.
• In superficie, il test per 60 giorni o meno rileva anche una data che è di 30 giorni o meno dalla data dell'ultimo ordine. Questo non è proprio ciò che dovrebbe essere. Il test dovrebbe essere se il numero di giorni trascorsi è 60 o meno ma più di 30. In realtà non è necessario scriverlo in questo modo, perché la formula è arrivata al punto di testare per la soglia di 60 giorni solo perché il 30 -day soglia già fallita. Bisogna stare attenti a queste cose!