Interrompi e rimuovi i messaggi di posta elettronica duplicati in Outlook 2016 e 2019

Si applica a: Office 2019, 2016, 365. Windows 7, 8, 10 e macOS (con piccole modifiche).

Hai mai avuto un mucchio di elementi di posta elettronica duplicati ridondanti, persone di contatto e voci di calendario in Outlook e hai voluto ripulire rapidamente questi fastidiosi duplicati in modo da poterti concentrare sulle cose reali?

Se è così, continua a leggere, perché oggi ti mostreremo come puoi smettere di ricevere quei messaggi e rimuovere le email duplicate dalla tua casella di posta senza acquistare un costoso strumento di rimozione.

Per prima cosa spiegheremo i motivi più diffusi per i casi di duplicazione e-mail più comuni. Forniremo quindi alcune semplici soluzioni che puoi facilmente implementare per ripulire facilmente conversazioni, contatti e riunioni ridondanti dalla tua casella di posta elettronica.

Motivi per e-mail duplicate nella tua casella di posta

Da quello che ho visto in passato, i duplicati di Outlook in genere provengono da sei motivi principali :

1. Regole non configurate correttamente : potrebbero verificarsi casi in cui due o più regole vengono attivate alla ricezione di e-mail, risultando in più istanze degli stessi messaggi.
2. Configurazione errata dell'account : in diversi casi, ho visto che gli utenti hanno erroneamente definito più occorrenze dello stesso account e-mail e ciò si traduce in più istanze di ciascuna e-mail, contatti e voci del calendario in arrivo.
3. L'intervallo di invio/ricezione è troppo breve . Se la frequenza dell'aggiornamento della tua casella di posta è troppo breve; Outlook potrebbe caricare il messaggio nella posta in arrivo, MA potrebbe non essere in grado di contrassegnare le occorrenze dei messaggi come sincronizzate/caricate. Ciò si traduce in occorrenze multiple degli stessi messaggi.
4. Problemi di sincronizzazione : abbiamo anche osservato contatti e messaggi duplicati risultanti da problemi di sincronizzazione con provider di terze parti.
5. Errori dell'utente durante la copia e incolla manualmente di riunioni e appuntamenti nel calendario di Outlook.
6. Unione errata di diverse cartelle personali di Outlook (indicate anche come file PST) in un'unica cartella.

Impatto degli elementi di Outlook duplicati

1. Danneggiano la tua produttività.
2. Confondono e causano errori. Immagina di rispondere più di una volta alla stessa nota :-(...
3. Potrebbero influire sulle prestazioni di caricamento del client Outlook. Maggiore è il numero di messaggi archiviati sul tuo computer o server che Outlook dovrà caricare all'avvio, più lente saranno le sue prestazioni.
4. Dups riempiono la tua casella di posta. Gli utenti aziendali dovranno eliminare la posta elettronica per rispettare la capacità di archiviazione della posta elettronica assegnata fornita dal proprio reparto IT.

Ora che comprendiamo le cause e l'impatto alla radice, concentriamoci su alcune possibili soluzioni.

Rimuovere le email duplicate in Outlook

Esistono diversi programmi di utilità e componenti aggiuntivi per la rimozione di e-mail duplicati sul mercato, ma crediamo e consigliamo di utilizzare la funzionalità di Outlook pronta all'uso. Continua a leggere per la procedura completa.

• Apri Microsoft Outlook (questo processo funzionerà nelle versioni 2013 e 2016).
• È sempre consigliabile eseguire il backup della posta elettronica prima di eseguire una procedura di pulizia. Ecco una procedura passo passo per esportare e fare il backup della posta elettronica, del calendario e dei contatti di Outlook .
• Al termine, seleziona la cartella in cui si trovano le e-mail duplicate.
• In Home , vai avanti e seleziona la casella a discesa Pulisci nella barra multifunzione.

• Seleziona Pulisci conversazione per eliminare e spostare i messaggi di posta elettronica duplicati nella conversazione nella cartella Posta eliminata.
• La cartella di pulizia eliminerà e sposterà le e-mail duplicate nella cartella specifica negli elementi eliminati.
• Pulisci le cartelle più vecchie e le sottocartelle ti consentirà di ripulire anche le sottocartelle.
• Una volta terminato, puoi fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella Posta eliminata e premere Cartella vuota per eliminare definitivamente le istanze di posta elettronica duplicate.

Nota: se sei un utente di Microsoft Office per MAC, troverai l'opzione Pulisci nella barra multifunzione Home.

Prevenire i problemi di duplicazione delle e-mail

1. Se pertinente, controlla le regole di Outlook per assicurarti che più regole non vengano attivate in parallelo per ogni messaggio in arrivo.
2. Se utilizzi provider di posta elettronica Web di terze parti, verifica che i tuoi account  Gmail, Yahoo e Outlook.com siano definiti correttamente in Outlook.
3. Ora aumenta la frequenza dell'aggiornamento della tua casella di posta. Ecco la procedura passo passo:
   • In Outlook, premi Invia / Ricevi
   • Premi Invia / Ricevi gruppi
   • Ora vai avanti e seleziona Definisci gruppi di invio / ricezione
   • Ora imposta l'intervallo di tempo su un valore compreso tra 15 e 30 minuti (vedi screenshot sotto)
   • Fare clic su OK.

Ripulire i contatti duplicati

Se hai trovato contatti duplicati nella scheda Persone, troverai questo tutorial molto utile per rimuovere i contatti ridondanti. Segui i passaggi descritti per unire le voci duplicate nell'elenco dei contatti di Outlook.

Spero che sia d'aiuto!